Você enxerga a descrição de cargos como uma mera formalidade? Se a resposta for sim, está na hora de mudar esse pensamento.
Essa é uma ferramenta fundamental para a gestão de um negócio como um todo e pode evitar problemas, como acúmulo de função, desperdícios no fluxo de trabalho, contratação equivocada, entre outros. Além de tudo isso, também não há como um negócio sair do lugar sem ter bem claro qual a função e responsabilidade dos colaboradores com a empresa. Afinal, se um deles não fizer a sua parte, o resultado da empresa pode ser comprometido.
Então, para que você possa mudar a forma como enxerga a descrição de cargos e evitar essa série de problemas, no artigo abaixo, eu explico um pouco mais sobre o tema e mostro o que é necessário para implantá-la em seu escritório.
Vamos lá?
O que é descrição de cargos?
A descrição de cargos é um documento que contém informações detalhadas e específicas sobre as responsabilidades e obrigações de cada um de seus colaboradores. Com esse compilado de informações, torna- se mais fácil entender as atividades de sua equipe e identificar até onde vão os deveres deles com o escritório.
Assim, é possível dizer que a descrição de cargos dá ao colaborador diretrizes claras sobre o que é esperado de suas tarefas diárias e oferece ao gestor a oportunidade de saber quais são os profissionais corretos para delegar as demandas de um departamento, por exemplo.
Quando bem elaborada, a descrição de cargos pode trazer vantagens, como:
- Gestão mais clara, organizada e transparente;
- Treinamentos e mentorias mais assertivas;
- Gerenciamento de planos de desenvolvimento individual;
- Processos seletivos baseados em competências reais e necessárias para empresa;
- Criação de um plano de carreira mais estruturado;
- Aumento da produtividade;
- Administração, promoções e aumento de salários acontecendo de maneira técnica e eficaz;
- Resolução de problemas de turnover;
Ou seja, além de evitar todos os problemas que citei no início deste artigo, a descrição de cargos ainda traz inúmeras vantagens.
Qual a importância da descrição de cargos?
Para que você compreenda com clareza a importância da descrição de cargos, vamos ver um exemplo:
Você contratou um analista de departamento pessoal, mas tem observado que o mesmo vem analisando notas junto ao fiscal há um tempo. Quando questionado, o mesmo informou que não sabia exatamente qual atividade deveria desempenhar e, como ele também já trabalhou no fiscal, resolveu ajudar o departamento.
Pode parecer exagero, mas as situações que mais geram processos trabalhistas são as de desvio ou acúmulo de função, caracterizado quando o trabalhador desempenha uma atividade diferente daquela que foi contratado.
Ou seja, aqui, uma simples e bem elaborada descrição de cargos poderia resolver o problema de maneira preventiva, ou mesmo evitar que ele acontecesse.
O que fazer antes de montar a sua descrição de cargos?
Antes de começar a criar a sua descrição de cargos, é necessário coletar as informações correspondentes à função que você irá descrever.
Essa coleta pode ser feita de três formas, veja os prós e contras de cada uma delas:
Observação
Aqui, você pode observar a atuação de seus colaboradores e identificar as atividades e tarefas pertinentes ao cargo que será descrito.
Esse método é mais aplicado em cargos operacionais, porém, vale avisar que ele exige bastante tempo e pode causar desconforto ao colaborador que está sendo observado.
Questionários
Os questionários são uma das ferramentas de pesquisa mais práticas para a coleta de informações da descrição de cargos, principalmente quando existem diversos colaboradores ocupando e desempenhando as mesmas funções.
Você pode usar formulários online, como o Google Forms, por exemplo, ou e-mails corporativos, checklists, entre outras opções para que os colaboradores possam responder.. No entanto, apesar de versátil, esse método pode apresentar falhas. Afinal, ele depende das respostas de profissionais que não foram preparados para fazer esse tipo de análise.
Entrevista
A entrevista é de longe um dos métodos mais confiáveis para realizar a pesquisa para a descrição de cargos.
Aqui, você pode levar um questionário pronto, seguindo a estrutura padrão dessa ferramenta e, assim, economizar tempo e coletar apenas o que é necessário.
Portanto, apesar de existir três opções, priorizar as entrevistas tende a ser a melhor decisão.
Como montar uma descrição de cargos
Mesmo sabendo que a descrição de cargos é um documento único por empresa, existe um padrão estrutural que deve ser seguido. Por isso, abaixo eu descrevo cada item dessa estrutura e mostro como ele deve ser preenchido.
1- Identificação
A identificação é o espaço dedicado ao nome da função. Essa é a primeira informação que você precisa adicionar à descrição de cargos.
O ideal é que, ao ler a identificação, a pessoa já tenha uma noção de suas funções. Portanto, seja claro, descritivo, evite o rebuscamento dos nomes e lembre-se de adicionar o nível hierárquico do cargo.
2- Organograma
O organograma é um gráfico que representa a estrutura hierárquica da área.
Dessa forma, ao fazer uma descrição de cargos, é fundamental indicar qual o posicionamento desse profissional dentro da empresa. Assim como, os responsáveis nos quais ele deve se reportar.
Exemplo:
3- Missão
Aqui, é necessário fazer um resumo das atividades do cargo, mostrando a principal responsabilidade atribuída a essa função.
Continuando com o exemplo do analista fiscal nível pleno, veja como ficaria a descrição de sua missão:
4- Atividades
Enquanto a missão é um resumo das obrigações, as atividades devem ser um pouco mais extensas. Afinal, esse espaço serve para especificar as principais atribuições do cargo.
O ideal é escrever de forma objetiva e detalhada.
Exemplo:
5- Experiências
Nessa etapa da descrição de cargos, você precisa definir o tempo de experiência desejado para desempenhar a função com eficiência.
Exemplo:
6- Formação acadêmica
Na descrição de cargos, a formação acadêmica é o momento de determinar o grau de instrução que você acredita ser ideal para exercer a função.
Muitas vezes, um mesmo cargo pode ser ocupado por profissionais qualificados em cursos diferentes. Por isso, informe também as áreas de estudo preferenciais.
Exemplo:
6- Competências
Esse campo deve ser preenchido com os conhecimentos, habilidades e atitudes desejáveis para o cargo. Quanto mais detalhada for essa descrição melhor, por isso, procure adicionar competências técnicas e comportamentais.
Exemplo:
7- Treinamentos obrigatórios
O último campo da descrição de cargos descreve se a função demanda algum tipo de preparação obrigatória, qual deve ser ela, como deve acontecer e quem será o encarregado por isso.
Exemplo:
Vale reforçar que os exemplos citados aqui servem apenas para facilitar o seu entendimento. Pois, a descrição de cargos deve ser personalizada de acordo com a realidade do seu escritório. Afinal, cada organização tem suas necessidades. Por isso, use esse modelo apenas como guia para criar a sua, combinado?
Pronto para colocar em prática?
Como vimos, a descrição de cargos é um processo trabalhoso, mas essencial para deixar seu escritório livre de problemas, como acúmulo de função, falta de processo, entre outros. Por isso, depois do conhecimento que adquiriu aqui, espero que você esteja pronto para colocá-la em prática no seu negócio.
Vale lembrar que a descrição de cargos é algo vivo e, por conta disso, deve ser revisada com periodicidade. Afinal, com as mudanças estruturais internas, as posições podem mudar seu escopo inicial, necessitando de alterações para que continue fazendo sentido. Portanto, mantenha esse documento sempre atualizado, combinado?
Até o próximo conteúdo!
