Um escritório contábil lida com diversas atividades delicadas que estão diretamente ligadas à legalidade e conformidade de seus clientes. E a chave para manter essas atividades organizadas é mapear os processos contábeis. Sem a consciência de tudo que acontece na rotina da empresa contábil, há uma enorme dificuldade para cuidar e gerir questões essenciais para a saúde do escritório. Como a gestão de tempo, a taxa de produtividade e até mesmo o gerenciamento financeiro.

O mapeamento de processos registra de forma padronizada as atividades que ocorrem em todos os setores da empresa, do comercial ao contábil. Tornando possível a visualização dos processos da companhia de forma macro e identificando pontos fortes e fracos com maior facilidade.

A seguir, vou evidenciar a importância de mapear os processos e indicar 6 passos para você implementar a prática em seu escritório.

Vamos lá?

O que é mapeamento de processos contábeis

É provável que você já saiba o que é, mas irei relembrar brevemente o que é mapear processos contábeis, antes de seguir adiante. Assim, terei certeza de que estamos na mesma página, combinado? 

Bom, todo escritório contábil realiza uma série de processos empresariais constantemente. Ou seja, uma sequência de tarefas com o objetivo de viabilizar a entrega de um serviço ao cliente. 

E pode ser um pouco difícil e complexo estar a par de todas as etapas que, juntas, formam um desses processos. Dessa forma, o mapeamento de processos vem para tornar a sua vida mais fácil. Afinal, trata-se de uma ferramenta que possibilita a identificação de todos os componentes necessários para que as atividades propostas pelo seu escritório,  saiam conforme o planejado. Diminuindo a necessidade de modificações constantes, assim como o surgimento de problemas. 

Portanto, mapear processos contábeis, nada mais é que uma forma segura e estratégica de controlar cada passo dado dentro da empresa, entendendo como é seu funcionamento em uma visão macro e avaliando se todos os departamentos e colaboradores estão cumprindo com seus objetivos.

Qual a importância em mapear processos contábeis

O mapeamento de processos tem o papel não só de identificar os processos existentes, mas também otimizá-los, trazendo impactos positivos ao escritório. Além disso, existem outras questões que fazem dele uma ferramenta fundamental para o escritório, veja algumas aqui embaixo: 

Identificação de gargalos

Um gargalo é como uma restrição de capacidade que cria algo parecido como um engarrafamento. Ele mostra que existe um ponto do fluxo de uma atividade que não flui bem e, consequentemente, atrapalha o andamento do restante do trabalho. Com o mapeamento de processos, fica mais fácil identificar onde acontecem esses gargalos e, posteriormente, remodelar o processo para que ele atinja um nível de performance superior.

Definição de funções

O mapeamento de processos não estrutura apenas as atividades que precisam ser executadas. Ele também traz uma relação dos colaboradores que fazem parte do processo, seja como responsáveis ou participantes. Dessa forma, as funções e papéis dentro do processo ficam mais claras, trazendo transparência ao fluxo, o que é fundamental para que todos entendam como o seu trabalho impacta no trabalho dos demais.

Prevenção de recursos

Com um detalhamento maior do processo fica mais fácil controlar os recursos  humanos, financeiros e materiais necessários para que uma atividade consiga cumprir seu objetivo. Isso garante  que não faltará insumos dentro da cadeia produtiva do processo. 

Previsão de custos

Que todo processo gera um curto, isso é fato. Neste contexto, o  mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas das atividades, garantindo que não haja um desequilíbrio de custo-benefício. Afinal, existem processos tão caros que não compensam ser executados. E cabe ao escritório verificar quanto será gasto com a execução do processo. E, caso a conta não feche, trabalhar em melhorias para otimizá-lo.

Mensuração de desempenho 

O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo, porque possibilita a padronização das atividades. Dessa forma, se cada um executar o processo do seu jeito, os indicadores sofrerão distorções e não refletirão a realidade. Logo, comparações com meses anteriores seriam equivocadas e, a partir dessas comparações, é possível mensurar o que está funcionando e o que necessita de ajustes dentro de um processo. Isso garante o controle e facilita a busca por maximizar a qualidade de suas entregas

6 passos para mapear processos contábeis 

Bom, agora que você entende o que é o mapeamento de processos, bem como, sua importância, vamos focar no que é necessário para sua implementação. 

1- Defina os processos que serão mapeados

Como citei no início, uma empresa contábil pode conter milhares de processos. Por conta disso, não é recomendado mapear todos de uma vez. Delimitar o número de processos que serão mapeados, auxilia no gerenciamento do seu tempo e de seus recursos. Dessa forma, é importante que você defina qual processo têm maior relevância e pode trazer mais resultados e começar por ele. 

Para tomar essa decisão, encontrar as respostas para as seguintes perguntas pode trazer os insights que você precisa:

• Por que eu preciso mapear esse processo?
• Qual a criticidade desse processo?
• Quais os riscos envolvidos nele?
• Esse processo precisa atender a normas e regulações? Se sim, quais?
• Qual o objetivo do mapeamento desse processo? (documentação, melhoria, padronização, transformação etc.)
• Qual o nível de detalhamento mais adequado para esse processo? (Lembre-se: quanto maior a complexidade e o risco do processo, maior deverá ser o nível de detalhamento)

2- Monte o mapa

Processo escolhido é hora de montar o mapa. 

Um mapa de processo é a representação gráfica e visual da sequência de atividades que compõem um processo. Ele mostra informações de entrada (insumos), processamento (atividades) e saída do processo ( serviços e resultados). E quando digo elementos de entrada e saída, saiba que não me refiro a elementos físicos, como matéria-prima, por exemplo, e sim elementos não físicos, como informações, documentos etc. 

Na hora de construir o mapa do processo é fundamental envolver suas equipes e criar uma construção colaborativa. Tenha sempre em mente: quem mais conhece as particularidades de um processo são aqueles que vivenciam esse processo todos os dias, ou seja, sua equipe operacional. Por isso, é importante envolver o máximo de colaboradores possível e fazer um mapeamento colaborativo, que proporcione a troca de experiência entre todos.

Esse compartilhamento ajudará a desenvolver um sentimento de empatia entre os colaboradores, que passarão a compreender melhor o seu papel dentro da empresa. Além de entender como o desenvolvimento do seu trabalho é importante no cotidiano profissional de seus colegas e no resultado do processo. Se for feito dessa forma, o mapeamento vai ser assertivo e mais próximo da realidade.

Outro ponto de destaque pe que pensar coletivamente sobre os processos possibilita a identificação de quick-wins, que referem-se a ações simples de implantar que geram ganhos rápidos para a organização. Isso faz  toda a diferença no cotidiano dos colaboradores e no desempenho do processo. A prática do design thinking também pode ajudar gerando ideias e encontrando soluções criativas para os problemas

Outras técnicas de compartilhamento de insights que também podem ajudar são:

• Entrevistas;
• Questionários;
• Reuniões;
• Debates;;
• Workshops;
• Observação;
• Análise documental;
• E fluxograma;

Portanto, a escolha da técnica vai depender do processo que será mapeado e do método que melhor encaixe com sua equipe. O importante é manter a participação deles. 

Para criar esse mapeamento visual você pode usar ferramentas baseadas em kanban, como o trello, por exemplo, ou de mapeamento mental como o Mindmaster. Todavia, o mais indicado é investir em uma ferramenta de processos própria para escritórios de contabilidade, assim você poderá definir seus processos com ainda mais precisão considerando as necessidades específicas da área. 

3- Verifique o mapeamento

Processo escolhido, mapa criado, agora a sua vontade será a de seguir logo para o próximo passo. No entanto, progredir rápido demais pode prejudicar todo o trabalho feito até agora. 

É de extrema importância que as informações e tudo o que foi mapeado até o momento esteja correto e faça sentido dentro do contexto do seu escritório. Por isso, antes de progredir, tire um tempo para revisar e verificar se não deixou passar nenhum detalhe. 

Ou seja, garanta que seus colaboradores, gestores e todos os envolvidos validaram e legitimaram todo o mapa de processo. Dessa forma, você assegura que eles realmente compreenderam o processo e acreditam nele. 

4- Avalie o processo

Agora é o momento crucial: ver como o processo funciona na prática e encontrar o que pode ser otimizado e o que deve ser descartado. Ou seja, é o momento de se perguntar:

“Como melhorar o processo para que ele faça sentido e atenda às necessidades do escritório, impactando a produtividade e gerando valor aos clientes?”

Você pode fazer isso ou definir um gestor ou outro profissional para tocar a avaliação. Porém, não esqueça de continuar escutando tudo o que seus colaboradores e todos os que estão a frente e lidam no dia a dia com o processo, têm a dizer. Garanta também a participação ativa deles nessa verificação. 

É fundamental considerar a experiência do consumidor no processo que está sendo mapeado. Para isso, você pode utilizar uma avaliação NPS ou outra pesquisa dedicada a entender a relação do cliente com esse processo. Colhendo feedbacks e insights fundamentais para torná-lo mais eficiente.

Com tudo avaliado, você pode realizar as mudanças. Mas não esqueça de criar um novo mapa de processos, tornando oficial a versão remodelada.

5- Monitore 

O acompanhamento periódico dos resultados dos processos internos pode ser considerado como a última etapa do mapeamento de processos. No entanto, é apenas o início de todo um trabalho voltado para a eficiência e produtividade do seu escritório. Por isso, deve ser um ciclo contínuo.

Independente se você mapeou os processos com o objetivo apenas de documentá-los e padronizá-los ou se você foi mais longe e, além de mapear, provocou transformações no seu processo, é fundamental ficar atento aos indicadores de performance que mostram como está a saúde dele.

Dessa forma, mantenha todos os indicadores sob controle e não deixe de fazer os ajustes que julgar necessário. Porém, sempre respeitando um tempo para que haja a maturação das alterações. Assim, suas decisões serão baseadas em números reais.

Utilizar um sistema que dê a você uma visão macro dos indicadores ajuda e muito na medição. Tornando mais fácil identificar erros e acertos no processo.

6- Automatize

O novo processo será desenhado a partir de um novo fluxo de trabalho que pode abrir portas para automatizações de várias atividades, antes feitas manualmente ou por meio de sistemas distintos. Por isso, com o mapa criado, o ideal é optar por uma ferramenta digital de gestão que seja capaz de tornar todo esse processo automatizado. E, neste caso, reforço o que já falei antes: um sistema próprio para escritórios de contabilidade é a escolha mais acertada, por permitir a automação de atividades específicas do dia a dia contábil. O que outras ferramentas de gestão genéricas não oferecem. 

Vamos supor que o processo mapeado foi o de abertura de empresa. Nele foi encontrado o gargalo da dificuldade de comunicação entre os departamentos, o que tornava a atividade lenta e nada objetiva. Automatizando essa atividade com uma ferramenta de gestão contábil, você pode torná-la mais eficiente criando um fluxo de trabalho departamentalizado. 

Ou seja, todos os departamentos teriam acesso ao fluxo e saberiam exatamente quais são suas responsabilidades e quando iniciá-las. Além disso, teriam também visão de todas as etapas do processo, o que tornaria o trabalho mais fluido e assertivo, excluindo de vez o gargalo que havia encontrado. 

Com uma ferramenta de gestão contábil também é possível tornar o acompanhamento dessas melhorias mais fácil. Isso porque, as melhores plataformas costumam  apresentar um dashboard completo com a performance do departamento frente a determinada atividade. Além de possuir gráficos e relatórios intuitivos sobre o desempenho de seus colaboradores.

Portanto, para que o mapeamento de processos não se baseie em “achismos” ou impressões pessoais, as métricas e indicadores-chave que o sistema de gestão contábil pode possibilitar a você são imprescindíveis nesta tarefa. Assim é possível acompanhar os resultados provenientes das alterações realizadas.

Vantagens de mapear os processos contábeis no seu escritório

Se está pensando que todo esse trabalho pode não valer a pena, vou mostrar algumas vantagens que podem fazer você mudar de idéia. 

Padronização do trabalho

Quando os processos não são mapeados, dificilmente o escritório consegue fazer a padronização sair do papel e se tornar algo real e prático. E por que padronizar é interessante ao negócio contábil?

A padronização, como o nome já diz,  é a implantação de um padrão para que determinada atividade seja realizada. Maximizando a compatibilidade, reprodutibilidade, segurança e eficiência das atividades do processo. 

Ou seja, um processo só atinge o status de padronizado quando todos possuem amplo conhecimento do que deve ser feito e como deve ser feito. E, claro, conseguem colocar tudo isso em prática. Isso vale desde o colaborador mais antigo ao novo contratado.

Maior controle

Como o mapeamento de processos proporciona visão macro e padronização, isso se reflete no aumento do controle sobre essa atividade, que poderá passar por auditorias para garantir a sua qualidade máxima. Além de trazer maior confiabilidade para o cliente.

Otimização de processos

Esse é um reflexo lógico de todas as vantagens que o mapeamento de processos pode proporcionar. A otimização pode ser percebida em diversas frentes, tais como a redução dos custos de produção, a melhora na gestão dos processos, a redução de falhas e inconsistências que prejudicam o desempenho das atividades, entre outros pontos.

Pronto para começar?

Bom, espero que esse artigo tenha te ajudado a entender a importância desse mapeamento e como ele pode tornar seus processos mais ágeis e assertivos.

Vale mencionar que, esse é um processo contínuo, não basta fazer uma vez e achar que está tudo certo. É necessário acompanhar e ter em mente que é sempre possível tornar algo bom ainda melhor. Então comece agora a mapear processos contábeis e usufrua das vantagens que essa ação pode trazer ao seu escritório.