Daily Meeting para escritórios contábeis – O encontro matinal que pode fazer seu escritório ser mais ágil e produtivo

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Você é daqueles que acredita que a maioria das reuniões poderia ser, na verdade, um email? Então é porque você ainda não conhece o Daily Meeting

Essa reunião diária otimiza a comunicação e visa repassar as atividades do dia anterior e planejar o dia de trabalho que se inicia.

Quando um escritório adota a estratégia do Daily Meeting, passa a ter informações suficientes para melhor se organizar e colaborar com suas equipes. E embora muitos ainda relutem e acreditem ser trabalhoso realizar reuniões diárias, diversas empresas já perceberam que essa pode ser a melhor saída para detectar problemas e resolvê-los de uma maneira mais fácil, ágil e direta.

Por isso, neste artigo, eu irei me aprofundar mais sobre o tema, mostrar as vantagens em implantá-lo e como fazer isso.

Bora lá?

O que Daily Meeting?

Daily Meet nada mais é do que uma reunião diária focada em discutir o que foi feito no dia anterior e qual o plano para o dia que se inicia.

Conhecida como uma das facetas da metodologia ágil, o Daily Meeting foi criado para ser uma ferramenta de acompanhamento, comunicação e incentivo à criatividade das equipes de desenvolvimento das empresas. No entanto, por ser altamente eficaz, essa estratégia se espalhou pelas demais áreas e mercados e hoje diversas empresas, inclusive as contábeis, investem nesse tipo de encontro para alinhar os objetivos de suas equipes, saber o que está acontecendo com o escritório e quais problemas precisam ser resolvidos durante o dia.

Quais as vantagens do Daily Meeting?

Aplicar essa estratégia em um escritório contábil resulta em uma centenas de vantagens para a comunicação, gestão e rotina do negócio.

Veja alguns exemplos:

Quais são as regras do Daily Meeting?

Curtiu as vantagens do Daily Meeting? Então antes de conhecermos o passo a passo dessa estratégia, é importante que você saiba que, para que esse encontro funcione de forma efetiva, existem algumas regras que devem ser estabelecidas e cumpridas. 

Vamos conhecê-las:

Cada encontro deve durar no máximo 15 minutos

Reuniões muito longas podem ser uma maneira ruim de começar o dia, ainda mais em um ambiente repleto de prazos, como o contábil. 

Por isso, uma das regras do Daily Meeting é a de manter um horário fixo de, no máximo, 15 minutos. Pois, após esse período, seus colaboradores podem começar a se distrair e perder o foco principal da reunião, tornando o encontro improdutivo. 

A Daily Meeting tem que ser sempre no mesmo local e horários todos os dias

O objetivo dessa regra é fazer com que os participantes do Daily Meeting se acostumem com o encontro, enxergando essa reunião como parte de suas rotinas diárias. 

A reunião não deve ser cancelada em hipótese alguma

Outra regra do Daily Meeting é que a reunião deve acontecer mesmo que algum participante ainda não tenha chegado ou venha a faltar. Para a falta, é interessante que outro profissional compareça no lugar do que faltou, no entanto, caso isso não seja possível, a reunião deve ser mantida. Afinal, nessa estratégia, a periodicidade é fundamental. 

Em todas as daily meetings, três perguntas devem ser respondidas

O Daily Meeting gira em torno de três perguntas:

  1. O que foi feito no dia anterior;
  2. O que será feito no dia de hoje; 
  3. Se há algo impedindo a realização de algo que foi discutido nas perguntas anteriores.

Todos os participantes devem responder a elas e, com as respostas, a equipe organiza alternativas e define responsáveis para resolver os impedimentos. 

Vale ressaltar que a resolução dos problemas levantados na Daily Meet não deve ser feita durante a reunião e sim após o evento com as pessoas envolvidas.

Ninguém pode sentar numa Daily Meeting 

Ok, essa aqui não é bem uma regra, mas mais uma “boa prática”. É por isso que esses encontros também são conhecidos como “Stand-up Meeting”, em tradução livre: “Reunião de pé”. 

O objetivo é garantir que o foco e período do Daily Meeting sejam mantidos, afinal, ficar em pé por muito tempo cansa, né? Desta forma, a tendência é que a conversa seja mais rápida, produtiva e ágil. 

Como realizar um Daily Meeting?

Bom, agora que você conhece as regras do Daily Meeting, está pronto para aprender a implantar essa estratégia no dia a dia do seu escritório? 

O processo para isso é bem simples, precisando apenas de foco e organização. 

Dito isso, vamos ao passo a passo:

1-  Tenha um representante de cada área e defina os papéis

Para o Daily Meeting ser eficiente é importante que se tenha um participante de cada departamento, seja ele gestor ou não da área.

Além disso, é fundamental que o encontro tenha: um facilitador, um timekeeper e um escriba. 

Veja abaixo o papel de cada um deles:

Facilitador

A função do facilitador é iniciar a reunião, manter o ritmo e garantir que as regras do Daily Meeting estão sendo seguidas. Ou seja, ele corta discussões que estão fugindo do objetivo, evita que os participantes façam monólogos sobre seus problemas e garante que todos participem e falem.

O ideal é que esse papel seja desempenhado pelo Gerente ou CEO do escritório. Afinal, ele irá, além de ouvir, dizer a direção e atitude que cada participante deve tomar em relação aos problemas apresentados. 

Timekeeper

Em tradução livre, esse é o responsável por controlar o tempo da reunião. Será ele que irá oficializar o início do “contador”, garantir que o tempo máximo definido seja respeitado, avisar quando faltar 10 minutos, 5 minutos e, por fim, solicitar o encerramento da reunião ao final do tempo.

Esse papel pode ser desempenhado por qualquer colaborador do escritório, exceto os que já estão participando do Daily Meeting. Afinal, se um participante cronometrar o tempo enquanto discursa sobre o seu dia, perderá o foco em uma das duas coisas. 

Escriba

O escriba é o responsável por anotar os maiores pontos de atenção e as pendências levantadas durante a reunião. Mas calma, não é para fazer uma ata de tudo que foi dito e sim listar os principais pontos comentados e os próximos passos determinados, enviando a todos após o término do Daily Meeting

Esse papel também pode ser desempenhado por qualquer colaborador da empresa. 

2- Escolha um ambiente sem distrações

Por ser um encontro rápido, é importante que todos os participantes estejam concentrados e focados no Daily Meeting. Neste contexto, é fundamental que você escolha um local tranquilo, sem barulho e livre de interrupções e distrações. Ou seja, nada de juntar os participantes ali na operação mesmo. 

Esse encontro serve para manter a comunicação clara, traçar metas, objetivos e caminhos que devem ser seguidos, por isso, é importante tratá-lo com a devida atenção. 

3- Organize quem deve falar primeiro

É comum que surja um impasse no início do Daily Meeting para saber quem vai começar a reunião. Uma forma simples de resolver isso é usar a regra do “Quem chega por último, fala primeiro” e o próximo, em ordem de chegada, fala a sua parte e assim por diante.

É importante definir uma regra para que os próprios participantes saibam quem é o próximo a falar sem precisar da intervenção do facilitador. Isso contribui para que a reunião não ultrapasse os 15 minutos.

4-  Garanta que todos saibam os próximos passos

Como última dica, antes de encerrar a reunião, garanta que todos saibam os próximos passos, as ações que devem ser tomadas e como isso deve ocorrer. Afinal, o objetivo do Daily Meeting é esclarecer os problemas e traçar novos caminhos de forma ágil e rápida.

Portanto, se você identificou que alguém não entendeu ou tem dúvidas sobre a sua próxima ação, repasse cada um deles e garanta que o seu escriba tenha tudo anotado. Assim você garante a efetividade e assertividade do encontro. 

Pronto para colocar o Daily Meeting em prática?

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender que nem todas as reuniões são ruins, demoradas e sem foco, afinal, com o Daily Meeting é possível criar um encontro rápido, organizado e com um objetivo bem traçado.

Vale ressaltar que, após o término do encontro, é importante que você acompanhe o dia a dia e veja se todos estão colocando as ações em prática, se precisam de ajuda  e como estão se saindo. Assim, você garante que o Daily Meeting está realmente sendo efetivo. 

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Até o próximo conteúdo!

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