O planejamento operacional faz parte dos planos do seu escritório? Se a resposta foi não, está na hora de mudar isso.

Considerado um dos fatores cruciais para que uma empresa seja bem-sucedida e alcance resultados satisfatórios em seu mercado, o planejamento operacional ainda é negligenciado por algumas organizações. Isso acontece porque, muitas delas acreditam que ter um bom planejamento estratégico já é o suficiente para conduzir um negócio e garantir o seu sucesso. 

No entanto, como fica a parte prática? O famoso e importante “mão na massa”? Pois é, tão fundamental quando definir as estratégias é conseguir esquematizar as ações necessárias para que esses objetivos sejam alcançados. E é exatamente sobre isso que se trata o planejamento operacional. 

Bora aprender a criar um para o seu escritório? Então continue comigo!

O que é planejamento operacional?

O planejamento operacional trabalha com o curto prazo. Seu principal objetivo é alinhar as ações da sua operação, com o que foi determinado no planejamento estratégico.

A partir desse plano, as ações são instrumentalizadas com definição de prazos, responsáveis, ferramentas, custos, recursos e afins. Tudo definido de modo a favorecer que se alcance na prática os resultados almejados na estratégia. 

Ou seja, com o planejamento operacional é possível transformar objetivos de longo prazo em tarefas menores e executáveis. 

Quais são os tipos de planejamento operacional de uma empresa?

Basicamente, existem dois tipos de planejamento operacional, com diferentes objetivos, veja:

Planejamento operacional single-use

Single-use, em uma tradução livre, quer dizer: uso único. Neste contexto, o planejamento operacional single-use é dedicado à resolução de um único e específico problema, por um curto período de tempo. Como, reduzir o tempo de entrega do IRPF de seus clientes, por exemplo. 

Planejamento operacional ongoing

Já no planejamento do tipo ongoing, que em português  quer dizer “em progresso”, o período de execução é mais extenso e pode ser usado para a resolução de mais de um problema.  

Além disso, ele vai passando por alterações à medida em que os resultados das ações adotadas vão sendo percebidos. Um bom exemplo seria agilizar a rotina do escritório, um projeto que iria demandar mais ações operacionais e levaria um pouco mais de tempo para ser executado. 

Como montar um planejamento operacional

Pelo nome, pode até parecer que o planejamento operacional é um bicho de sete cabeças, super difícil de se colocar em prática. Pois saiba que ele não é, seu processo é super simples e baseado em perguntas. 

Por isso, antes de ir para o passo a passo de como montar o seu planejamento operacional, preciso que você conheça o método que iremos utilizar para isso: o 5W2H. 

Essa é uma ferramenta de gestão empregada no planejamento de empresas. Ela parte de uma meta para organizar as ações respondendo às seguintes questões:

• O que (what);
• Por que (why);
• Onde (where);
• Quando (when);
• Quem (who);
• Como (how);
• Quanto (how much);

Em geral, essa metodologia costuma ser utilizada para avaliar, acompanhar e garantir que as atividades de um plano sejam executadas com clareza e excelência por todos aqueles envolvidos. Não por acaso, é uma excelente alternativa para elaborar um planejamento operacional. 

Dito isso, bora responder a essas perguntas e montar o plano? Então vamos lá:

1- O que (what)

Como vimos, a primeira pergunta que você deve responder para montar o seu planejamento operacional é “o que”. Ou seja, o que será feito para atingir os objetivos da sua organização? Capacitar sua equipe? Adicionar um novo produto ao seu portfólio? Tudo dependerá do que foi definido como estratégia. 

Vamos ver um exemplo? Suponha que o objetivo do seu escritório é reduzir o tempo que sua equipe perde com retrabalhos gerados por erros de digitação. Com isso, o seu “o que” poderia ser: “implantar um sistema de gestão”.

2- Por que (why)

A segunda questão é o “por que”. Aqui, você responde por que vai fazer a ação definida no “o que”. 

Usando ainda o exemplo acima, podemos responder o “por que” da seguinte forma: 

“O sistema de gestão será implantado para automatizar os processos que antes eram feitos manualmente e, assim, reduzir os erros de digitação e dar aos meus colaboradores tempo para cuidar de demandas mais estratégicas.” 

Tenha sempre em mente que esse é um planejamento operacional, ou seja, focado em sua força de trabalho. Por isso, definir o propósito do plano de maneira clara é essencial para motivar os colaboradores e ajudá-los a entender porque estão executando determinada tarefa.

3- Onde (where)

Nesse passo do planejamento operacional, você deve pensar onde as atividades serão desenvolvidas. Podem ser na própria empresa ou remotas, caso seu escritório esteja trabalhando em home office ou de forma híbrida, por exemplo. Além dos recursos e equipamentos necessários para isso. 

4- Quando (when)

Definir um prazo para alcançar os resultados do seu planejamento operacional é essencial para garantir a motivação dos envolvidos. 

No entanto, atente-se para não criar prazos muito ilusórios que, ao invés de motivar, acabem minando a produtividade de seu time e prejudicando o andamento das demais atividades do escritório. 

5- Quem (Who)

Aqui, você deve definir quais são as áreas e quem são os colaboradores envolvidos nas operações, bem como os responsáveis pelas tarefas. Ou seja, quem realmente ficará responsável por colocar a mão na massa e fazer o objetivo se concretizar.

Para que fique mais claro, no caso do exemplo que estamos usando, o “quem” poderia ser respondido da seguinte forma:

• Colaborador x –  Encontrar a ferramenta 
• Colaborador x –  Dar o aval para a contratação
• Colaborador x –  Acompanhar e validar a implantação e o treinamento das equipes

6- Como (how)

Sabe a meta que você definiu no início desse planejamento operacional? Precisamos dela pra responder o “como“. Pensando novamente no nosso exemplo, o objetivo é reduzir o retrabalho, automatizando as tarefas que o escritório executa manualmente. Dessa forma, não basta apenas implantar uma ferramenta de gestão, é preciso encontrar aquela que melhor atenda as necessidades do negócio e que possa, realmente tornar automática essas atividades. Caso o contrário, o objetivo traçado, não será atingido. 

Sendo assim, o “como” do nosso exemplo, poderia ser respondido assim: 

“Encontrando uma ferramenta de gestão, que seja adequada ao escritório, que atenda às nossas necessidades e que possa automatizar todas as funções operacionais que hoje são executadas de forma manual”

7- Quanto (how much)

Enfim, é preciso estimar quanto o objetivo do seu planejamento operacional deve custar. 

Para definir esse orçamento, o ideal é que você passe por todas as etapas anteriores para ter noção de tudo o que irá precisar. Só assim, a sua previsão de custo será  real e assertiva.

Ainda, se você tiver um planejamento financeiro, verifique a viabilidade econômica do seu negócio, antes de responder essa última questão. Afinal, não adianta criar um planejamento operacional super sólido, se ele não estiver de acordo com a realidade financeira do seu escritório. 

Pronto para começar o seu planejamento operacional?

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender a importância de um planejamento operacional e o quão simples é o seu passo a passo. 

No entanto, antes de concluirmos, é importante que você saiba que, após desenhado, o planejamento operacional não pode ser esquecido. Ele deve ser revisto a qualquer momento se alguma ação não der certo ou não gerar os resultados esperados. Lembre-se que a intenção é alcançar os objetivos operacionais dentro do prazo definido, que geralmente são bem curtos. Por isso, os ajustes precisam ser ágeis e precisos, ou seja, nada de engavetá-lo. Deixe seu planejamento à vista e seja rápido para realizar alterações, caso necessário, combinado? 

Pronto, agora você já sabe tudo o que precisa sobre o planejamento operacional e pode colocar a mão na massa!

Até o próximo conteúdo!