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Frequentemente um escritório contábil enfrenta muitos desafios, assim como qualquer negócio. De todas as falhas que possam existir no dia-a-dia, a pior delas, sem dúvida é a comunicação.

A falta de…, o excesso de… Tudo gira em torno dela, mesmo que por muitas vezes virtualmente. A comunicação interna do seu escritório contábil é muito importante e também é algo muito particular.

Nela está inserida valores, crenças e cultura, que é muito peculiar de cada um. Na dúvida, o ideal é perguntar de novo.

Sabemos que nós seres humanos necessitamos nos comunicar o tempo todo, seja por escrita, por gestos, palavras, enfim… É preciso expressar o que se deseja, claramente, para que assim o interlocutor entenda a mensagem.

Nem sempre é fácil ainda mais no mundo corporativo, a expressão, na maioria das vezes, vem carregada de emoções e cada qual expõe da sua maneira. Pensando nisso, selecionamos 6 dicas simples para melhorar a comunicação interna do seu escritório contábil.
 

1. Estimule a comunicação interna

 
A forma como a comunicação interna do seu escritório contábil é feita depende muito de cada gestor, porém o que é um fato, é que ela precisa fluir, entre todos os departamentos. A comunicação interna eficaz permite o compartilhamento de informações importantes e garante que todos estejam na mesma página.

Para isso, promova em seu escritório canais de diálogo, tais como: usar uma ferramenta de rápida comunicação, reuniões periódicas com os resultados do negócio, comemorar as vitórias do seu escritório com todos, de vez em quando promover um happy hour institucional, comemorar aniversariantes do mês, entre outros.

Reunir-se socialmente dá à equipe a chance de relaxar juntos sem os limites do ambiente de trabalho, isso ajuda muito a comunicação interna.
 

2. Promova o trabalho em equipe

 
Fomentar o trabalho em equipe no seu escritório contábil é criar uma cultura de trabalho de colaboração. Em um ambiente de trabalho em equipe, as pessoas entendem que o pensamento, o planejamento e as decisões são melhores quando feito de forma cooperativa.

Construir um espírito de equipe não só dá a todos a oportunidade de se conhecer melhor, mas ajuda a criar um ambiente onde todos sentem ter um investimento no resultado.

Sem dúvida é uma maneira eficaz de melhorar a comunicação interna do seu escritório contábil, além de ajudar os colaboradores a cooperarem uns com os outros e somar talentos, o objetivo fica claro à todos: foco nas metas e onde querem chegar.
 

3. Treinamento

 
Quando se trata de comunicação, você nunca deve ignorar os benefícios do treinamento. Sim, o treinamento leva tempo, esforço e dinheiro, mas de acordo com muitas pesquisas, as equipes que receberam treinamento relativo, melhoraram significativamente sua comunicação. E isso ajuda a melhorar a qualidade do trabalho em geral.

Quando a comunicação interna do seu escritório contábil flui, é nítido a melhora na capacidade dos colaboradores entregarem a mensagem, tais como informar e persuadir. Toda a forma de comunicação constrói um fluxo de trabalho claro e conciso.
 

4. Estimule o diálogo e promova processos regulares

 
Sabemos que é sempre importante a você contabilista dar feedback aos seus colaboradores, também é crucial ensinar seus colaboradores a darem feedback sobre a informação que recebem.

O segredo para liberar este passo é uma cultura aberta e confiável que encoraja o diálogo. Quando seus funcionários entenderem seu papel e expectativas, eles trabalharão para o sucesso.

A comunicação interna do seu escritório contábil deve ser uma parte da rotina semanal, e não uma explosão anual de informações. As pessoas precisam e querem atualizações regulares. Portanto, faça comunicação um processo frequente com regras definidas.
 

5. Use ferramentas online

 
Há diversas ferramentas online que melhoram a comunicação interna do seu escritório contábil. Essas ferramentas auxiliam o acompanhamento de projetos internos e com isso os colaboradores ficam mais engajados. Isso incentiva a contribuição de todos para o progresso de um determinado projeto por exemplo.

A comunicação cara a cara é muito relevante. Uma pesquisa mostra que um pedido feito cara a cara é 34 vezes mais eficaz que via e-mails. Porém, nem sempre é possível, não é mesmo? Ainda mais com as adversidades diárias e tantos compromissos.

Como a tecnologia veio para ficar a ferramenta online pode ajudar nesse processo, economizando tempo e contribuindo para documentar tudo. Ferramentas em nuvem é sempre uma ótima opção, clique nesse link para entender melhor como funciona.
 

6. Ouça com atenção

 
Todas as etapas anteriores são muito relevantes, porém saber ouvir com atenção é uma qualidade importante de um gestor. Portanto, incentive a troca e principalmente contador, ouça com atenção os diversos pontos de vista.
Todas as formas de comunicação devem ser incentivadas, alguns métodos as vezes serão mais eficazes que outros.

É importante sempre você contador testar e sentir os efeitos das mudanças internas. Portanto, facilitar a comunicação interna do seu escritório contábil é algo processual. Ao final, segue algumas estratégias simples que ajudarão nesse processo:

  • ajuste o tempo do café para interação com todos;
  • política de porta aberta;
  • aprendendo a dar feedback efetivo;
  • esclarecendo papéis e responsabilidades;
  • oferecendo treinamento efetivo;
  • construindo o espírito de equipe com reuniões e eventos sociais ;
  • utilizar ferramentas de gerenciamento de tarefas baseado na nuvem.