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O atendimento ao cliente vem evoluindo em todos os segmentos. Hoje, mais que executar tarefas, é preciso inovar e criar soluções que agreguem valor ao público. Na contabilidade é igual. Aos poucos o estereótipo de “emissor de guias” vai embora e dá lugar ao título de “consultor estratégico”. E é aqui que a adesão a uma ferramenta de gestão contábil se torna obrigatória.

As tarefas burocráticas e repetitivas são automatizadas, a produtividade da sua equipe potencializada e, com isso, sobra tempo e energia para você ser contador de verdade. Ou seja, sobra tempo para que seu escritório seja mais participativo e decisivo nas decisões dos seus clientes.

Ainda duvida do quão crucial essa tecnologia é para a sobrevivência da sua empresa contábil? Então continue comigo neste conteúdo.

Qual a diferença entre ferramenta contábil e ferramenta de gestão contábil?

Antes de mais nada, é preciso que fique muito claro para você que, embora os nomes sejam parecidos, uma “ferramenta contábil”, não é a mesma coisa que uma “ferramenta de gestão contábil”.  É preciso atentar-se a palavra “Gestão” no meio do segundo termo.

Vamos começar falando da ferramenta contábil para você entender as diferenças:

Uma ferramenta contábil, também chamada de “sistema contábil”, “software contábil” ou, até mesmo, “programa contábil” é uma aplicação que pode ser online ou instalada na sua máquina

Ela é capaz de subir, identificar e atribuir todo tipo de tarefa burocrática aos clientes certos de forma automática. Por exemplo: Folhas de pagamento, DARFs (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) e afins.

O problema é que, depois disso, o trabalho não acaba! Ainda é preciso: encaminhar os documentos para o cliente, gerar relatórios, cobrar e receber os honorários, arquivar o registro da tarefa e dar baixa na entrega.

Isso pra dizer o mínimo. 

ou seja: depois que o trabalho na ferramenta contábil é feito, ainda tem mais um monte de ações que precisam ser realizadas.

E é aí que entra a ferramenta de GESTÃO contábil.

Além de cumprir essas funções de automatização feitas pelo sistema contábil, uma ferramenta de GESTÃO contábil consegue mais.

Ela dá continuidade ao trabalho e ainda facilita na gestão macro de todas as frentes do escritório.

Como? 

É o que vou te contar no próximo tópico:

7 aplicações de uma ferramenta de gestão contábil que vão te convencer a implantar uma no seu escritório agora mesmo

1. Ganhe tempo para desenvolver o potencial criativo e estratégico da sua empresa

Assim como a ferramenta contábil, uma ferramenta de GESTÃO contábil também é capaz de subir, identificar e atribuir todas as obrigações aos clientes certos automaticamente.

Para isso, basta configurar o sistema, definir os parâmetros e voilá: ele começará a fazer tudo isso para você!

E como isso agrega valor a entrega da sua empresa contábil?

Simples!

O tempo que antes era gasto por seus colaboradores e, até mesmo por você, para subir, identificar e atribuir tudo manualmente, agora pode ser empregado para: 

  • Capacitar sua equipe; 
  • Melhorar seu relacionamento com o cliente;
  • Planejar novas estratégias;
  • Investir em Marketing;
  • E tudo mais que sua criatividade e sede de crescer pedirem!

Com as tarefas burocráticas rodando de forma automática, seu escritório ganha forças para sair da caixinha que apenas executa, e entrar para o mundo das possibilidades estratégicas.  

Um sonho, né? 

Então agora prepare-se, porque todas as demais possibilidades que vou explicar a partir daqui são exclusivas das ferramentas de gestão contábeis. Portanto, estão fora da alçada de uma simples “ferramenta contábil”.

2. Tenha visão macro de tudo que está rolando na sua empresa

Com uma ferramenta de gestão contábil, o gestor consegue ter acesso a tudo que está acontecendo, a qualquer momento e de qualquer lugar. 

Isso porque o dashboard do sistema permite ao administrador ter uma visão macro de todos os processos em andamento. Assim ele consegue saber:

  • Quais serviços precisam ser entregues naquele dia e semana;
  • O que tanto está em andamento;
  • Quais os prazos de conclusão;
  • O que está em risco de gerar multas;
  • A quais departamentos pertencem;
  • Quanto cada cliente tem trazido de lucro;
  • Em qual colaborador está parado;
  • Onde há risco de problemas;
  • E onde há oportunidades de melhoria.

E quando eu disse que tudo isso pode ser visto de qualquer lugar, é porque a ferramenta de gestão contábil é online

Em outras palavras: não se trata de um programa instalado no computador do seu escritório, com acesso restrito só aquela máquina. Com os dados de login é possível acessar de onde você estiver e saber tudo que está rolando na sua empresa em tempo real!

Além disso, quando algum dado é corrigido em uma máquina, essa alteração fica disponível para toda a equipe que precisa acessar aquela tarefa. Assim ninguém fica com a “versão desatualizada” de um projeto, por exemplo.

3. Arrase na gestão de pessoas 

Com uma ferramenta de gestão contábil, o administrador consegue ver exatamente o que cada pessoa está fazendo. Com esse recurso ele pode:

  • Distribuir as demandas do escritório de forma mais justa e produtiva, sem sobrecarregar um funcionário, enquanto outro está com a ordem mais livre; 
  • Saber a quem direcionar aquela demanda de última hora que aterrissa no escritório sem aviso prévio;
  • Avaliar o desempenho individual de cada colaborador, definir metas de evolução mais claras e fazer uma gestão de pessoas mais efetiva.

4. Ajude sua equipe e ser mais produtiva e motivada

O que lhe parece mais intuitivo: chegar de manhã no escritório e ter que “ver o que precisa ser feito”, ou ligar o computador e dar de cara com as suas obrigações do dia listadas por ordem de prioridade?

Claro que a segunda opção é melhor, né?

Então, além mostrar ao gestor o que a equipe está fazendo, um sistema de gestão contábil também ajuda o próprio colaborador a se “autogerir” e ser mais produtivo. Isso porque o sistema mostra exatamente o que precisa ser feito, para que ele possa se organizar com antecedência e não deixar nada para trás.

Fora isso, nada mais motivador que chegar ao fim do dia e ver que todas as suas tarefas foram realizadas, não é mesmo?

5. Fique mais íntimo do seu cliente

O cliente é o centro de todos os nossos esforços. Portanto, tudo que falamos até agora tem como objetivo melhorar a vida dessa pessoinha que a gente tanto ama. 

Pensando nisso, imagine a seguinte situação:

Um dos seus funcionários manda um email para o cliente solicitando o envio de um documento. Na correria, ele envia o arquivo pelo Whatsapp.

Porém, seu funcionário não tem o hábito de checar esse canal, então não vê a mensagem. Enquanto espera, ele vai resolver outra tarefa e aí, acaba se esquecendo desse cliente. 

Dias depois o cliente liga no escritório para cobrar a conclusão do serviço. Só que quem atende é outro funcionário que não está a par do processo, por isso não consegue ajudá-lo. Irritado, o cliente diz que quer falar com a gerência. 

Olha que confusão!

Com uma ferramenta efetiva de gestão contábil é possível centralizar e padronizar todo o relacionamento do seu escritório com o cliente em um só lugar. Outra vantagem é que também dá pra solicitar documentos e cobrar honorários tudo de forma automática, você só precisa programar.

O resultado é que: com a ferramenta você evita qualquer desencontro de informação entre sua equipe e com seu cliente.

6. Garanta a total segurança dos seus clientes

Na era do big data, se tem um recurso que vale ouro no mercado são os dados sigilosos de uma empresa. E o contador lida com esse recurso valioso todos os dias.

Pois é! Manter as informações do seus clientes a salvo é uma responsabilidade e tanto. Por esse motivo, deixar documentos espalhados precariamente em gavetas, pendrives, computadores e e-mails não é uma prática recomendada. 

Felizmente, a ferramenta de gestão contábil também pode te ajudar com isso! 

No sistema,odas essas informações ficam arquivadas em nuvem, de forma organizada e disponível apenas para as pessoas certas e com limitação por senha e horário. 

Assim você pode dormir em paz com a certeza de que os dados financeiros dos seus clientes estão sãos e salvos.

7. Registre, analise e aja!

Por fim, com a ajuda de uma ferramenta de gestão contábil é possível levantar indicadores de desempenho do seu escritório, da sua equipe e dos seus clientes e entender quais seus custos e ganhos.

Todos esses dados que vão te ajudar a saber:

  • Quais estratégias você deve manter e quais deve corrigir;
  • Em quais áreas deve investir, e em quais precisa fazer cortes;
  • O que adicionar no seu planejamento a longo prazo;
  • E como tomar decisões mais assertivas.

Mais que as tarefas, um sistema de gestão contábil ajuda você a administrar: sua equipe, seus clientes, seus recursos e sua performance.

E aí, depois disso tudo você ainda consegue cogitar seu escritório existindo no futuro sem uma ferramenta de gestão contábil? 

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