Todo colaborador do seu escritório, que trabalha em regime CLT, tem direito a férias. Esse período é essencial para que ele recarregue suas energias e volte renovado para mais um ano de trabalho. E, assim como o colaborador precisa se preparar com antecedência para curtir e aproveitar esse momento, o seu escritório também precisa realizar um bom controle de férias para que o período de ausência dele não seja negativo para a empresa.  
 

Mas você sabe como fazer um controle de férias de colaboradores eficiente? Sabe quais cuidados o seu escritório deve ter nesse momento e o que diz a lei sobre esse período? Pois, se você tem dúvidas sobre esse tema, continue comigo.  

O que a lei diz sobre as férias? 

Para garantir que estamos alinhados, vou começar explicando o que a lei diz sobre esse período e as principais mudanças que ocorreram em relação a esse tema depois da Reforma Trabalhista.  
 

Segundo o artigo 129 da CLT, todo colaborador com contrato CLT, tem direito a 30 dias de férias a cada 12 meses de atividade. Esses dias podem ser gozados de forma total ou reduzidos proporcionalmente, se houverem faltas não justificadas dentro do seu período aquisitivo. O colaborador também pode decidir, em comum acordo com o escritório, se os 30 dias serão retirados integralmente ou divididos em duas ou três partes.

Além dessas, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estipula outras regras para esse período, veja:  

Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) 
 

Art. 130 – Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na seguinte proporção: (Redação dada pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) 
 

• I – 30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes; (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) 
• II – 24 (vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas; (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) 

• III – 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas; (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) 
• IV – 12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas) faltas. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) 
   

§ 1º – É vedado descontar, do valor das férias, as faltas do empregado no trabalho. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) 

§ 2º – O período das férias sempre deverá ser computado, para efeito da lei, como tempo de serviço. (Incluído pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977) 

A Reforma Trabalhista, realizada pelo Governo Federal em 2017, alterou alguns pontos sobre esse tema que são importantes em vários aspectos e, mais do que isso, afetam a relação entre empregador e colaborador. Por isso, é importante que você as conheça: 

• Período de saída: As férias do colaborador precisam sempre iniciar com três dias de antecedência em relação aos feriados e finais de semana; 

• Idade: Não existe mais nenhuma restrição para a divisão das férias para colaboradores com menos de 18 anos de idade e mais de 50; 

• Fracionamento: Se o colaborador deseja fracionar suas férias, é importante que uma delas tenha, no mínimo, 14 dias, enquanto as outras não podem ter menos que cinco dias cada uma.  

• Fracionamento Justificado: Ainda sobre o fracionamento, esse não precisa mais ser justificado. Ou seja, caso o colaborador queira fracionar suas férias, seja qual for o motivo, ele pode, desde que siga as normas acima.  

• Banco de horas: Não é possível acumular ou descontar horas de trabalho para compensar no período de gozo.  

Qual o propósito do controle de férias? 

Agora, voltando para o controle de férias, esse é um processo que deve fazer parte da rotina do seu escritório, pois tem como objetivo principal o planejamento prévio e estratégico do período de descanso de seus colaboradores.  
 

Por meio dele, é possível organizar com antecedência as saídas de seus profissionais para evitar sobrecargas, atrasos nas entregas e a perda de desempenho e qualidade das equipes. Ele permite também que o seu escritório faça a gestão dos cálculos e pagamentos desse período de gozo com precedência. Isso garante os direitos do colaborador perante a legislação trabalhista e mantém o seu fluxo de caixa livre de riscos e surpresas.  

Portanto, fazer o controle de férias dos seus colaboradores é fundamental para a manutenção da rotina da empresa, principalmente as contábeis, que contam com períodos de grande demanda ao longo do ano.  

Quais as consequências da falta de controle de férias? 

Um bom controle de férias impede que alguns impactos negativos batam à sua porta.  
 

Para que isso fique mais evidente, abaixo eu mostro 3 grandes consequências que a falta do controle de férias pode causar ao seu escritório, veja:  
 

• Perda da motivação: Um colaborador que tem suas férias atrasadas, canceladas ou mal planejadas, provavelmente ficará com a saúde física e mental prejudicadas, o que, consequentemente, afetará o seu resultado no trabalho. Inclusive, a perda da motivação é um dos principais fatores que levam a diminuição da produtividade e isso pode ser extremamente prejudicial para o seu negócio.  

• Estresse: O estresse no ambiente de trabalho afeta, não só o colaborador que está passando por esse problema, mas todos aqueles que lidam com ele. Seja diretamente, como sua equipe de trabalho, ou indiretamente, como seus clientes. Com isso, o colaborador começa a passar a maior parte do tempo irritado, preocupado, frustrado e ansioso, o que, consequentemente, afetará seu rendimento.  

• Pagamento de Férias Dobradas: Talvez este seja o item que mais coloca em risco sua empresa, ao não realizar o controle de férias. Isso porque, caso você não oriente o colaborador a gozar de seu descanso, antes do término do período concessivo, o escritório precisará pagar o valor devido de forma dobrada. Pois é. E, não adianta avisar o colaborador faltando uma semana para o fim do período concessivo. É preciso avisá-lo sobre as férias com, no mínimo, 30 dias antes do início do período de usufruto. 

Como realizar o controle de férias de forma eficiente? 

Agora que você compreendeu os malefícios que a falta de controle de férias pode causar, está na hora de aprender a realizar essa gestão aí no seu escritório.  

Vamos lá? 

1- Obtenha um histórico das férias 

Antes de iniciar a criação do seu controle de férias, procure identificar se já existe algum histórico sobre isso em seu escritório. Se sim, verifique se o mesmo está correto e faça as atualizações necessárias. Se não houver esse documento, você terá que criar um e, para isso, algumas informações serão necessárias, como: 
 

• Nome do colaborador; 
• Data da contratação 
• Último período de entrada e saída de férias; 
• Dias de férias. 

Com esses dados em mãos, adicione tudo em uma planilha, junto com os próximos períodos de férias de cada um dos seus colaboradores.  

Levantar esses dados logo no início é importante, pois, se os seus colaboradores não gozarem das férias no período que é previsto por lei, seu escritório pode ser acionado pela justiça e processado por parte do colaborador. Inclusive, no ranking criado pela justiça do trabalho, os processos trabalhistas sobre férias ocupam o 8° lugar com mais de 124.205 processos abertos. Por isso, inicie o seu controle de férias fazendo uma revisão do passado do seu escritório.  

2 – Crie uma boa política de controle de férias  

Sabe as informações sobre a lei que eu mencionei acima? Então, use elas para criar a sua política de controle de férias.  
 

Esse será o documento oficial do seu escritório sobre esse assunto e seus colaboradores poderão consultá-lo sempre que houver alguma dúvida.   
 

Por exemplo, com a Reforma Trabalhista, os colaboradores não podem mais dividir as férias em 3 partes iguais, certo? Como nem todo mundo sabe dessa mudança, muito provavelmente apenas seus colaboradores do departamento pessoal têm essas regras na ponta na língua, adicione essa informação no seu documento sobre política de controle de férias para que todos saibam o que podem e o que não podem fazer.  

No entanto, procure não se limitar somente ao que diz a lei e adicione normas específicas para o seu escritório, como: 

• Não é permitido mais de um colaborador do departamento tirar férias no mesmo período; 
• Fica proibida a saída de férias em períodos de Imposto de renda e envio de DCTF;. 
   

Esses são apenas exemplos, veja o que faz sentido para o seu negócio e adicione a sua política. E lembre-se de deixar todas essas definições expostas em locais de acesso a todos os colaboradores, de forma clara e bem compreensível.  

3 – Planeje os períodos de férias dos seus colaboradores com antecedência 

Apesar de ser bastante comum encontrar cenários nos quais o colaborador sugere o período férias, quem tem esse poder de decisão é você. Essa informação é importante principalmente quando se está diante de um caso de férias a vencer.  

Claro que é importante ouvir o colaborador e suas preferências para que exista um acordo entre vocês. No entanto, é essencial que a vontade de um, não prejudique a do outro.  
 

Por isso, a melhor maneira de evitar essa situação é planejando com antecedência. Com isso, você terá tempo o suficiente para projetar o impacto que cada uma das ausências poderá causar no processo produtivo do seu escritório. 

Uma ideia é, assim que o seu histórico de férias estiver pronto, abra um edital para que todos comuniquem os períodos nos quais gostariam de gozar de suas pausas. Após todos informarem as datas, crie um calendário dentro de suas possibilidades e adicione ao seu controle de férias. Assim, você terá uma projeção fiel das ausências do seu escritório, bem como dados de saldo, vencimento e tudo o que é importante para o seu controle.  

4- Treine os colaboradores que cobrirão os ausentes 

Os treinamentos também devem fazer parte do seu controle de férias. Isso porque, você não pode deixar o lugar de um colaborador ausente, sem que ninguém assuma suas tarefas, principalmente quando falamos de escritórios contábeis. Afinal, um dia de atraso nas entregas pode significar multas altíssimas e uma porção de clientes insatisfeitos.  
 

Por isso, para que o seu escritório continue realizando suas atividades sem prejuízos de tempo e nem qualidade, é necessário que todos os processos realizados pelo colaborador de férias continuem sendo executados por outro profissional. 

Assim, antes do período de gozo do colaborador, defina com clareza quem ficará encarregado pelo seu trabalho e solicite que ele inicie um período de treinamento com esse colega. E por mais que eles sejam do mesmo time, pode ser que os dois executem atividades diferentes, atendam clientes específicos ou toquem projetos que o outro não saiba. Por isso, determinar esse treinamento é essencial para que ninguém sinta tanto a ausência de um colaborador.  
 

Um período médio de 20 dias de antecedência, dependendo da atividade e do nível de conhecimento que esse colega substituto tenha, pode ser o suficiente para que tudo esteja alinhado antes das férias se iniciarem. O importante é que o colaborador que ficará responsável durante a ausência do outro esteja confiante quanto às atividades e demandas que irá assumir. 

5 – Prepare o caixa 

Por fim, o seu caixa também deve estar preparado para cumprir as obrigações financeiras referentes ao período de gozo de um colaborador. Por isso, é fundamental adicionar ao controle de férias a faixa salarial atual dos seus profissionais para que você possa realizar cálculos e projeções de forma mais eficiente.  
 

Por exemplo, se um colaborador solicita férias para um período em que você sabe que o fluxo de caixa do escritório é mais baixo, existe a possibilidade de sugerir ao colaborador o fracionamento das férias. Assim, o valor a ser pago será menor e o seu caixa menos prejudicado.  
 

Outras formas de evitar o impacto negativo do seu financeiro, são: 

• Cobrar clientes inadimplentes; 

• Ajustar a data de pagamento dos fornecedores; 
• Antecipar recebíveis; 
• Solicitar acordo com financeiras. 

Essa última opção pode ser muito útil. Sei que a possibilidade de solicitar um acordo com financeiras pode assustar, mas as opções de pagamento atualmente são mais facilitadas do que eram há alguns anos. Além disso, os bancos digitais também contam com boas alternativas e taxas de juros abaixo do mercado. Portanto, vale a pena conhecer as possibilidades antes de, em último caso, adiar as férias de um colaborador.  
 

O mais importante é ter no controle de férias essas informações para que o seu caixa não seja pego de surpresa.  

Pronto para começar o controle de férias dos seus colaboradores? 

Ficou mais fácil entender a importância e como realizar o controle de férias dos colaboradores do seu escritório? Espero que sim, afinal, além de ser um direito garantido por lei, as férias são necessárias para repor a energia e manter o equilíbrio do colaborador. Ou seja, é um período de descanso fundamental que, sem um planejamento, pode gerar muita dor de cabeça, tanto para você que é gestor, quanto para a sua equipes. Então, espero que esse artigo tenha sido útil! 

E para que você possa começar hoje mesmo o seu controle, deixo aqui uma planilha montada. Assim, sua função será apenas preenchê-la com as informações que eu citei aqui no artigo, combinado? 

Para acessá-la, basta clicar no botão abaixo e fazer a sua cópia! 

Até o próximo conteúdo!