Você quer que o seu escritório cresça com qualidade e de maneira organizada, certo? Para isso, é importante adotar medidas que te ajudem a gerir o seu negócio. E o primeiro passo para isso é implantar um sistema de gestão.
Um sistema de gestão tem como principais objetivos: organizar as informações do seu escritório, otimizar sua rotina e melhorar o gerenciamento do seu negócio. Afinal, quando se tem uma boa ferramenta, nada passa batido.
No entanto, para que tudo isso aconteça, é necessário tomar alguns cuidados. Caso contrário, você não conseguirá usufruir adequadamente dos benefícios que implantar um sistema de gestão pode trazer ao seu escritório.
Por isso, neste artigo, irei mostrar algumas boas práticas que você deve seguir na hora de implantar um sistema de gestão e o que deve evitar para não ter problemas durante esse processo.
Vamos lá?
O que é exatamente um sistema de gestão?
Pode ser que você tenha chegado a este conteúdo sem saber exatamente o que é um sistema de gestão. Por isso, se esse for o seu caso, vou te explicar rapidinho:
Um sistema de gestão, que também pode ser chamado de software ou programa de gestão, nada mais é que uma solução digital para padronizar e organizar a gestão da sua empresa, de forma a torná-la mais produtiva e efetiva.
No mercado existem vários sistemas para você escolher e vamos falar mais a respeito disso ao longo deste conteúdo.
Dito isso, vamos ao que interessa e falar sobre como proceder na hora de implantar um sistema de gestão:
7 dicas para ter sucesso ao implantar um sistema de gestão
A verdade é que não existe uma fórmula mágica que te ajude neste processo, mas algumas boas práticas que começam antes mesmo da implantação, podem ser seguidas para se ter sucesso e usufruir ao máximo da ferramenta escolhida.
Vamos a elas,
1- Escolha com cuidado seu fornecedor
Como mencionei há pouco, o mercado possui muitas opções de sistemas de gestão disponíveis e você deve escolher aquele que melhor resolva as suas necessidades.
Vou mostrar alguns exemplos de sistema que você pode escolher:
Instalado localmente no hardware e servidores do seu escritório. Demanda a compra da licença perpétua, adequação da infraestrutura operacional e de rede, além de profissionais qualificados para sua manutenção;
Oferecido por meio de um serviço de assinatura em que os dados ficam armazenados no servidor do fornecedor e são acessados pela web.
- Por nicho
São aqueles desenvolvidos exclusivamente para atender a uma necessidade específica de mercado, para ramos de negócios com características muito específicas. Como o Gestta por exemplo, que além de ser um sistema em nuvem, foi criado para atender de forma específica as necessidades do empresário contábil.
- De baixa complexidade
São sistemas menos sofisticados, com poucas funcionalidades e, por isso, de fácil acesso e exigem pouco nível de conhecimento. Porém, em longo prazo, necessitam ser substituídos por algum que tenha mais recursos gerenciais.
Se você quiser saber quais características fundamentais e não podem faltar em um bom sistema de gestão, lhe indico esse outro conteúdo aqui do nosso blog, no qual falamos sobre isso: Sistema para escritório de contabilidade – Como escolher o ideal
2- Reveja seus processos
Implantar um sistema de gestão é um ótimo momento para reavaliar os processos do seu escritório, essa será a sua chance de entender o que funciona ou não em sua empresa.
Algumas perguntas que podem ajudar nesta tarefa:
- Meus processos estão organizados e atualizados?
- O que eu posso automatizar?
- Em quais processos minha equipe gasta mais tempo?
- O que posso desburocratizar em meu escritório?
Respondê-las irá fornecer a você insumos importantes que o ajudaram a redesenhar, agora de forma assertiva, esses processos.
3- Envolva sua equipe
Implantar um sistema de gestão envolve mudar toda a forma de trabalho do seu escritório. Por isso, é importante que sua equipe entenda bem o que está acontecendo e por que você tomou essa decisão.
Seus gestores terão grande papel nessa etapa e devem manter uma comunicação aberta e transparente com seus colaboradores explicando de forma clara como essas mudanças acontecerão e qual será a influência delas em seu dia a dia.
Quando os colaboradores percebem os benefícios dessa mudança e se sentem parte disso é mais fácil que aceitem, colaborem e fiquem motivados para que tudo ocorra da melhor maneira possível. Afinal, serão eles os maiores usuários dessa nova ferramenta e sem o engajamento deles, a implantação pode não ocorrer da forma adequada.
4- Invista e acompanhe os treinamentos
É fundamental que você e sua equipe tenham conhecimento profundo das funções, operações e capacidade da ferramenta escolhida. Não ter esse conhecimento pode gerar medo, insegurança e até resistência aos novos procedimentos.
Portanto, é fundamental que o fornecedor da ferramenta escolhida ofereça a sua equipe um treinamento completo ao implantar um sistema de gestão. E não deve deixar de lado nenhuma funcionalidade.
Aqui no Gestta, por exemplo, no processo de onboarding do cliente, os treinamentos são divididos por níveis.
Como nosso sistema possui diferentes níveis de acesso (administrador/ gerente e usuário) cada um com uma visão de dashboard, nosso treinamento é feito de forma separada focando em cada um desses níveis.
Assim, fica mais fácil entender de fato a funcionalidade que o operador irá utilizar no dia a dia, as dúvidas são tiradas de forma objetiva e o seu tempo é otimizado.
5- Customize durante a implantação
Você conhece bem sua empresa, a dinâmica de suas equipes e entende como ninguém essa rotina. Por isso, por mais que a ferramenta venha com algumas funcionalidades, ao implantar um sistema de gestão, procure customizá-las de acordo com as necessidades do seu negócio.
Neste sentido, é essencial que, além de ser presente, o suporte do sistema que você contratar também seja aberto e disposto a te ajudar a criar suas próprias soluções dentro da ferramenta.
Sabemos que implantar um sistema de gestão, não resolve todos os problemas do seu escritório e de sua operação, mas ao personalizá-lo junto ao seu fornecedor, você pode chegar muito perto disso.
Lembra que citei que você deve aproveitar essa oportunidade para rever seus processos e ter sucesso ao implantar um sistema de gestão? Será aqui que você terá a chance de criá-los e ajustá-los com o fornecedor ao seu lado. Por isso, não perca essa chance e deixe a ferramenta do jeitinho que você precisa e que melhor te atende.
6- Respeite o cronograma do fornecedor
O tempo exigido para implantar um sistema de gestão pode variar de acordo com o fornecedor, serviços escolhidos, número de departamentos, tarefas, entre outras questões.
No entanto, independente disso, seu fornecedor irá criar um cronograma para juntos realizaram a implantação do seu sistema. E você deve dar o seu melhor para segui-lo.
Sabemos que o dia a dia de uma contabilidade é corrido e milhares de situações podem mudar sua rotina de um minuto para outro. Mas participar e acompanhar o cronograma do fornecedor trará benefícios e você concluirá a implantação no tempo e da maneira correta.
Por isso, não pule etapas e não tente agilizar esse momento. Burlar esse cronograma pode prejudicar todo o esforço e dedicação que você investiu ao optar por implantar um sistema de gestão.
Aqui no Gestta, encaminhamos um cronograma, bem completo, para o escritório no início do onboarding. Dessa forma o empresário fica ciente de todas as etapas da implantação e pode ajustar sua rotina para não perder nenhum etapa desse processo tão importante.
7- Acompanhe os meses seguintes
O mundo ideal seria aquele que após implantar um sistema de gestão, tudo fica perfeito, mas infelizmente não é assim. É importante acompanhar os meses seguintes a implantação e ficar de olho, em conjunto com o seu fornecedor, no desempenho da ferramenta.
Para isso você pode utilizar indicadores como:
- SLA (Service Level Agreement);
- Índice de satisfação no ambiente organizacional;
- Taxa de ociosidade da equipe;
- Taxa de disponibilidade do sistema:
- índices de erro e retrabalho;
- Incidentes de segurança digital; Return Over Investment (ROI);
E você não precisa fazer isso sozinho, após a implantação do Gestta, por exemplo, o escritório continua sendo acompanhado pela equipe de Adoção. Esse time, além de ajudar a engajar os usuários do seu escritório, acompanham o uso da ferramenta e ajudam a maximizar ainda mais seus processos.
Essa equipe acompanha o escritório por 30 dias. Em seguida, e durante toda a jornada com o Gestta, seu escritório segue com o time de Sucesso do Cliente, ou seja, você nunca fica sozinho e tem sempre um suporte ao seu alcance.
Pronto para implantar um sistema de gestão no seu escritório?
Espero que esse artigo te ajude a implantar um sistema de gestão em seu escritório com sucesso e sem dores de cabeça.
Vale lembra que o sucesso nesse processo dependerá diretamente do comprometimento do seu fornecedor, de sua equipe e de todos que estiverem participando desse projeto.
Com todos engajados e seguindo as dicas de boas práticas deste artigo, a implantação no seu escritório será muito bem sucedida!
Ah, e se você quiser conhecer um pouco mais sobre o Gestta, esse artigo completão te explica tudo 👉 Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar!
E aí se sente preparado agora? Ou já teve que implantar um sistema de gestão em seu escritório antes, como foi esse processo? Me conta nos comentários! 💙
