Você sabe o que é Kaizen? Essa metodologia é bastante utilizada por empresas que desejam melhorar continuamente os seus processos. Ela funciona como um evento, cujo objetivo central é realizar pequenas melhorias diariamente, tornando mais eficiente a produtividade e a qualidade das entregas do seu escritório. Isso ajuda a garantir a segurança dos processos e uma cultura organizacional forte, reduzindo os pequenos desperdícios existentes em um fluxo de trabalho. Dessa forma, a metodologia Kaizen vê a melhoria contínua como um processo gradual, metódico e cíclico. 

Ou seja, Kaizen é uma metodologia que pode fazer muito pelo seu negócio. Por isso, eu resolvi trazer neste artigo tudo o que você precisa saber para implantá-la em seu escritório.

Vamos lá?

O que é a metodologia Kaizen?

Kaizen significa: Kai (mudar) Zen (para melhor), o que, no bom e velho português, foi traduzido para: melhoria contínua. Essa metodologia, criada no Japão após a Segunda Guerra Mundial por Masaaki Imai, é uma das ferramentas do Lean Manufacturing, que tem como função aprimorar, por meio de ciclos, todos os setores de uma empresa padronizando os processos produtivos.

Essa ferramenta também estimula a criatividade como recurso para melhorar a cultura da empresa, tendo como requisito, igualmente, a metodologia Seis Sigma. Ou seja, um esforço coletivo para resolver problemas como, por exemplo, a redução de desperdícios.

Portanto, resumidamente, o Kaizen se concentra em investimentos criativos que resolvem continuamente um grande número de pequenos problemas. Claro que grandes projetos e grandes mudanças ainda serão necessários. Porém, o poder da metodologia Kaizen está em fazer pequenas e constantes melhorias que impactam os processos e aumentam a produtividade e qualidade do trabalho. 

Como aplicar a metodologia Kaizen em seu escritório

O Kaizen acontece como um evento que pode durar até 30 dias, passando por diversas etapas até que o objetivo seja alcançado. 

Neste contexto, aplicar a metodologia Kaizen depende muito do monitoramento contínuo do processo. Ou seja, sabe o famoso ciclo PDCA? Então, é  exatamente isso. Você planeja mudanças (P – plan ), coloca elas em prática (D – do), verifica se está tudo certo (C – check ) e começa novamente (A – action). Assim, você identifica a melhor solução, verifica se está funcionando bem e posteriormente otimiza e torna este o padrão. 

O intuito é garantir que os ganhos incrementais sejam incorporados realmente à sua operação. Além de reforçar, como cultura da empresa, que o Kaizen não exige grandes investimentos e sim esforço, empenho e criatividade contínuos.

Dito isso, hora de colocar a mão na massa e aprender como colocar o Kaizen em prática aí no seu escritório:

1- Faça um pré-evento

Como eu disse, a metodologia Kaizen acontece como um evento. Dessa forma, antes de dar o start, é necessário colocar em prática algo como um pré-evento, que consiste em uma série de ações que antecedem o dia do Kaizen.

Para que você entenda melhor, veja um exemplo de pré-evento:

• Identifique o problema: Reduzir o tempo de entrega do Departamento pessoal, aumentando a produtividade e satisfação do cliente.
• Crie uma meta: Reduzir o prazo de 3 para 1 dia.
• Faça um levantamento de dados: Quais problemas a área enfrenta? Qual o fluxo de trabalho existente no momento? Ele é padronizado? O que justifica o prazo de 3 dias?
• Monte uma equipe multidisciplinar: Pessoas responsáveis por levantar esses dados e colocar as melhorias em prática. 
• Crie uma programação: Reserve uma sala e crie uma programação para compartilhar com a equipe, detalhando todo o projeto com informações como a data de todas as ações, descritivo das atividades, seus responsáveis e o que mais achar necessário.  

2- Identifique a solução

Pré-evento criado, chegou a hora de iniciar a primeira ação prática da metodologia Kaizen, que consiste em encontrar uma solução para o problema ou iniciar pequenas melhorias que o levem ao objetivo final. 

Para isso, reúna-se com sua equipe, analise o fluxo atual e faça um brainstorming das possíveis soluções e melhorias. Elas podem ir do aumento da força de trabalho à possibilidade de adquirir um software contábil para acelerar o processo, por exemplo. O intuito dessa etapa é colocar em pauta os dados levantados e linká-los a soluções. 

3- Monte um plano de ação

O plano de ação é um demonstrativo de como, na prática, as soluções encontradas serão aplicadas ao dia a dia do departamento.

Por isso, ele deve conter: data de início; responsáveis por cada atividade; melhorias que serão implantadas e data de término da implantação. 

Esse plano será o seu guia para a próxima etapa da metodologia Kaizen, garantindo que tudo o que foi planejado seja executado corretamente e no prazo. 

4- Execute o plano de ação e aplique as melhorias

Nessa etapa da metodologia Kaizen, você deve reunir os responsáveis pela implantação para que coloquem em prática as mudanças e melhorias definidas no passo anterior.

Um ponto importante dessa etapa é que, não é necessário aguardar que a implantação seja concluída para sugerir e aplicar as melhorias que surgirem no caminho. Faça isso durante o processo para que o “timing” não seja perdido e a implantação ocorra de forma otimizada e ágil. 

5- Analise os resultados

Monitorar e controlar os resultados é crucial para saber se as melhorias atenderam as expectativas. Neste contexto, análise o prazo, a qualidade da execução, veja se as melhorias implantadas não afetaram negativamente os demais processos do departamento e peça para que a equipe de implantação também dê a sua opinião. 

Lembre-se que é importante contar com a colaboração e visão da equipe multidisciplinar durante todo o evento do Kaizen. Afinal, serão eles os mais afetados pelas mudanças e merecem ser envolvidos. 

6- Oficialize o padrão

A melhoria deu certo e o objetivo quanto ao prazo foi atendido? Então é hora de padronizar e oficializar o procedimento. Para isso, você pode criar um POP  – Procedimento Operacional Padrão. 

POP é um documento que estabelece o roteiro, ou desenho, de como a atividade deve ser realizada agora. Ou seja, ele aponta todos os passos para que qualquer colaborador possa colocar a melhoria em prática, sem a necessidade de um treinamento. 

Essa é a melhor maneira de garantir resultados consistentes de acordo com o padrão e qualidade determinados durante o evento da metodologia Kaizen. 

7 – Reinicie o ciclo

Por fim, mas não menos importante, o ciclo da metodologia Kaizen se reinicia com o retorno da fase de planejamento, identificando novos problemas ou novas oportunidades no escritório continuamente. 

Pronto para colocar a metodologia Kaizen em prática?

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado a entender o que é a metodologia Kaizen e como aplicá-la. Afinal, quando colocada em prática, da maneira certa, seu escritório reduz desperdícios, aumenta a produtividade, melhora a qualidade de entrega e, consequentemente, a satisfação do seu cliente. 
Por isso, coloque esse passo a passo em prática, aplique a metodologia Kaizen em seu escritório e volte neste artigo para me contar como foi, combinado?