Você sabe a diferença entre eficiência e eficácia? Enquanto uma está relacionada ao nível operacional, ou seja, a produtividade e ao processo de executar as coisas. A outra está ligada ao nível gerencial e ao atingimento de objetivos por meio da qualidade dos resultados alcançados. Por isso é importante conhecer essa diferença e saber como medir cada uma delas. 

Para te ajudar com isso, nesse texto irei aprofundar mais esses conceitos e dar exemplos para que você possa distinguir com facilidade uma da outra. Então, vem comigo que nós vamos explorar essa diferença juntos.

Bora lá?

O que é eficiência?

Vamos começar falando um pouco sobre o que é eficiência. Como mencionei no início deste artigo, essa palavra está diretamente ligada à produtividade do processo. O que isso significa? Que ela é o processo de executar exatamente o que foi planejado. Ou seja, mencionar eficiência é falar que produzimos o que foi proposto sem erros, utilizando os recursos disponíveis da melhor forma possível, sem aumentar os custos e mantendo o prazo estipulado, sem perdas e nem desperdícios durante esse processo todo.

Para o pai da administração moderna, Peter Drucker, a eficiência é definida da seguinte maneira:

“A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar uma operação com menos custo, recursos, pessoas, tempo e etc.”

Para ficar ainda mais claro, vou mostrar alguns exemplos de eficiência: 

Na realização de um processo de abertura de empresa: você ficou dentro do prazo estipulado, usou de maneira inteligente os recursos disponíveis e necessários e o seu processo não teve erros e nem retrabalhos. Isso quer dizer que o trabalho ocorreu de forma eficiente!

Quando é necessário contratar um serviço de motoboy para o seu escritório: você contratou o veículo pelo valor que tinha disponível para o serviço, negociou o prazo de entrega e a rota a ser seguida. O documento foi entregue corretamente e dentro do prazo, o que significa que a contratação foi eficiente!

E o que é eficácia?

Agora vamos falar sobre a eficácia. Ser eficaz significa, basicamente, atingir o objetivo proposto. A palavra está relacionada diretamente ao seu objetivo final e ao resultado alcançado, ela tem relação com a tomada de decisão dentro de um escritório para que se alcance o objetivo proposto independente dos custos ou tempo.

A eficácia está ligada ao atingimento de objetivos sem poupar recursos financeiros, pessoas, entre outros. Nesse caso, o importante é atingir o objetivo, não importa como isso será feito ou quanto irá custar. 

Usando Peter Drucker novamente, ele define a eficácia da seguinte forma:

“A eficácia está ligada em fazer as coisas acontecerem da maneira certa, tendo como foco o objetivo final e não o caminho que será percorrido para isso, geralmente está relacionada ao nível gerencial do negócio.” 

Veja alguns exemplos de eficácia: 

Usando o exemplo anterior, seu objetivo é abrir a empresa. Dessa forma, você foi eficaz nesse objetivo se a abertura da mesma aconteceu da maneira correta e esperada. Ou seja, se você finalizou o trabalho e tem em mãos o CNPJ e a Inscrição Estadual. 

Para a contratação de um serviço de motoboy, você foi eficaz se o documento foi entregue. Pois, o objetivo era esse: contratar um serviço de transporte para entregar algo a alguém. 

Qual a diferença entre eficiência e eficácia

Como vimos, eficiência e eficácia estão diretamente ligadas, porém não são a mesma coisa! Ambas são de extrema importância para o desenvolvimento das rotinas de trabalho e para os resultados organizacionais. Por isso, é muito importante compreender as similaridades delas e conseguir trabalhar em equilíbrio para obter o melhor de cada uma.

Acho válido colocar aqui alguns exemplos que envolvem os dois conceitos:

Vamos pensar no processo de vendas do seu escritório. A eficiência dessa tarefa está relacionada ao caminho percorrido até o momento da reunião. O que isso significa? Que o processo para que isso acontecesse ocorreu da melhor maneira possível. Ou seja, seu vendedor utilizou todos os recursos disponíveis, buscou informações sobre o prospect, preencheu todas elas em seu CRM, entrou em contato com ele, conseguiu persuadi-lo e agendar a reunião. Já a eficácia desse processo está ligada ao fechamento do contrato. Isto significa que o vendedor atingiu o objetivo. Afinal, ele conseguiu trazer mais um cliente para o escritório.

Outro exemplo: Em uma empresa, um gerente é eficiente quando é capaz de coordenar, planejar e organizar o trabalho de seus colaboradores da melhor forma, respeitando a competência de cada um. E eficaz quando ele consegue motivar sua equipe a alcançar os objetivos da organização, sejam eles um aumento nas vendas, a satisfação dos clientes, etc.

Para ficar ainda mais clara a diferença entre eficiência e eficácia, vou deixar aqui uma frase que ouvi em uma palestra e que me fez entender, de forma simples, tudo isso:

“Eficiência é ficar 60% do tempo de um jogo com a bola no pé. Eficácia é marcar o gol”

Como saber se o seu escritório está sendo eficiente e eficaz?

Agora que entendemos a diferença entre eficiência e eficácia, vamos ver como identificá-las em seu escritório.  Afinal, ambas são elementos importantes para o atingimento de resultados de forma acelerada pelo seu negócio. E a melhor forma de saber se as duas acontecem em seus processos é utilizando métricas e KPI ‘s.

Sendo assim, olhando para esse contexto, podemos medir a eficiência da seguinte maneira:

• Comparando os resultados atingidos x recursos utilizados;
• Analisando os processos internos;
• Realizando melhorias contínua dos processos;
• Olhando para a otimização de resultados.

Afinal, a eficiência, como expliquei ao longo do artigo, está ligada ao caminho percorrido. Por isso, olhar para os processos internos e pensar em como melhorá-los é uma maneira de garantir que as coisas aconteçam de maneira eficiente. 

Já para medir a eficácia, podemos olhar o contexto desta forma:

• Realizando uma análise do que se esperava atingir x o que foi atingido;
• Analisando períodos determinados, sejam eles semanais ou mensais.

Ou seja, a forma de medir se o seu escritório está sendo eficaz ou não é fazendo uma análise do que se esperava atingir e o que verdadeiramente foi alcançado dentro de um período determinado.

Como melhorar a eficiência e a eficácia do seu escritório?

Agora que compreendemos a diferença entre eficiência e eficácia e como identificá-las no dia a dia do escritório, que tal aprendermos a melhorá-las? Afinal, as duas são fundamentais para o sucesso de um negócio.

Neste contexto, a adição de um sistema de gestão pode ser o meio ideal. O Gestta, por exemplo, além de trazer eficiência e eficácia ao seu escritório, ajuda com o acompanhamento das métricas que mencionei no tópico anterior e conta com funcionalidades, como:

• Distribuição inteligente de tarefas; 
• Automação de tarefas que não exigem dedicação humana; 
• Controle de prazos;
• Apoio a gestão planejada de pessoas; 
• Relatórios  de indicadores para avaliação de desempenho de forma analítica e consciente;
• Dashboard com visão macro do escritório;
• Diferentes níveis de acesso;

Com esses recursos, seu escritório ganha eficiência nas tarefas e eficácia para atingir os objetivos do negócio utilizando os recursos necessários para isso. 

Então, se você deseja melhorar os níveis de eficácia e eficiência do seu escritório, clique no botão abaixo e solicite uma demonstração do Gestta,  gratuita e sem compromisso!

Então é isso!

Resumindo então, a diferença entre eficiência e eficácia é que, a eficiência consiste em realizar uma demanda da maneira correta, utilizando menos recursos para isso. Enquanto a eficácia está ligada a forma como as coisas acontecem, tendo como foco o objetivo final e não o caminho que será percorrido. 

Portanto, espero que esse artigo tenha ajudado você a entender a diferença entre eficiência e eficácia e a importância que cada uma delas têm na rotina e na entrega dos seus serviços. Além, é claro, de bons insumos sobre como acompanhar e melhorar cada uma delas em seu escritório!

Até o próximo conteúdo!