Está buscando uma grande ideia que seja capaz de fazer sua empresa decolar? Ou precisa resolver um problema que tem impactado o fluxo de trabalho do seu escritório? Aquela velha história de que “duas ou mais cabeças pensam melhor do que uma” faz todo o sentido nesses casos. É por isso que é tão importante usar toda a capacidade criativa e intelectual da sua equipe aprendendo como fazer um brainstorming.

Mas você sabe o que é o brainstorming e qual a melhor maneira de aplicá-lo? Muitas vezes, pode ser complicado ter ideias em um ambiente que sofre pressões de todos os lados, como o contábil. Neste contexto, é necessário criar recursos que estimulem a criatividade da equipe, facilitando o surgimento de ideias inovadoras. É disso que se trata o Brainstorm e é sobre ele que vamos falar neste artigo. Aqui você irá aprender o que é o brainstorming, suas boas práticas e como colocá-lo em prática.

O que é brainstorming?

Brainstorming, ou tempestade de ideias em português, é um método utilizado para inspirar a solução de problemas, incentivando os membros de uma equipe a expressarem suas ideias sem filtros ou julgamentos. À medida que acontece essa “chuva”, o grupo consegue encontrar uma saída mais viável para determinada situação. 

O Brainstorm acontece como uma reunião, sendo uma estratégia muito popular para alcançar avanços em empresas de vários setores, inclusive o contábil, trazendo benefícios, como:

• Soluções ágeis;
• Aproximação entre liderança e equipe;
• Clima organizacional positivo e produtivo;
• Comunicação evoluída;
• Aumento da inovação;
• Colaboradores satisfeitos e participativos;.

Boas práticas sobre como fazer um brainstorming

No mundo corporativo a criatividade é um aspecto frequentemente reprimido. Isso porque, poucas pessoas são responsáveis ​​por novas ideias e existem muitas críticas e julgamentos em torno delas. 

Por isso, há algumas boas práticas sobre como fazer um brainstorming para superar essas limitações e aumentar as habilidades criativas, tornando o processo mais efetivo. 

São elas:

• Não é permitido nenhuma crítica ou julgamento de ideias;
• Ideias ousadas e inovadoras são sempre bem-vindas;
• Concentrar-se na quantidade de ideias é fundamental;
• Construir ideias a partir das ideias dos outros, é uma forma de aperfeiçoá-las
• Não é permitido interromper o processo criativo do colega;
• Qualquer tipo de conflito deve ser evitado. 

Como fazer um brainstorming – Passo a Passo

Agora que você sabe o que é e quais são as boas práticas do brainstorming, chegou a hora de colocar a mão na massa e fazer a chuva de ideias acontecer. 

O processo é bem simples e, independente do objetivo, ele deve passar por 7 etapas.

Vamos conhecer cada uma delas:

1- Identifique o problema ou meta

A primeira ideia sobre como fazer brainstorming é ter em mente, de forma clara, qual o objetivo da reunião.  

Em um mundo ideal, a sessão de brainstorming é convocada para responder uma pergunta específica, por exemplo: “Como reduzir o tempo de entrega do departamento fiscal?” ou “Como a equipe de vendas pode fechar mais contratos no primeiro encontro com os clientes?”.

Lembre-se que o tempo é dinheiro em qualquer empresa, especialmente nas contabilidades. Por isso, é importante evitar gastar os minutos preciosos da sua equipe com conversas inócuas, que saem do nada para lugar algum. Portanto, tenha um objetivo claro.

2- Escolha os participantes

A segunda etapa de como fazer um brainstorming deve ser delimitar quem irá participar. Já que o tamanho da equipe e o perfil dos participantes podem influenciar diretamente o seu resultado.

Além disso, é bom evitar a superlotação da sua sala de reunião na ânsia de trazer uma abundância de ideias.

É importante contar com a diversidade de pontos de vista, mas a escolha dos participantes vai depender, em primeiro lugar, do tema que será abordado. Por exemplo, se você for discutir sobre “como tornar o processo fiscal mais eficiente”, talvez não seja coerente chamar um representante do recursos humanos para a reunião. 

3- Faça uma pesquisa prévia

Antes de começar o brainstorming, é importante que todos os participantes sejam informados sobre o tema que será discutido. E não é só isso, esse aviso precisa vir com uma certa antecedência, para que eles tenham tempo de se familiarizar com o assunto, colher informações e anotar dúvidas. A ideia é dar espaço para que todos possam realizar uma pesquisa prévia antes do dia da reunião. 

Porém, para que a etapa de pesquisa seja efetiva, é essencial engajá-los. Afinal, de nada adianta o gestor se responsabilizar em trazer informações preliminares, se é justamente a autonomia de cada colaborador na construção do conhecimento sobre o tema, o grande trunfo dessa estratégia.

Isso garante uma diversidade de olhares sobre o problema ou meta, o que, por sua vez, permite ao grupo abordá-los de ângulos diferentes, o que possibilita construir soluções criativas e inovadoras.

4- Comece a tempestade de ideias

Agora é hora de iniciar o brainstorming. Comece com todos os envolvidos compartilhando o que descobriram em suas pesquisas, o que já sabiam antes sobre o assunto e as dúvidas que surgiram entre o momento em que foram informados e o dia da reunião.

É importante que você, como mediador, mantenha o ambiente seguro, fazendo com que todos se sintam confortáveis para verbalizar suas opiniões de maneira clara e sem censura. O seu papel é essencial para garantir uma ordem em que todos possam participar na mesma medida, certificando-se de que ninguém será coibido.

Isso porque, esse é o momento do start da “tempestade de ideias”. Por isso, é importante que elas surjam de maneira abundante e indiscriminada, como as gotas de uma chuva torrencial. A ideia é evoluir coletivamente, com uma ideia servindo de trampolim para outra e assim por diante

5- Registre tudo

Fazer um bom registro, não significa que você precisa estar com um bloco e caneta na mão durante todo o brainstorming. Isso, na verdade, pode ser improdutivo e prejudicar a sua atenção.

No entanto, é importante registrar todas as ideias, mesmo aquelas que não parecem agradar em um primeiro momento. Afinal, uma análise com mais calma sobre elas pode deixá-la mais próxima da solução considerada ideal.

Uma boa dica é designar uma pessoa para fazê-las. Isso garante que a sua atenção estará 100% ligada ao debate. Pode ser alguém escrevendo em um quadro, um documento virtual compartilhado entre os participantes ou um local no qual todos possam colar post-its com suas contribuições. Isso facilita o trabalho de compará-las e estimula os participantes a fornecerem novos insights.

6- Analise as ideias

Depois do brainstorming, vem a fase de análise das ideias. 

Para esse processo, comece agrupando os insights que se relacionam entre si, eliminando as ideias repetidas. Assim, é possível chegar a uma lista mais enxuta para avaliar quais são as mais interessantes e quais fornecem soluções reais.

Outro ponto importante é saber como escolhê-las. Seu potencial inovador será mais importante do que a lucratividade no curto prazo? A facilidade de implementação é um fator relevante? Ter bons critérios acelera o processo e ajuda a selecionar as melhores ideias.

7- Condense as conclusões em um plano de ação

Depois de passarem pela análise, algumas ideias ainda restarão como possibilidades viáveis de atuação. Portanto, chegou a hora de pensar na aplicação de cada uma delas. 

Comece a formatá-las como em um plano de ação. A pergunta-chave deve ser: “como essa ideia me ajuda a reduzir o tempo de entrega do departamento fiscal?” ou “Como a equipe de vendas pode fechar mais contratos colocando essa sugestão em prática?”.

Além disso, é importante definir uma data para colocá-las em prática e acompanhar os resultados que elas trouxeram.  Afinal, mesmo que um brainstorming resulte em grandes ideias, elas não farão diferença se não se tornarem realidade.

Pronto para usar o brainstorming para gerar novas ideias e soluções para o seu escritório?

Com tantas vantagens, fica fácil entender os motivos que fizeram o brainstorming se espalhar rapidamente no mundo dos negócios. No entanto, também é fundamental usar as técnicas corretas para garantir que você o aproveite ao máximo e atinja seus objetivos. Por isso, coloque o passo a passo desse artigo em prática e deixe essa técnica ser parte da cultura do seu escritório! 

Até o próximo conteúdo!