Feedback Negativo – 7 Dicas para conduzi-lo em seu escritório de maneira eficiente

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Para que saiba se está atendendo às expectativas do escritório, é essencial que o colaborador receba retorno sobre a qualidade do seu trabalho.O problema é que essa devolutiva é uma tarefa muito fácil quanto está tudo indo bem e o desempenho do profissional é excelente, porém, quando se trata de dar um feedback negativo, o cenário muda e as dificuldades começam. No entanto, essa é uma prática extremamente necessária para que haja o desenvolvimento do profissional e é parte fundamental da gestão de um negócio. Isso porque, é por meio dele que a empresa pontua ao colaborador o que ele precisa melhorar, além de fornecer ferramentas para que essa mudança aconteça. Ou seja, o feedback negativo dá ao colaborador a oportunidade de aprimorar suas habilidades. 

Mas como conduzir essa conversa? Como dizer ao colaborador que ele precisa melhorar seu  desempenho sem afetar o relacionamento entre vocês e a motivação dele? Para responder essas questões, nos próximos tópicos, irei apresentar algumas dicas que poderão ajudá-lo. 

7 Dicas de como dar feedback negativo aos seus colaboradores

Para que o feedback negativo seja realmente proveitoso e traga os resultados que você espera, é fundamental saber como realizá-lo. Por isso, abaixo eu listei 7 dicas que podem ajudá-lo a se preparar e conduzir essa conversa de forma adequada e eficiente. 

1- Encontre o equilíbrio correto

O feedback negativo deve ser oferecido ao colaborador em pequenas doses. Isso porque, quando você acumula problemas, esperando o momento certo para ter essa conversa com o profissional, algumas situações podem acontecer, como: 

  • Sobrecarregar o colaborador;
  • Perder sua credibilidade como líder, pois, durante muito tempo, foi permitido ao colaborador ter uma postura inadequada e entregas ruins sem que nada fosse feito em relação a isso;
  • Passar a impressão que a empresa está fazendo um desabafo;
  • Dar ao colaborador a sensação de que está tudo bem. 

Por isso, é importante não postergar a conversa, essa demora poderá levar a reincidência de erros e prejudicar tanto a pessoa que comete a falha, como aqueles que estão ao seu redor. O feedback dado em tempo real, ou imediatamente após um problema, conflito ou resultado ruim, tem maiores chances de gerar a mudança desejada.

2- Evite canais impessoais

Dar um feedback negativo pode ser tão difícil quanto receber, eu sei. No entanto, para que ela aconteça de forma eficiente, sem ruídos e interpretações mal colocadas, é fundamental 

evitar canais impessoais, como e-mail, rede social corporativa, aplicativos de troca de mensagens, entre outros meios eletrônicos de texto.

Embora possa parecer mais fácil e menos desconfortável, o risco do colaborador interpretar a mensagem de maneira equivocada é muito maior. Com isso, no lugar de resolver problemas, o feedback negativo acabará aumentando os conflitos internos e afetando a relação de vocês. 

Além disso, mais importante que falar, é ouvir o que o profissional tem a dizer. Dessa forma, fica mais fácil colocar-se no lugar do outro e compreender os motivos pelos quais ele assumiu determinada postura ou teve uma baixa em seu desempenho, o que é difícil quando se utiliza mensagens de texto. Ainda, essa percepção é fundamental para uma liderança mais humanizada, capaz de fornecer recursos adequados às demandas dos colaboradores. 

Claro que, caso eu escritório trabalhe de forma remota ou híbrida ou você tenha colaboradores fora do estado ou país onde está sua sede, aplicativos de videoconferência são mais que indicados. 

3- Ofereça a solução

Durante o feedback negativo, oferecer a solução para o problema que foi apontado, facilita que o colaborador veja onde precisa melhorar e os motivos que fazem essa mudança ser tão importante, não só para ele, como profissional, mas também para o escritório no qual faz parte. E, mais do que isso, mostra que você  realmente está interessado no seu crescimento e desenvolvimento.

Como o feedback negativo pode gerar insegurança, e a insegurança pode ser prejudicial para a produtividade e a motivação do colaborador, é relevante apostar em alternativas que evitam esses problemas.

Por isso, mostrar a ele que você acredita na sua capacidade e preza pelos seus serviços é fundamental, da mesma maneira que reconhecer as mudanças positivas após essas ações.

4 – Seja honesto

Pode ser que o colaborador já esteja ciente de que seu desempenho não está adequado ao que a empresa e sua função exige e tudo o que ele precisa para mudar esse cenário é uma abertura para falar sobre o que o aflige.

Por isso, durante o feedback negativo, mostre que você está aberto para entender os problemas que estão impactando a performance do colaborador, que é confiável e que esse é um ambiente seguro para que ambos sejam honestos. Ainda, procure ser receptivo mesmo que o problema seja a sua própria gestão. Afinal, uma liderança não situacional também pode prejudicar o desempenho dos colaboradores.

5 – Tenha dados

Ao realizar um feedback negativo é importante contar com dados que possam fundamentar seus apontamentos. Isso não só te ajuda a justificar suas observações, como evita que o colaborador leve algo para o lado pessoal.

Dessa forma, busque sempre exemplificar um ponto a melhorar com algum dado para ajudar o profissional a visualizar o ocorrido e entender o motivo desse feedback negativo. Utilize também métricas de produtividade para que ele entenda o que era esperado dele e o que ele entregou. 

Além disso, trace novas metas para a próxima avaliação de desempenho. Afinal, não basta expor os pontos negativos, é necessário indicar o que a empresa espera dele agora.  É importante que ele saia da reunião, sabendo quais mudanças precisa fazer e tenha um norte para começá-las.

6- Evite citar características pessoais e pratique a comunicação não violenta

O sucesso do feedback negativo está intimamente relacionado ao fato de o colaborador ser receptivo ou não com a mensagem que você está tentando passar. Por isso, é importante evitar colocá-lo na defensiva.

Neste contexto, procure concentrar-se nas competências e habilidades profissionais do colaborador e mostrar como os acontecimentos estão influenciando seu trabalho. Afinal, ao fazer comentários direcionados ao lado pessoal, as chances dele não absorver aquelas palavras e, assim, não assumir a postura esperada, são grandes.

Além disso, durante o feedback negativo é imprescindível evitar a comunicação violenta. Evite críticas, julgamentos, opressões, assim como, falas punitivas e  preconceituosas. Esse tipo de postura prejudica o andamento da conversa, o entendimento do profissional, a relação entre vocês e, em alguns casos, pode até gerar passivos trabalhistas. Por isso, mantenha sempre o tom da conversa direcionado ao contexto e características profissionais. 

7- Não exponha o colaborador

Por fim, mas não menos importante, procure não expor o colaborador durante o feedback negativo. 

Esse momento deve ser particular, entre você e o profissional, e não deve ser feito na frente dos demais colegas de equipe. Isso, além de deixá-lo em uma situação constrangedora e desconfortável, pode gerar uma repercussão posterior negativa, prejudicando o processo de melhoria do profissional. Portanto, reserve um momento a sós para a conversa. 

Além disso, evite fazer comentários com outras pessoas a respeito do feedback negativo que você deu. Esse assunto também é particular e não deve ser repassado a mais ninguém. 

E é isso

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender como dar um feedback negativo aos seus colaboradores quando necessário. Afinal, com um retorno assertivo é possível promover melhorias contínuas no capital humano da empresa, desenvolvendo times mais maduros e de alta performance. 

Então, coloque as dicas em prática e não tema o feedback negativo, use ele para impulsionar e motivar a sua força de trabalho!

Até o próximo conteúdo!

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