Os passivos trabalhistas são problemas silenciosos que podem estar acontecendo agora mesmo em seu escritório sem que você saiba. Isso porque, não é incomum encontrar empresas que não fazem ideia do que eles significam e muito menos como evitá-los. Não é atoa que, só em 2020, foram abertos mais de 276.687 novos processos trabalhistas por conta desses passivos. Ou seja, os números mostram a importância de estar atento a esse assunto.
Por isso, neste artigo, eu irei explicar tudo o que você precisa saber sobre esse tema e mostrar algumas ações que ajudam a evitar que ele aconteça em seu escritório.
Bora lá?
O que são passivos trabalhistas?
Resumidamente, os passivos trabalhistas referem-se aos débitos que uma empresa gera quando deixa de cumprir suas obrigações com um colaborador. Essas dívidas podem ser o não pagamento de verbas e encargos trabalhistas, como o FGTS e INSS, entre outros.
Dessa forma, posso dizer que os passivos trabalhistas são compostos pela soma das despesas que uma empresa cria em relação às obrigações trabalhistas. Afinal, cada ação trabalhista gera um custo para a empresa, seja ela com verbas rescisórias, indenizatórias, ou gastos com assessoria jurídica.
Como surgem os passivos trabalhistas?
A falta de organização em um escritório pode fazer com que ele negligencie algumas de suas obrigações financeiras com o colaborador. E são justamente essas irregularidades que acabam gerando os passivos trabalhistas.
Para que fique ainda mais claro, vou elencar alguns exemplos de passivos trabalhistas bem comuns.
Vamos conhecê-los:
Descuido com a CTPS
Um simples atraso na devolução da carteira de trabalho de um colaborador pode gerar um passivo trabalhista.
Não é incomum, após uma demissão ou admissão, a empresa demorar para devolver a carteira de trabalho ao seu dono. No entanto, de acordo com o artigo 53 da CLT, a empresa possui o prazo de 48 horas para fazer isso, caso contrário, estará sujeita à multa.
O mesmo pode acontecer caso ela não realize as anotações corretas e necessárias de um colaborador em relação a um aumento ou mudança de cargo.
Todos esses pequenos descuidos podem acarretar em um passivo trabalhista e, consequentemente, em uma ação judicial.
Falta de registro em carteira
Sabe quando você contrata um novo colaborador e ele pede para o seu escritório esperar ele receber a última parcela do seguro desemprego para registrá-lo? Não faça isso! Essa é uma grande cilada que algumas empresas, com a intenção de contribuir com o colaborador, acabam caindo.
Não registrar a carteira de trabalho de um colaborador pode deixar seu escritório suscetível a reclamações trabalhistas. E, quando elas acontecem, você pode ser obrigado a realizar o pagamento de diversas verbas desde o momento em que aquele colaborador foi contratado.
Folha de ponto
Muitas empresas não dão a devida importância à folha de ponto, mas é ela que pode assegurar que um escritório se mantenha longe dos passivos trabalhistas. Afinal, é através dela que se extrai informações, como a frequência do colaborador, horas extras, adicional noturno e descontos por falta, por exemplo.
Só até junho de 2019, já foram registrados 22.972 processos referentes a horas extras, segundo dados do Tribunal Superior do Trabalho. Por isso, é importante manter a folha de ponto em dia e assinada pelo colaborador.
Horas extras
Ainda falando da folha de ponto, de acordo com a CLT, a jornada de trabalho de um colaborador deve respeitar o limite de 8 horas diárias, podendo ocorrer acréscimo de até 2 horas a mais que devem ser pagas em adicional de horas extras ou diminuição da jornada em dia posterior, através da compensação ou banco de horas.
Apesar dessa regra bem clara, alguns acabam desrespeitando essa norma quando decidem deixar de fazer o pagamento correto ou não reduzir a jornada de trabalho do colaborador. O resultado disso é a geração de passivos trabalhistas e ações judiciais.
Indenização por dano moral
Quando um colaborador é exposto a situações humilhantes ou agressões verbais durante o seu trabalho, ele está sofrendo assédio moral e pode, com toda certeza, abrir um processo contra o escritório. E isso pode custar 50 vezes o valor do salário dele.
O número de processos de assédio moral no ambiente de trabalho cresceu mais de 10% nos primeiros seis meses de 2021, totalizando mais de 27.117 novas ações.
Portanto, expor o colaborador a situações de desconforto ou agir de forma desrespeitosa, mesmo que sem intenção, podem causar passivos trabalhistas gravíssimos a empresa.
Qual a diferença entre processo trabalhista e passivo trabalhista?
Não é incomum confundir os passivos trabalhistas com processos trabalhistas. No entanto, é importante saber que esses dois conceitos são diferentes.
Como vimos, os passivos trabalhistas são tudo aquilo que uma empresa tem que pagar ao colaborador referente ao descumprimento de alguma legislação trabalhista. Já um processo trabalhista é uma reclamação feita por uma das partes, empregador ou colaborador, na justiça trabalhista.Dessa forma, é possível dizer que não estar atento aos passivos trabalhistas, pode gerar processos trabalhistas a sua empresa.
Dito isso, outro fato importante de se ressaltar é que não há na legislação nada que estipule regras sobre os passivos trabalhistas, enquanto os processos trabalhistas são tratados na lei, entre os artigos 763 e 836 da CLT.
Como evitar os passivos trabalhistas em seu escritório
Agora que você entendeu o que são os passivos trabalhistas e como eles podem prejudicar o seu escritório, deve estar ansioso para aprender a evitá-los, certo?
Então, continue lendo e acompanhe 5 boas práticas que, quando colocadas em ação, podem manter você e sua empresa bem longe desse problema.
Vamos lá?
1- Entenda a legislação
A legislação trabalhista brasileira é uma das mais amplas do mundo e existe para prevenir que nenhum tipo de abuso ocorra durante uma relação de trabalho. Então, não é inteligente ignorar a existência dessas regras e agir por conta própria.
Por isso, é fundamental estar sempre atualizado sobre as regras e mudanças dessas normas. Esse é o primeiro passo para evitar que o passivo trabalhista ocorra de forma imperceptível.
2- Segurança jurídica
Um escritório não pode esperar o pior acontecer para regularizar uma situação pendente ou para estar dentro da lei. Por isso, é importante contar com uma segurança jurídica para manter todas as demissões, contratações e obrigações, como manda a legislação.
Afinal, mesmo você sendo um contador que conhece grande parte das questões trabalhistas, é necessário ter ao seu lado um profissional especializado, que poderá garantir a ordem de todas essas questões de maneira focada e consistente.
3- Não use valores de verbas para cobrir rombos
Jamais sucumba à tentação de adiar o pagamento de qualquer tipo de parcela, de natureza trabalhista ou previdenciária, para evitar rombos no caixa ou, ainda, manter um fluxo ativo e positivo.
Isso porque, o não pagamento desses encargos em dia pode resultar não só em passivos trabalhistas, mas em processos trabalhistas, levando o escritório a pagar além do valor que devia.
Portanto, caso haja aperto no caixa, busque soluções junto às instituições financeiras, mas em hipótese alguma negligencie esses pagamentos, combinado?
4- Capacite os seus líderes
É importante que os líderes tenham consciência do que são os passivos trabalhistas para que estejam atentos a qualquer sinal de uma possível ocorrência.
Afinal, como citei no início, nem todos conhecem os passivos trabalhistas e qualquer deslize pode causar grandes problemas, como um processo trabalhista, por exemplo.
Por isso, mantenha seus líderes informados e capacite-os para lidar com esse tipo de situação.
5- Organize o arquivo dos colaboradores
Outra ação importante que pode evitar os temidos passivos trabalhistas é a organização dos documentos de seus colaboradores.
É fundamental manter todos os documentos, recibos, comprovantes e outros papéis importantes sempre em ordem. Para isso, é importante que cada um deles tenha o próprio arquivo com tudo o que lhe diz respeito.
Além disso, não se esqueça de conferir cada documento e não arquivar nada sem a assinatura dos profissionais. Também deve-se investir na segurança destes documentos, mantendo-os, se possível, em formato digital e salvos em nuvem de maneira criptografada. Isso garante a segurança e sigilo das informações pessoais de seus colaboradores.
Então é isso!
Espero que esse artigo tenha tirado suas dúvidas sobre passivos trabalhistas e fornecido as informações que você precisava para evitá-los.
No entanto, antes de terminarmos, quero deixar uma última dica que pode manter seu escritório longe desse problema: invista em um sistema de gestão! Pois é, um sistema de gestão, como o Gestta, por exemplo, te ajuda a reduzir a operacionalidade de seus colaboradores e a consequência disso é uma equipe trabalhando dentro do seu horário, sem horas extras, banco de horas, entre outros.
Isso porque, o Gestta conta com inúmeras funcionalidades que tornam o dia a dia do seu escritório mais otimizado e produtivo, como:
- Distribuição inteligente de tarefas;
- Automação de tarefas que não exigem dedicação humana;
- Múltiplos canais de atendimento ao cliente (inclusive a oferta de um app personalizado e integração com o WhatsApp);
- Controle de prazos;
- Arquivamento seguro de documentos;
- Apoio a gestão planejada de pessoas;
- Relatórios de indicadores para avaliação de desempenho de forma analítica e consciente;
- Dashboard com visão macro do escritório;
- Diferentes níveis de acesso;
- Controle de entrada e saída do sistema;
- Cronômetro de tarefas;
- Integração com ERP Soluções Domínio, da Thomson Reuters;
- Filtros de busca precisos
- Entre outras.
Todas essas funções ajudam seu escritório a evitar os passivos trabalhistas mantendo uma rotina planejada e assertiva, com soluções que permitem que seus colaboradores sejam mais produtivos, sem que precisem ficar além do horário.
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Espero o seu contato e até o próximo conteúdo!
