Olhe ao seu redor gestor: seu computador está cheio de avisos com tarefas importantes? Sua agenda repleta de prioridades? Sua mesa recheada de post-its com obrigações? E mesmo com esse acúmulo de atividades, a última coisa que passa pela sua mente é transferir algumas dessas tarefas para alguém da sua equipe? Se a resposta foi positiva, pode ser  que você tenha dificuldades em delegar tarefas. Mas calma, você não está sozinho nessa. Em pesquisa realizada pela Universidade de Stanford, nos EUA, 35% dos gestores afirmaram ter essa mesma dificuldade. Ou seja, é comum encontrar gestores que acumulem tarefas que poderiam ser delegadas. No entanto, para que seu negócio possa crescer, é preciso abrir mão de certas ocupações e entender a importância de delegar.

Delegar é uma estratégia inteligente para um gestor de negócios. Afinal, quando se passa a maior parte do dia envolvido em atividades operacionais, fica difícil encontrar tempo para se dedicar a tarefas estratégicas, ou seja, naquelas ações focadas na expansão do negócio.

Por isso, eu trouxe neste artigo 8 dicas que podem ajudá-lo a delegar tarefas e ter mais tempo para cuidar do seu escritório.

Vamos lá?

O que de fato é delegar tarefas?

Antes de nos aprofundarmos, preciso que entenda o que de fato é delegar. 

Como gestor você deve compreender que todos a sua volta têm competências que podem e devem ser desenvolvidas. E um dos melhores caminhos para contribuir com esse processo é delegando tarefas. Neste contexto, o seu papel é responsabilizar os colaboradores de sua equipe por atividades que antes eram exercidas apenas por você. 

No entanto, delegar tarefas, não significa “largar de mão” e deixar que os colaboradores “se virem”. Pelo contrário, delegar é acreditar que o outro pode fazer algo tão bem ou melhor do que você, tendo como base:

• sua própria metodologia, porém dentro de um procedimento padrão do escritório;
• seu próprio tempo, sem prejudicar o prazo para a entrega.

Tudo isso, sem deixar de oferecer o seu apoio, suporte e recursos. Isso é delegar!

Porém, de nada adianta oferecer os recursos e as ferramentas que eles precisam e não depositar confiança nesse trabalho.

Neste contexto, o conceito base da delegação de tarefas é o empowerment, traduzido como “empoderamento”, ou “delegação de autoridade”. Trata-se de uma abordagem de trabalho que incentiva a delegação de poderes de decisão, autonomia e participação. Tendo como premissa básica a confiança.

Por isso, se você decidir delegar suas demandas, faça isso de verdade! Explico: é muito comum que, ao delegar atividades, os gestores fiquem cobrando sua execução o tempo todo e isso não é delegar. Pelo contrário, trata-se de uma delegação disfarçada, uma “centralização”.

Dessa forma, fica claro que delegar tarefas significa oferecer ao colaborador a confiança e o apoio necessários para que ele execute uma atividade que antes era sua. Permanecendo à disposição para casos de dúvidas, acompanhando seu desenvolvimento sem ser invasivo, questionador ou cobrador demais.

Delegar é o mesmo que mandar?

Delegar significa atribuir responsabilidades. Ou seja, o gestor orienta e explica o porquê daquela solicitação, mas é o colaborador que estrutura e planeja sua execução.   

Agora, mandar é dizer ao colaborador o que ele deve fazer, com cada etapa previamente definida. E ele, por sua vez, simplesmente executa o que foi pedido, sem liberdade de opinar nem contribuir. Ou seja: mandar é bem diferente de delegar. 

Entretanto, muitos ainda não entenderam a diferença, o que torna essa  dúvida comum no ambiente corporativo. Grande parte dos gestores são pseudolíderes: controlam todas as etapas do serviço e não dão liberdade para o colaborador. Muitos também tomam as conquistas da equipe como mérito próprio, mas os fracassos atribuem aos executores. 

Ao delegar tarefas, o gestor tem como objetivo desenvolver o potencial de seus liderados e não ditar as regras ou condenar suas falhas. 

Na gestão tradicional, delegar era quase um crime. O poder de tomar decisões era exclusivo dos superiores de gestão que eram apegados fortemente ao ditado: “se quer bem feito, faça você mesmo. É daí que vem a famosa e indesejada liderança de comando e controle. No entanto, hoje vivemos em um mundo diferente, no qual o gestor é visto como um mentor do conhecimento, que busca ensinar e incentivar a melhoria contínua. 

As vantagens de delegar tarefas

São tantas as vantagens que um gestor e toda a empresa podem ganhar quando sabem delegar tarefas, que daria um artigo inteiro só sobre esse tema. Por isso, aqui embaixo, eu selecionei somente as principais. Vamos conhecê-las?

Proporciona mais tempo

Um gestor não deve usar seu tempo com tarefas burocráticas e operacionais. Pelo contrário, deve ter espaço suficiente na agenda para se dedicar a questões estratégicas. E dessa forma, contribuir para a melhoria da performance e do desempenho do escritório. 

Por esse motivo, delegar tarefas é uma excelente alternativa. Com essa ação, o gestor confia funções a seus colaboradores e guarda para si apenas o que é intransferível. Eliminando a sobrecarga de trabalho e reduzindo o estresse.

Estimula seu time

Saber delegar também é uma boa forma de motivar seus colaboradores. Afinal, eles foram contratados para exercerem suas funções e vão se sentir muito mais valorizados se perceberem que você confia neles para realizar as suas.

Vale lembrar que cada pessoa no seu time pode dominar um assunto mais profundamente que você. Por isso, deixe que cada colaborador se concentre em suas capacidades e explore ao máximo esse potencial. Essa ação pode representar um ganho enorme para o escritório, pois você estará estimulando um ambiente de trabalho mais criativo e produtivo. Tudo isso gera uma intensa troca de ideias e pontos de vista.

Além disso, podem existir momentos em que você, por conta de uma viagem, reunião ou qualquer outro motivo, não poderá estar presente na empresa. Nestas ocasiões, é crucial poder contar com colaboradores que possam assumir algumas de suas responsabilidades quando estiver ausente. Afinal, boas oportunidades não vão esperar você retornar.

Fortalece sua empresa

Ao delegar tarefas, o gestor cria um time mais comprometido com o crescimento e o futuro da empresa. Além disso, ele também ganha mais credibilidade e respeito. Esses componentes são fundamentais para um negócio que deseja ser forte e crescer. 

Um gestor que conta com um time capacitado e produtivo sabe que pode conquistar mais, expandir seu mercado e ganhar novos clientes.

Garante uma relação melhor com seu time

Imagine o quão frustrante e desestimulante é para um colaborador sentir que seu gestor não acredita em seu potencial para realizar uma determinada função? Mesmo que ele conheça as suas capacidades e se sinta preparado para desempenhá-la. Isso gera um desconforto imenso e o colaborador se torna desmotivado e até cria pensamentos de deixar a empresa, o que não é legal.

Agora, quando você delega suas tarefas ao time, seus colaboradores se dão conta de que você confia neles e passam a confiar em você também. Isso facilita, e muito, o trabalho e a colaboração de sua equipe. 

8 dicas para delegar tarefas de forma eficiente

Agora que você está afiadíssimo sobre o  conceito de delegar tarefas, bora aprender a colocá-la em prática de maneira eficiente? Então vamos lá!

1- Conheça seu time

Reconhecer as skills de seus colaboradores e saber fazer bom uso delas é essencial para formar um time de alta performance, capaz de entregar resultados com eficiência. Além disso, conhecer seu time também é essencial na hora de delegar tarefas.

Enxergar os pontos fortes e fracos dos colaboradores te ajuda a passar a atividade certa para a pessoa certa. Isso garante que elas serão executadas com maestria, sem tanta necessidade de acompanhamento.

Claro que você pode e deve passar atividades para que seus colaboradores superem suas fraquezas. Porém, tome cuidado com o momento em que você irá fazer isso. Isso porque, você precisará garantir sua presença, apoio e orientação de forma muito mais profunda.

2- Acompanhe a execução, mas nada de microgestão

Para que a realização das atividades delegadas sejam feitas da melhor forma é essencial que o gestor esteja sempre próximo. Oferecendo direcionamento e ajuda sempre que necessário. 

Porém, é importante tomar muito cuidado com o micro gerenciamento! Já mencionei e volto a reforçar que, quando um líder delega uma tarefa, ele deve confiar em sua equipe e dar a eles autonomia para tocar todo o processo.

Dessa forma, se há um controle excessivo sobre a execução da atividade proposta e o gestor começa a entrar demais no operacional, perde-se essa noção de confiança. Isso cria  um ambiente pautado por controle e insegurança, o que “poda” o desenvolvimento deles e limita a sua evolução no processo. 

Por isso, fique atento! E lembre-se de não ultrapasse a linha tênue que existe entre: acompanhamento e micro gerenciamento.

3- Não esqueça de estabelecer prazos

Ao delegar tarefas, outro ponto importante é estabelecer prazos. Ou seja, sempre determine, junto à equipe ou colaborador que ficará com a demanda, quanto tempo ele terá para concluí-la. Sabendo quando deve apresentar ou entregar determinado serviço, o colaborador tem melhores condições de se organizar e desenvolver sua atividade com eficiência.

E não esqueça de levar em conta outros pontos, como as atividades cotidianas e eventuais que possam surgir. O intuito é desafogar sua ordem de tarefas, porém sem sobrecarregar seus colaboradores.

4- Instruções são sempre necessárias

Alinhamento de expectativas é fundamental para delegar tarefas de forma eficiente. Se você não é claro naquilo que pede ou compartilha, não pode exigir que os resultados atendam o que esperava.

Por isso, é importante fornecer instruções claras, que ajudem seu colaborador a executar a atividade. Isso garantirá que o objetivo final será alcançado com maestria. 

Mostre os marcos a serem atingidos e permita que eles enfrentem os desafios da maneira que for melhor a eles. Com instruções claras e autonomia para agir, o colaborador se torna mais criativo e engenhoso.

5- Esteja disposto a aprender 

Quando somos especialistas em um assunto ou área, existe uma certa tendência em nos apegarmos demais a nossa forma de executar tarefas, evitando conhecer métodos alternativos. Porém, quando o assunto é delegar tarefas, isso não pode acontecer.

Um gestor que quer compartilhar atividades de forma eficiente, precisa deixar o ego de lado e entender que existem muitas formas de realizar uma mesma tarefa. E que, muitas vezes, podem ser até mais eficientes que as nossas. 

Dessa forma, mostre ao seu time que você está aberto a mudanças. Isso não só vai ajudar no bom andamento das atividades delegadas, como abrirá um espaço para inovações e melhorias nos processos.

Portanto, não limite seu time! Aprenda a acompanhar sem impor seu jeito de trabalhar.

6- Explique o porquê 

É preciso oferecer um contexto, mostrando o exato motivo pelo qual você está delegando determinada tarefa a esse colaborador. Dessa forma, quando delegar, diga para o envolvido o porquê, especificamente, você o escolheu e como espera que isso o ajude a crescer e aprender. 

Faça com que seu colaborador enxergue a tarefa delegada como uma grande oportunidade para assumir mais responsabilidades e desenvolver novas skills. Tente deixar claro a importância da tarefa e como ela pode impactar positivamente o escritório. Isso vai ajudar muito a manter o trabalho eficiente, além de garantir uma execução produtiva e um resultado final mais satisfatório.

7- Ofereça bons feedbacks

Ofereça bons feedbacks, durante e depois da atividade ser concluída. Lembre-se que você não quer apenas que o trabalho seja finalizado, também deseja treinar e desenvolver o colaborador. Para que ele crie mais autonomia com o tempo.

Portanto, elogie o trabalho bem executado e faça observações construtivas sobre o que não deu certo. Dessa forma, todos saberão exatamente o que deve ser corrigido e o que pode ficar ainda melhor.

E se observar algum problema durante o processo, utilize o feedback para estimular o colaborador a encontrar soluções por conta própria. Esse exercício irá incentivá-lo a encontrar novas soluções.

8- Agradeça pela ajuda

Quando um colaborador concluir uma tarefa delegada por você, demonstre apreciação genuína e aponte fatos específicos que foram realizados com exatidão. Elogiar essas especificidades dá ao colaborador um mapa do sucesso. Como um caminho para seguir das próximas vezes. Esse é um passo extremamente simples, mas que muitas vezes é negligenciado.

Agradecer inspira lealdade, proporciona satisfação real ao colaborador e pode fazer a diferença em sua performance. 

Agora é com você!

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado a entender mais sobre a arte de delegar e oferecido bons insumos para que você possa aplicá-la em seu escritório. 

Vale mencionar que, uma boa maneira de acompanhar o desenvolvimento do que foi delegado é utilizando uma ferramenta de gestão contábil. Ela dará uma visão macro do escritório, além de permitir que você enxergue em qual etapa a tarefa delegada está, sem ter que perguntar ao colaborador. Ou seja, sem dar a entender que você está micro gerenciando a atividade, oferecendo maior liberdade ao time sem perder nenhum detalhe. 

Além disso, uma ferramenta de gestão contábil distribui de forma justa as tarefas entre os colaboradores. Isso ajuda você a identificar quais estão com menor demanda e, consequentemente, disponíveis para receber a sua atividade. Por isso, antes de começar a delegar, pesquise ferramentas de gestão contábil, que possam tornar essa ação mais fácil. 

E se quiser me contar como irá funcionar o processo de delegar tarefas,  ai no seu escritório, deixe um comentário neste artigo. Será muito legal conhecer o seu planejamento!