Monitorar a entrega de tarefas, acompanhar prazos, avaliar o desempenho do time e, ainda, manter um bom relacionamento com o cliente… Ufa! Parece muita coisa, mas todas essas são atividades comuns na rotina de um bom gestor de contabilidade. É por esse motivo que ter um controle de atividades eficiente é fundamental para não deixar nada para trás nessa correria toda.

Ainda não tem um sistema para o controle de atividades no seu escritório ou precisa melhorar o que você tem? Então se liga nessas 6 dicas que separei sobre o assunto:

6 dicas para ter um bom controle de atividades no seu escritório contábil

1. Descubra quanto tempo é preciso para cada coisa

Sabe essas tarefas comuns do dia a dia contábil? Desenvolvimento de balancetes,  admissão, rescisão e folha de pagamento de empregados, abertura de empresas, DRE, DCTF, ECF e afins? Então, comece a registrar quanto tempo cada colaborador leva para concluí-las. Não como uma forma de microgerenciamento ou avaliação do seu time, mas para levantar uma média de tempo necessário para determinada atividade. 

Com essa informação fica mais fácil saber quanto trabalho seu escritório consegue entregar em um determinado período, ou seja, sua capacidade de produção. Além disso, também é possível determinar com quanto tempo de antecedência cada tarefa precisa ser iniciada para que possa ser entregue no prazo e assim ter um melhor controle de atividades.

2. Distribua as tarefas de forma clara 

Se o seu escritório atende várias frentes, provavelmente ele já é dividido por departamentos: Legal, Contábil, Trabalhista e Tributário, por exemplo.  Pois saiba que, além desta divisão, você também pode distribuir as tarefas por colaborador e aumentar ainda mais seu controle de atividades.

Você pode fazer essa separação por:

Tipo de tarefa:

No departamento Legal, por exemplo, o colaborador “A” pode ficar responsável pelas aberturas, alterações e encerramento de empresas. O colaborador “B” pode resolver tudo que tenha relação com fiscalização e emissão de certidões junto aos órgãos públicos. E o colaborador “C” pode assumir a parte de gerenciamento de processos e obtenção de alvarás.

Por cliente:

O colaborador “A” pode ficar responsável por tudo do cliente “1”, o colaborador “B” por tudo do cliente “2” e o colaborador “C” assume toda a parte do cliente “3”, por exemplo. Aí vai depender de quantas frentes seu escritório atende, quantas tarefas entrega por dia, quantos clientes possui e qual a capacidade da sua equipe para fazer essa divisão.

A vantagem de fazer esse tipo de distribuição é que você consegue ter mais controle de quem está fazendo o que e, se precisar cobrar alguma entrega, saberá exatamente com quem falar.

3. Tenha um manual de conduta

Existem milhões de formas diferentes para se fazer um mesmo trabalho. E cada pessoa tem seu jeitinho particular de concluir uma tarefa. Porém, entregar sempre o mesmo padrão de qualidade, e utilizar sempre os mesmos recursos pra isso, é fundamental para que você possa ter um melhor controle de atividades no seu escritório. 

Neste sentido, ter um manual de conduta para realizar cada coisa, pode ser uma boa ideia para melhorar sua gestão. Esse documento pode ter um checklist orientando quais etapas devem ser cumpridas para  a realização de cada serviço e qual a sequência mais produtiva para cumprí-las. Essa prática pode ser útil, inclusive, para orientar novos colaboradores que chegarem para compor sua equipe.

Porém lembre-se: o manual de conduta não precisa ser uma bíblia absoluta e imutável. Ele pode, e deve, mudar conforme seu escritório for evoluindo e de acordo com as sugestões dos funcionários também. Mas ter um guia é sempre importante.

4. Incentive a organização individual

Bom, até aqui já vimos a importância de:

• Saber quanto tempo é necessário pra cada tarefa;
• Ter uma distribuição clara de demandas por departamento e colaborador;
• E de ter um padrão para realizar os serviços.

Tudo isso já vai ajudar e muito no seu controle de atividades e na produtividade dos seus colaboradores. Mas, além dessas ações, você também pode ter sua própria organização individual. E incentivar seus colaboradores a fazerem o mesmo. Uma boa dica neste sentido é listar tudo que você precisa fazer no dia. Desta forma, não há riscos de deixar nada pra trás.

A ordem pode ser por prioridade de prazo e, se não houver, por nível de complexidade, por exemplo. Tem gente que prefere fazer primeiro as tarefinhas mais fáceis e depois se dedicar aos projetos mais difíceis e demorados. E outras que preferem o contrário: começar resolvendo as coisas mais difíceis e, assim, ficar o resto do dia na paz cumprindo as tarefas mais simples. Aí é a escolha do freguês, importante é se organizar =)

5. Reserve um tempinho para melhorar sua entrega

Na hora de organizar nossa ordem de serviços, a gente sempre acaba priorizando as tarefas de rotina. Ou seja, aquelas que têm um curto prazo de entrega e são de rápida execução. E ok, elas são muito importantes, o carro chefe da sua empresa contábil. Mas e aqueles projetinhos de longo prazo que estão na sua gaveta há meses? 

Vamos lá, você sabe do que estou falando! Me refiro aquele plano de começar um novo programa no escritório, ou de iniciar uma nova campanha de marketing, ou de implantar uma nova tecnologia.

Diferente das tarefas do dia-a-dia, esse tipo de projeto não tem prazo exato e são de longa execução, por isso a gente tende a adiá-los. No entanto, você não pode deixar isso acontecer. Afinal, é justamente nesse tipo inovação que surge a chance de evoluir o seu negócio. Então, não fique esperando sobrar tempo pra tocar essas propostas (até porque, convenhamos, isso não vai acontecer). É você quem precisa melhorar seu controle de atividades e separar um momento ou um dia da semana para se dedicar a isso.

E caso você não saiba por onde começar, faça o seguinte: divida o projeto em metas menores e comprometa-se a cumprir uma de cada vez. Desta forma, sempre que você der “check” em uma dessas metas, se sentirá mais motivado a prosseguir e, finalmente, colocar sua ideia em prática. 

6. Use uma ferramenta de gestão contábil

Todas as dicas que mencionamos até agora podem ser colocadas em prática de forma simples por meio de uma ferramenta de gestão contábil. Duvida? Então vamos lá:

a) Medir o tempo gasto em cada tarefa

Com uma ferramenta de gestão contábil eficiente é possível utilizar um “timer” para registrar quanto tempo é gasto com cada tarefa. Para isso, basta apertar “play” ao iniciar um serviço e “stop” ao terminá-lo. Após usar essa funcionalidade algumas vezes, você poderá visualizar a capacidade produtiva do seu escritório e o desempenho do seu time por meio de gráficos e relatórios.

b) Distribuir as tarefas de forma produtiva e inteligente

A partir de um software de gestão contábil você consegue distribuir as tarefas por departamento e colaborador e ainda ter uma visão ampla de tudo: quem está fazendo o que, quais os prazos, o que está em aberto e muito mais. Isso é uma mão na roda para o seu controle de atividades.

c) Ter um modelo padrão de desenvolvimento de tarefas

Quando se usa uma sistema de gestão, os passos para cumprir cada tarefa já estão ali. Dessa forma, não tem muito como inventar moda e correr riscos de esquecer algum detalhe, gastar mais tempo ou entregar um padrão de qualidade diferente. Você terá sempre a mesma entrega, gastando os mesmos recursos. 

d) Organização individual

Ao implantar uma ferramenta de gestão no seu escritório, cada um de seus colaboradores terá um login. Com isso todo mundo da equipe terá uma tela inicial intuitiva com as atividades do dia listadas. Não tem como se perder ou esquecer alguma coisa. 

e) Tempo pra se dedicar a inovação

Além de facilitar a organização do seu escritório, como vimos nos tópicos anteriores, um sistema de gestão também pode automatizar várias atividades de rotina. Assim você ganha tempo para ser mais empreendedor, tirar aqueles projetinhos da gaveta e focar na ampliação do seu negócio. 

Legal né?

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