Os gaps de competência podem causar muitos danos no desempenho do seu escritório. Afinal, diante de um mercado extremamente competitivo, contar com equipes funcionais e capacitadas é essencial para enfrentar os desafios com maior facilidade e criatividade.  
 

Dessa forma, é fundamental monitorar as competências e habilidades de seus colaboradores, bem como verificar se eles estão atingindo as expectativas e cumprindo seus papéis dentro do ambiente de trabalho.  

Por isso, neste conteúdo, eu irei ajudá-lo a encontrar os gaps de competências de seus colaboradores e mostrar formas de corrigi-los. 

O que são gaps de competências? 

Antes de mais nada, vale esclarecer que os gaps de competências são as habilidades que um colaborador precisa desenvolver para atender as expectativas de uma empresa. Ou seja, um gap é a diferenças entre as competências que o colaborador tem e as que ele precisa ter. 
 

Essas lacunas, quando não trabalhadas, acabam prejudicando o escritório de várias maneiras. Afinal, se um colaborador não possui as habilidades necessárias para fazer as entregas que o departamento e o negócio precisam, os resultados perdem qualidade, o próprio profissional passa a ser menos produtivo e, consequentemente, o desempenho de toda a organização é afetado.  
 

As causas desses gaps podem ser várias, desde o pouco investimento da empresa em cursos e treinamentos voltados para os colaboradores até a falta de fit cultural entre o profissional e a área na qual ele está atuando.  
 

Independentemente das causas, eles não podem ser ignorados, devem ser identificados e resolvidos para que não haja nenhum risco de piora com o passar do tempo.   

Como identificar os gaps de competência dos colaboradores do seu escritório? 

A rotina de um escritório precisa da dedicação dos seus profissionais para ser eficiente. Por isso, é fundamental enxergar rapidamente quando algo prejudica a produtividade, a qualidade e a entrega dos seus resultados.  E isso só é possível quando os gaps de competência são identificados.  
 

Pensando nisso, abaixo irei mostrar 3 formas de fazer isso:  

1 – Mapeie as competências necessárias 

Antes de saber o que falta na capacidade dos seus colaboradores, é necessário saber no que eles precisam se desenvolver, certo? Por isso, a primeira etapa na identificação dos gaps de competência é estruturar o perfil ideal que seus colaboradores precisam ter, de acordo com as competências necessárias para que exerçam suas funções corretamente. 
 

Por exemplo: Um analista pleno de departamento pessoal, deve estar familiarizado com atividades, como admissão de colaboradores, elaboração de folha de pagamento e criação de contrato de trabalho. Além de ter um mínimo de 3 anos de experiência e uma formação em RH. 
 

Esses dados, geralmente, constam na descrição de cargos, que é um documento que contém informações detalhadas e específicas sobre as responsabilidades e obrigações dos colaboradores de um escritório. A partir delas, é possível saber quais competências o seu escritório deve requisitar de um analista nesse departamento e são elas que irão guiá-lo na investigação dos gaps.  Então, se você ainda não tem esse descritivo, reúna todas as habilidades, experiências, formação acadêmica e, até mesmo, os treinamentos obrigatórios nos quais acredita serem necessários para um profissional nessa função.  
 

Para ver o passo a passo de como criar esse documento, leia: Descrição de cargos para a contabilidade – Aprenda um método simples e objetivo de criá-las 

2 – Compare o perfil ideal com o perfil real 

Agora que você definiu suas expectativas, chegou a hora de compará-las com a realidade dos seus profissionais, analisando as competências que eles já têm.  

Por isso, nesta etapa da identificação dos gaps de competência, você terá que traçar um perfil real do colaborador colocando algumas ações de avaliação de desempenho em prática. 

As avaliações de desempenho servem para investigar esses gaps de forma mais eficiente. Afinal, pessoas que não executam bem suas atividades, provavelmente, não possuem todas as competências que seu escritório precisa.  

Existem diversas metodologias possíveis para realizar essa análise, como a avaliação 90°, que acontece quando o gestor direto do profissional avalia suas entregas, a avaliação conjunta, na qual o colaborador avalia o seu líder ao mesmo tempo em que é avaliado por ele, entre outras opções.  
 

Seu escritório deve encontrar aquela que faz mais sentido para as suas necessidades.  

Veja outras opções viáveis aqui: 6 Tipos de avaliação de desempenho para você aplicar em seu escritório contábil e mensurar a performance de seus colaboradores 

3 – Torne as avaliações de desempenho uma ação recorrente 

Feita a comparação entre perfil esperado e perfil real e encontrado os gaps de competência, outros parâmetros devem ser utilizados para evidenciar o que causou esses pontos fracos. Com esse comparativo, é possível reconhecer facilmente as lacunas do colaborador e iniciar uma estratégia para desenvolvê-las.  

É importante realizar esse processo de forma periódica, sempre que o seu escritório modificar objetivos, metas, sistemas, atividades e tudo mais.  Sempre revendo as funções estratégicas para identificar possíveis alterações.  
 

Também é essencial manter a comunicação interna aberta para que os próprios colaboradores possam sugerir melhorias nos processos de suas funções, otimizando o trabalho. Cada vez que isso acontecer, também é necessário reavaliar a lista de competências necessárias para o cargo.  

O que fazer para resolver os gaps de competência? 

Existem algumas formas de resolver os problemas de gaps de competência do seu escritório e, nas próximas linhas, eu deixo algumas dicas de como você pode fazer isso, veja:  

1- Analise os resultados da avaliação de desempenho 

Com os resultados obtidos na avaliação de desempenho, você tem um compilado de dados sobre os gaps de competência de seus colaboradores para analisar e entender qual a melhor forma de oferecer suporte a esses profissionais.  
 

Com isso, a melhor forma de agir é considerar pontos, como: 
 

• Origem do gap 
• Quais processos do escritório ele tem impactado 
• A quanto tempo essa lacuna existe 

Tudo isso ajudará você a definir a melhor solução para evoluir com esse colaborador, sem perder tempo e nem recursos investindo em um método de desenvolvimento que pode não funcionar. 

2- Ofereça feedbacks construtivos 

A segunda dica é bater um papo com o colaborador, conscientizá-lo sobre seus gaps de competência e como eles têm impactado os processos da empresa. Afinal, é importante que ele tenha clareza sobre seus pontos fracos e fortes e como eles se relacionam com suas responsabilidades.  

Essa abordagem o deixará mais livre e disponível para aceitar suas ações. Além disso, procure ouvir também o que o colaborador tem a dizer e qual a opinião dele sobre o problema. Isso pode ajudar você na hora de resolver a questão, pois tornará mais fácil a escolha do método de treinamento mais efetivo. 

Os feedbacks construtivos fornecem ao colaborador uma análise detalhada sobre o seu desempenho em determinada tarefa ou função e proporciona a ele a oportunidade de entender melhor seus gaps, realizar ajustes, rever condutas e potencializar seus resultados.  
 

Por isso, mesmo após a resolução do gap, mantenha esse feedback como algo periódico com seus colaboradores.  
 

E caso você não saiba como conduzir um feedback construtivo, aqui no blog eu ensino, passo a passo, como colocar essa ação em prática, veja: Feedback Efetivo – Como aplicar com sua equipe contábil 

3- Invista em programas de treinamento e desenvolvimento 

Investir na educação e nos treinamentos corporativos é fundamental para reduzir os gaps de competência em seu escritório. Além disso, eles também contribuem para aumentar a motivação e o engajamento do colaborador, o que também impacta na aceleração do processo de resolução dos gaps.  

E não pense que todo treinamento precisa custar caro, pelo contrário. É possível recrutar um colaborador, com o conhecimento e a competência desejada pelo escritório e solicitar a ele que treine esse outro profissional que não as possui. Esse recurso é chamado de mentoria e funciona principalmente em times nos quais mais de uma pessoa executa a mesma função, exatamente como acontece nos escritórios contábeis.  
 

O Job rotation, ação no qual um colaborador passa a exercer diferentes funções dentro do escritório, como um rodízio, para ganhar experiência e absorver competências que ainda possui, é outra opção que não precisa de investimento do seu escritório.  

Claro que cursos e treinamentos externos e pagos também são ótimos e funcionam. O importante é encontrar aquele que melhor se adeque às necessidades do seu colaborador e do seu escritório.  

Pronto para ter uma equipe sem gaps de competência?  

Estar atento ao desempenho dos seus colaboradores e saber identificar se suas competências atingem as expectativas desejadas, é essencial para a saúde e longevidade do seu escritório. Afinal, a capacitação da sua equipe garante resultados melhores e com a qualidade esperada, além de ajudar o seu negócio a evoluir os processos, mostrando os pontos fortes e fracos de sua força de trabalho.  
 

Espero ter fornecido a você insumos suficientes sobre como identificar e resolver os gaps de competência de seus profissionais. Mas, antes de concluir, quero deixar uma última dica: Reveja os seus processos de recrutamento.  Aproveite que agora você aprendeu como criar um descritivo com as habilidades desejadas para cada função do seu escritório e aprimore os seus processos de contratação usando esse documento. Afinal, ele trará informações aprofundadas que podem ajudá-lo a criar um perfil de colaborador para usar na divulgação de suas vagas e assim atrair somente candidatos com o nível que você procura. Assim, você evita frustrações futuras e não corre o risco de contratar um colaborador inadequado para a vaga que precisa preencher.  

Dito isso, pronto para colocar a mão na massa?  
 

Até o próximo conteúdo!