Mas como assim eliminar planilhas em um escritório contábil? Elas fazem parte das atividades de muitas empresas dessa área e podem ser uma mão na roda, mas apenas até certo ponto. No decorrer do texto você conhecerá algumas limitações dessa ferramenta que inclusive não aparecem em um software de gestão contábil.
É por isso que ao atingir um patamar mínimo de crescimento muitos escritórios acabam optando por estas soluções a fim de obterem mais resultados e otimizar o tempo gasto nos processos, garantindo sempre que os dados estejam em segurança.
Se este é o seu caso ou se você deseja estar preparado para o futuro, este texto é para você. Nele você entenderá porque planilhas podem não ser a melhor opção, ou melhor, porque investir nas soluções de gestão contábil. Preparado?
1- Não requer prática e tão pouco habilidade
Você pode ser um excelente usuário de Excel, mas há de concordar comigo que extrair bons resultados da ferramenta exige algum conhecimento técnico acerca de fórmulas e funções. Também é importante mencionar que nem todo profissional contábil é um ninja das fórmulas, não é mesmo?
Nesse cenário, mesmo alguns preenchimentos simples demandam uma instrução que alguns estagiários por exemplo ainda não possuem, embora o domínio de planilhas seja um pré requisito para a área. Outro fator importante é que quanto mais funcionalidades, mais difícil se torna operar a planilha.
Principalmente porque um relatório por exemplo, pode exigir que diversas planilhas sejam consultadas, o que pode tornar o trabalho difícil, cansativo e altamente passivo de erros. É por isso que muitas empresas têm buscado uma alternativa mais funcional, a tecnologia.
Com o software de gestão contábil, por exemplo não há tantos problemas assim, pois ele é construído para que seja utilizado de forma intuitiva. Mesmo os colaboradores recém chegados serão capazes de operar a ferramenta.
Claro, essas soluções também exigem dedicação, levam alguns dias para serem implantadas e se adequarem ao cotidiano da empresa contábil, mas o esforço é muito pequeno se comparado aos resultados.
Saiba mais: 4 dicas para melhorar a organização de escritórios contábeis
2- Há um detalhe que faz toda a diferença
Se a sua empresa contábil conta com mais de um departamento, é bem provável que cada um deles possuam suas próprias planilhas específicas. Essa prática apesar de comum contribui para que dados sejam trabalhados de forma desatualizada, por exemplo:
O setor X solicita a um colaborador do departamento Y que lhe envie uma planilha específica.
Essa pessoa manda sua versão mais atualizada do documento, mas este já não é o último modelo utilizado no setor, pois seu par já atualizou outra versão da planilha, mas esqueceu de avisá-lo.
Com isso tanto o colaborador que envia quanto o setor X acaba trabalhando com dados incorretos. Não preciso nem falar que isso pode gerar um problema grande lá na frente quando os resultados de ambos os setores divergirem sobre um mesmo número, não é verdade?
Ao utilizar um software de gestão contábil que trabalha com dados centralizados na nuvem, esse tipo de erro é praticamente impossível de acontecer, pois no exemplo tanto o setor X quanto o colaborador da área Y poderão ter acesso as mesmas versões de documentos.
Com isso as decisões podem ser tomadas de forma muito mais segura e assertiva já que os números apresentados são os mesmos para toda a empresa.
3- A sua rotina nunca mais será a mesma (e isso é bom)
Lembra que falei sobre usuários com conhecimentos de Excel lá no começo do texto? Pois então, se você perguntar a dois colaboradores que entendem de planilhas como é possível montar uma estrutura específica, ambos atingirão o mesmo resultado mas talvez utilizem caminhos distintos. E o que quero dizer com isso?
Bom, se há essa divergência entre profissionais com conhecimento aprofundado, imagine como seria a discrepância entre planilhas criadas por pessoas com conhecimentos não equivalentes? Se um precisar utilizar informações contidas no arquivo do outro então, piorou.
Esse é um problema causado entre outras coisas pela falta de padronização. A menos que todos os seus subordinados tenham aprendido Excel com a mesma pessoa, dificilmente farão os documentos de forma semelhante. Esse problema já não existe em empresas que eliminaram planilhas e passaram a utilizar um software de gestão contábil.
Algumas empresas oferecem o software de gestão contábil, mas deixam a implantação por conta do cliente, já outras auxiliam durante todo o processo de padronização e mapeamento. No segundo caso a empresa fornecedora geralmente mapeia e padroniza todas as atividades contábeis de sua empresa para que todos utilizem os mesmos procedimentos para chegar aos resultados desejados.
Dessa forma se um colaborador faltar ou se demitir de forma repentina, outro profissional pode assumir suas responsabilidades sem maiores complicações.
