Como cobrar um cliente contábil – Conheça 5 dicas que podem ajudá-lo a fazer isso sem prejudicar sua relação com o parceiro

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Você sabia que, segundo dados do Serasa, a inadimplência aumenta 2,6% em janeiro em comparação aos demais meses? Pois é, não é incomum ver as pessoas um pouco mais comprometidas financeiramente no início do ano, devido às compras de natal e ano novo, o que as fazem, algumas vezes, postergarem certos pagamentos. Portanto, caso o seu escritório seja um deles, é importante que você saiba como cobrar um cliente da maneira correta. 

Saber como cobrar um cliente inadimplente é essencial para preservar o relacionamento entre vocês e evitar qualquer atrito desnecessário. Afinal, essa é uma situação desagradável tanto para quem cobra quanto para quem é cobrado. No entanto, em dado momento, ela é inevitável, por isso é importante que você e seu time conheçam boas técnicas para fazer essa cobrança, sem causar irritabilidade ou ser inconveniente. 

Sendo assim, neste artigo, você conhecerá técnicas de cobrança para restabelecer os pagamentos pendentes de seus clientes sem tornar essa situação algo estressante para ambas as partes. 

Vamos lá?

5 Dicas de como cobrar um cliente inadimplente com eficiência

Saber como cobrar um cliente é uma das grandes preocupações de um empresário. Afinal, fazer essa cobrança de forma errada, pode causar problemas enormes e, em alguns casos, irreparáveis à relação cliente x empresa. 

Para evitar que isso aconteça em seu escritório, abaixo eu listei 5 técnicas eficientes que você pode usar para cobrar seus clientes de maneira eficiente sem prejudicar o relacionamento de vocês. 

Bora conhecê-las? 

1 – Conheça bem o Código de Defesa do Consumidor

Como citei anteriormente, cobrar clientes inadimplentes já é um processo bem delicado, mas quando você desconhece o Código de Defesa do Consumidor a situação pode se tornar ainda mais desconfortável.

Por isso, a primeira dica de como cobrar um cliente é: conheça e treine sua equipe sobre o CDC –  Código de Defesa do Consumidor.  Afinal, é fundamental saber quais apontamentos podem ser feitos para o cliente inadimplente, sem ferir seus direitos.

Com ele, você terá conhecimento do que é e do que não é permitido na hora da cobrança, o melhor tipo de abordagem, horários permitidos para ligações, frequência para envio de comunicados, entre outros fatores.

Essa pequena ação trará mais segurança para seu escritório no momento da cobrança.

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2 – Monte uma régua de cobrança

A régua de cobrança ajuda muito na gestão financeira de uma empresa e na descoberta do melhor momento e forma de como cobrar um cliente.

Há duas maneiras de criar a sua régua: ela pode ser preventiva e/ou reativa.

A preventiva, notifica o cliente sobre o vencimento da fatura e, em uma estrutura mais básica, pode enviar lembretes da seguinte forma:

  • 5 dias antes do vencimento da fatura;
  • No dia do vencimento da fatura;
  • Envio da confirmação do pagamento.

Já na cobrança reativa, as mensagens são enviadas após o vencimento da fatura, por exemplo: 

  • Lembrete de aviso com 1 dia útil após o vencimento;
  • Aviso de atraso após 7 dias do vencimento;
  • Aviso de atraso após 15 dias do vencimento;
  • Notificação por chamada após 30 dias do vencimento;
  • Oferta de renegociação da dívida com 45 dias de vencimento.

Essa régua te ajuda a ter maior controle sobre seus clientes inadimplentes e evita que você passe por situações constrangedoras. Afinal, cobrar um cliente que já efetuou o pagamento ou, simplesmente, só notar um inadimplente depois de meses de dívida, obviamente, não é bom para o seu negócio. 

Por isso, para cobrar seu cliente com eficiência, a organização é o caminho certo.

3 – Defina quais os canais utilizados para cobrança

Além de definir, programe a periodicidade com que as comunicações serão feitas. Se você está fazendo uma cobrança por e-mail, por exemplo, evite ligações excessivas ou mensagens via WhatsApp.

Esse excesso de comunicados é previsto como irregular no CDC e pode gerar multa para o seu escritório. Além disso, o cliente ainda pode mover uma ação judicial, o que é bastante desagradável. O ideal é encontrar o meio termo e o local ideal para se comunicar com o parceiro de acordo com o que precisa ser dito. 

Por exemplo, para cobranças e notificações curtas, usar o sms talvez seja uma boa escolha. Para encaminhar boletos e negociações, o email, sem dúvidas, é a melhor opção. Já para uma comunicação mais pessoal, usar o WhatsApp e o telefone, são ótimos caminhos. 

4 – Entenda e ouça os motivos por trás da inadimplência

Seu cliente pode ter atrasado ou deixado de pagar a mensalidade do seu escritório por centenas de motivos, como um problema pessoal, um imprevisto financeiro, uma desorganização das contas naquele mês, entre outras coisas. 

Por isso, outra dica importante sobre como cobrar um cliente é entender o que ocorreu por trás da inadimplência. 

Nenhum cliente seu irá atrasar uma conta de propósito, ainda mais se ele tiver um bom histórico de pagamentos. Portanto, o diálogo aberto deve ser sempre uma das primeiras opções na hora de cobrar um cliente inadimplente.  

Ainda, preze sempre por um atendimento humanizado! Saiba quais problemas seu cliente enfrenta naquele momento e procure ouvir o que ele tem a dizer com atenção e empatia. Nada de ameaças ou tons abusivos na sua comunicação. Isso, além de dificultar todo o processo, prejudica o relacionamento de vocês e pode fazer com que seu escritório perca um cliente importante que só estava passando por um momento ruim. 

5 – Tenha todas as informações em mãos

Saber como cobrar um cliente de forma eficiente tem tudo a ver com estar preparado para os mais diferentes cenários e respostas. 

Por isso, antes de entrar em contato, separe todas as informações necessárias, como histórico de pagamentos anteriores, propostas de negociação já preparadas e lista as opções de pagamento, como boleto ou Pix. 

Assim, você estará preparado caso ele decida que esse é um bom momento para efetuar a quitação da dívida.

Ainda, esteja sempre aberto a negociar e oferecer condições que facilitem o pagamento, como:

  • Redução de juros;
  • Parcelamento;
  • Desconto;
  • Formas diversificadas de recebimento, entre outros.

No entanto, lembre-se: seu escritório não deve sair no prejuízo. Tome cuidado ao oferecer condições que acabem não sendo vantajosas para seu negócio. A ideia é que, apesar de precisar abrir mão de algo para conseguir um acordo, pelo menos você aumente as chances de receber. O ideal é que o acordo seja sempre vantajoso para ambos. 

Pronto para cobrar seus clientes de maneira eficiente?

Espero que esse artigo tenha oferecido a você bons insumos sobre como cobrar um cliente de forma adequada. 

E lembre-se: Não tenha medo de cobrar. Pode parecer óbvia a necessidade de cobrar um cliente, mas muitos empreendedores hesitam por medo ou receio de perdê-lo. No entanto, cobrar por seus serviços é a única forma de manter seu negócio de pé. Afinal, você tem custos  e o cliente se beneficiou com o que foi ofertado a ele até o momento. Por isso,  adiar a cobrança por tempo indeterminado ou deixar de cobrar, é um erro.

Alguns clientes só vão pagar se você cobrar. Portanto, o ideal não é deixar de fazer essa cobrança, e sim realizá-la da maneira certa, como mostrei neste artigo.  

Dito isso, agora é colocar as dicas de como cobrar um cliente em prática  e começar a colher os frutos dessa ação eficiente!

Até o próximo conteúdo! 

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