“Meu dia deveria ter 48 horas” soa familiar para você? Mesmo que você se dedique ao máximo, são tantas atividades que as metas parecem inalcançáveis, não é mesmo? Isso frustrante e totalmente aceitável pois a evolução da empresa parece andar a passos lentos. Para fugir desse problema algumas das empresas de contabilidade com quem o Projeto Gestta mantém contato passaram a investir em um bom sistema de gestão contábil.

Com essa ferramenta as atividades podem ser realizadas de forma otimizada, ou seja, ótimos resultados e menos tempo de execução. Com isso o time contábil se coloca em posições mais estratégicas e menos operacionais já que muitas das atividades podem ser realizadas pela solução contábil.

Ficou curioso para transformar um sistema de gestão contábil no “braço direito” da empresa? Continue a leitura e descubra como criar um caminho rumo ao aumento de produtividade. Boa leitura!
 

Como ganhar tempo em processos contábeis?

 
Muitas das tarefas realizadas por profissionais contábeis são extremamente manuais e acabam tomando um tempo que poderia ser melhor aproveitado.

Isso pode acarretar em problemas como perda de competitividade, metas não alcançadas e o pior, atrasos na entrega do serviço. De certa forma a baixa produtividade pode influenciar indiretamente na relação com o cliente.

Atividades como dar baixas em planilhas, enviar documentos aprovados, mandar lembretes para clientes, são tarefas passíveis de automatização. Se seu time possui algumas atribuições semelhantes a essas, talvez eles pudessem ser melhor aproveitados se sua empresa utilizasse um sistema de gestão contábil.

Com a automatização de alguns processos, você poderá acompanhar na própria ferramenta o ciclo de produção das atividades, por exemplo: quais documentos foram enviados, quantos clientes abriram, etc. Essa automatização também proporciona maiores chances de que uma tarefa seja concluída dentro do prazo.

E caso haja gargalos no fluxo de produção, a própria ferramenta irá mostrar onde os atrasos estão ocorrendo e com isso ficará muito mais fácil descobrir os motivos do problema. Até a gestão fica mais eficiente quando dispõe de informações como essa, não é verdade?

Outra vantagem que pode representar ganho de produtividade é que por meio do sistema de gestão contábil é possível padronizar todas as tarefas do escritório, definindo exatamente quem ficará responsável pelo quê. Isso ajuda a entender como anda o desempenho dos colaboradores e também facilita a integração de novos funcionários.
 

Saiba mais: Como aplicar a inovação disruptiva no seu escritório contábil?

 

Porque a integração é importante para o rendimento corporativo?

 
Empresas que não utilizam sistemas de gestão contábil com integração geralmente passam por problemas muito parecidos: precisam contar com diversos softwares para que todas as necessidades do escritório sejam atendidas.

Uma ferramenta para armazenar documentos, um chat para a comunicação interna, e-mails para conversar com clientes, sem contar os programas fiscais.

Quando é preciso por exemplo emitir um relatório, o colaborador precisa buscar informações em cada um desses ambientes para depois reunir tudo na planilha. Isso demanda tempo, atenção e organização, pois nem sempre é fácil encontrar documentos que não sejam tão recentes. Mas existe uma forma de ganhar tempo na emissão desses relatórios, veja:

Um sistema de gestão contábil mais robusto possui dashboards capazes de exibir em um único ambiente todos os registros, tarefas, e-mails e documentos utilizados na rotina da empresa contábil.

Ou seja, com isso os relatórios poderão ser elaborados de forma mais ágil, o que dá mais tempo para as conclusões em relação aos dados analisados. Aliás, o maior benefício que uma empresa pode obter com o aumento da produtividade é a capacidade de ter seus colaboradores agindo em funções mais estratégicas e menos operacionais.
 

Qual a relação entre a tecnologia e a produtividade contábil?

 
É impossível falar de tecnologia para empresas contábeis sem pensar em um sistema de gestão contábil. Essas soluções têm revolucionado a forma de trabalho das empresas desse ramo e uma das transformações mais interessantes é a capacidade de trabalhar online. Vou te explicar melhor:

Empresas que utilizam sistemas de gestão contábil conseguem atender e trabalhar em ambiente da nuvem. Colaboradores podem fazer home office ou realizar atividades corporativas de qualquer lugar do mundo e clientes podem participar mais efetivamente dos processos ao se conectaram por meio do sistema de gestão.

Com isso, é muito comum que mesmo de casa ou em viagens executivas, os colaboradores continuem participando ativamente das obrigações da empresa contábil.

Outra vantagem de trabalhar online em relação à produtividade é que como toda a informação pode ser armazenada (de forma extremamente segura) na nuvem, os documentos podem ser editados em tempo real por todos os envolvidos sem que seja preciso baixar arquivos, enviar para fulano ou cicrano, etc.

Em operações muito complexas ganha-se bastante tempo com isso, já que em alguns casos é preciso baixar e enviar o mesmo arquivo diversas vezes.

A grande vantagem na utilização de um bom sistema de gestão contábil é que esses “pequenos” ganhos de tempo que ele proporciona resultam em horas de trabalho reduzidas e aplicadas em mais atividades, como por exemplo a prospecção de novos clientes. Ao investir em uma ferramenta desse tipo sua empresa contábil não só trabalhará de forma mais profissional como também será muito mais eficiente com os resultados
 

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