Certamente a sua base de clientes está cheia de empresas cadastradas, certo? No entanto, será que todas essas empresas ainda fazem parte do seu escritório? Todos esses dados estão corretos e atualizados? Todos possuem as informações que seu time realmente precisa? Se você não sabe responder, de forma clara, essas questões, é bem provável que sua base necessite de uma higienização de dados. 

Esse processo tem como objetivo “limpar” as informações de um banco e uma base de dados. Dessa forma, é possível organizá-la e geri-la de maneira mais assertiva, proporcionando diversos benefícios, como aumento da produtividade dos colaboradores e menor taxa de falhas nos sistemas integrados à base.

Caso você queira conhecer todos os detalhes sobre o assunto e como essa higienização pode ser feita em seu escritório, continue comigo!

O que é higienização de dados?

A higienização de dados tem como fim a limpeza, correção, organização, padronização e outras formas de gerenciamento dentro da sua base de dados.

Os bancos ou base de dados de um escritório contábil costumam ser alimentados com informações de diversas fontes. Logo, é natural que, após algum tempo, ocorra o acúmulo de materiais duplicados e incorretos, o que pode causar falhas no sistema, dificultar a entrega de informações aos parceiros e prejudicar a rotina dos colaboradores. Tudo isso impacta o relacionamento e a satisfação dos clientes, bem como, a qualidade de suas entregas. 

Neste contexto, as principais vantagens da higienização de dados, são: 

• Aumento de produtividade;
• Normalização dos dados;
• Remoção de conteúdos duplicados;
• Crescimento da assertividade;
• Informações de qualidade, claras e precisas;
• Segmentação da lista de contatos;
• Economia de tempo;
• Agilidade nos processos.

Resumidamente, posso dizer que o principal objetivo da higienização de dados é melhorar a qualidade das informações, padronizar e facilitar o processamento dos dados em seus softwares de gestão e ERP contábil.

Quais problemas a falta de higienização de dados pode trazer ao escritório

Os principais problemas em não realizar a higienização de dados em sua base, são: 

• Baixa taxa de respostas em pesquisas de satisfação;
• Alto índice de e-mails não entregues;
• Dificuldade para segmentar corretamente os perfis de clientes existentes;
• Problemas com o envio de informações para clientes;
• Baixa entregabilidade de documentos e cobranças.

A consequência de tudo isso é uma base de dados incompleta, pouco confiável e desorganizada. Ou seja, a falta da higienização de dados pode comprometer a qualidade do seu serviço, causar retrabalho e tornar o seu sistema de gestão inconfiável devido à qualidade dos dados ali presentes.

Como fazer a higienização de dados no seu escritório

Agora que você entende melhor a importância dessa ação, que tal aprender a aplicá-la em seu escritório?  

Pode ser que a palavra higienização de dados, passe a impressão de ser um processo difícil de colocar em prática. No entanto, com apenas 5 passos é possível implantá-la de maneira eficiente. 

Vamos aprender?

1- Selecione os responsáveis

O primeiro passo da higienização de dados é selecionar os responsáveis pelo projeto. Afinal, ele pode ser demorado e deixar somente você ou apenas um colaborador como encarregado dessa ação, seria improdutivo e levaria muito mais tempo. 

Por isso, selecione alguns responsáveis e divida-os por tarefa. Por exemplo: três podem analisar a base de cadastros e três ficam incumbidos de verificar os documentos salvos. Além disso, defina uma data de início e término do processo. Pois, por ser um projeto que necessita de muita análise e da colaboração de seus clientes, sem uma data final, pode ser que ele demore muito para ser concluído e esse não deve ser o objetivo.

2- Remova dados duplicados

Responsáveis selecionados, agora é hora de iniciar a higienização de dados, começando por eliminar as informações e documentos duplicados.

Dados duplicados são irrelevantes e podem ser criados e acumulados de diversas formas em uma base de dados, como:

• Quando um cliente envia a mesma informação mais de uma vez;
• Casos em que as informações vêm de várias fontes;
• Quando é necessário corrigir alguma informação de um cliente, como um email invalido, por exemplo;
• Casos em que mais de uma pessoa atualiza a base.

Essas informações duplicadas atrapalham o contato com seus clientes e causam problemas na rotina do escritório e na produtividade de seus colaboradores. Por isso, removê-las é a melhor opção.

Além disso, essa ação é uma das boas práticas da  Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Isso porque, segundo ela,  deve haver uma finalidade clara para manter em sua base de dados informações pessoais. Ou seja, dados  irrelevantes e informações irrelevantes para o seu escritório, vão na contramão dessa norma.

No entanto, é importante ter cautela. Pois, qualquer dado, documento ou informação excluída indevidamente, pode prejudicar o escritório como um todo. Por isso, oriente a equipe do projeto a excluir somente o necessário e o que estiver realmente duplicado, combinado? 

3- Conserte os erros estruturais

Quando as informações duplicadas são excluídas, sua base começa a ficar mais enxuta e higiênica, tornando mais fácil encontrar erros estruturais.

Esses erros podem ser um nome escrito errado, um email incorreto ou invalido, um CNPJ inativo, entre outras informações que estão ali apenas para “sujar” a sua base. 

A melhor forma de corrigir esses erros é solicitar aos clientes que enviem novamente seus dados. Porém, pode ser que eles procrastinem um pouco esse envio, o que pode acabar prejudicando o andamento do projeto.

Para evitar que isso aconteça, procure destacar a importância de ter essas informações corretas, o quanto isso pode ajudá-los a receber seus documentos em dia, a ser contatado sem dificuldade, entre outras questões que possam evidenciar o valor dessa ação. Caso contrário, a adesão pode ser baixa e você continuar com dados estruturais incorretos. 

4- Remova também outliers indesejados

Outliers são dados discrepantes em relação às outras informações da base, por isso, também são chamados de “pontos fora da curva”.

De maneira simplificada, são semelhantes aos erros estruturais, pois consistem em dados errados que podem ter sido causados por falhas na digitação, entre outros motivos.

Por exemplo, imagine que uma das informações presentes em seu banco de dados é a quantidade de colaboradores das empresas. Ao navegar por esses cadastros, você se depara com uma empresa, de porte pequeno, castrada com 10.000 colaboradores. Isso é um outlier, um valor claramente discrepante e irreal.

Por isso, ao realizar a higienização de dados é fundamental identificar esses erros e ajustá-los.

5- Padronize

Com todas as tarefas acima concluídas, a higienização de dados do seu escritório foi realizada com sucesso! Dessa forma, com uma base mais enxuta, chegou a hora de padronizar.

Ou seja, além de encontrar e corrigir os erros estruturais, excluir os duplicados e remover os outliers, deve-se padronizar a estrutura. Assim, é possível reduzir a quantidade de falhas e identificar com mais facilidade informações incorretas ou em duplicidade.

A padronização serve principalmente como uma medida de organização dos dados e redução de falhas graves, que podem tornar a higienização de dados menos complexa e demorada. 

Pronto para higienizar seus dados?

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor o que é a higienização de dados, qual a sua importância e, claro, como implantá-la em seu escritório.

No entanto, antes de concluirmos, quero deixar uma última dica: mantenha esse processo ativo em seu escritório! Ou seja, não faça a higienização uma vez apenas. Para ter dados limpos e livres desses intrusos que só atrapalham, manter a periodicidade é fundamental. Por isso, de 6 em 6 meses, no mínimo, realize a higienização de dados no seu escritório e mantenha sua base enxuta e eficiente, combinado? 

E pra tornar o seu processo de higienização de dados ainda mais assertivo, um sistema de gestão contábil, como o Gestta, pode ser seu grande aliado. Afinal, com uma base centralizada e constantemente atualizada, essas “sujeiras” podem ser evitadas! Clique no botão abaixo, solicite uma demonstração gratuita e conheça mais sobre o Gestta!

Até o próximo conteúdo!