Nos dias atuais, a utilização de uma plataforma de gestão contábil assumiu um papel crucial para os contadores que desejam melhorar seus resultados. E para manter a competitividade em meio a transformação que vem acontecendo no mundo contábil, é imprescindível aprimorar a sua empresa com o apoio dessa tecnologia.  

Com a ferramenta certa é possível controlar melhor os custos, otimizar processos, prever riscos e gerar mais receita. E é a soma de todos esses benefícios que  pode impulsionar, e muito, o seu negócio, além de melhorar a produtividade da sua equipe. Mas somente implantar uma plataforma  de gestão contábil, não é o suficiente. É preciso saber utilizar suas funcionalidades para usufruir de todos os benefícios que ela pode proporcionar. 

Por isso, no artigo de hoje eu mostro como utilizar as principais funcionalidades de uma plataforma de gestão contábil para impulsionar os resultados do seu escritório.

Vamos lá? 

5 Funcionalidades de uma plataforma de gestão contábil que podem impulsionar seu negócio e melhorar sua produtividade 

Você pode ter escolhido a melhor plataforma de gestão contábil, mas se não souber utilizar suas funcionalidades a favor do seu escritório, ela não terá grande relevância em seu dia a dia. 

Então, vamos conhecer as principais funcionalidades e entender como utilizá-las a seu favor.

1- Distribuição de tarefas 

A distribuição inteligente de tarefas, mantém seu colaborador no controle do que precisa ser feito.  

Se a sua plataforma de gestão contábil possui essa funcionalidade, quando bem utilizada, seu colaborador pode ganhar tempo com suas obrigações, visualizá-las com mais facilidade e programar melhor seu dia a dia. Isso porque, a distribuição inteligente de tarefas cria uma rotina para o colaborador e tudo o que for pertinente aos clientes de sua carteira estarão disponíveis em seu dashboard. 

Mas não se engane, quando falo em distribuição de tarefas não estou me referindo apenas  em organizar tudo em uma tela bonitinha, mas também a possibilidade do gestor em poder acompanhar toda as entregas que a sua equipe deve fazer, delegar responsáveis e além de registrar a execução de todas as atividades com facilidade. 

Além disso, com a distribuição inteligente de tarefas você pode criar fluxos automáticos. Por exemplo, se o seu time comercial está trabalhando na abertura de uma nova empresa, o próximo passo, depois do contrato assinado, seria encaminhar para o departamento de legalização. Se a sua ferramenta  possui a opção de criar fluxos, é possível criar um template para essa tarefa. Assim, quando o comercial concluir a parte dele, a tarefa passa de forma automática para o departamento legal e assim por diante, o que pode otimizar ainda mais a rotina do seu escritório. 

2- Automação de esforços repetitivos 

Um dos maiores inimigos da produtividade de um negócio é, sem dúvidas, a operacionalidade. Ou seja, quanto mais repetitivo forem os seus processos, menos produtivo será o dia a dia do seu escritório. 

Imagina realizar a mesma tarefa, várias vezes ao dia? Além de ser entediante, torna o erro mais possível de acontecer. Por isso, automatizar processos como: 

• Envio de cobrança para múltiplos clientes; 
• Baixa de tarefas; 
• E busca e armazenamento de documentos. 

Além de aumentar a produtividade de sua equipe, libera tempo para que eles possam se dedicar a atividades mais estratégicas e analíticas, como a consultoria contábil, por exemplo. Isso não só vai  aumentar os resultados e os lucros do seu escritório, como também fidelizar seus clientes. Afinal, esse tipo de atendimento consultivo, tem sido usado como um grande diferencial nos escritórios contábeis. 

Por isso, quando seus processos forem automatizados, redirecione a expertise dos seus melhores talentos para esse tipo de trabalho. Assim, você garante o retorno do investimento feito nessa ferramenta e seu colaborador ganha experiência e, quem sabe, uma promoção, não é mesmo? 

3- Armazenamento em nuvem 

O armazenamento em nuvem é uma das melhores funcionalidades e, a que pode ser melhor aproveitada pelo seu escritório e por seu cliente. Isso porque, quando os arquivos e documentos são salvos em nuvem, o acesso a eles é otimizado, uma vez que, não será mais necessário baixar um documento e toda a sua equipe poderá acessá-lo de forma simultânea. Essas funcionalidades tornam tudo muito mais ágil e produtivo no dia a dia da sua equipe.

armazenar em nuvem, também permite que o cliente tenha acesso aos documentos de sua empresa, em qualquer lugar, utilizando qualquer dispositivo, o que pode ajudar a melhorar ainda mais a rotina dele e da sua equipe. 

Além disso, com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) em vigor, quem tem o armazenamento de documentos em nuvem, já sai na frente no quesito adequação. Uma vez que, esses documentos já são criptografados, eles estão seguros e longe de problemas, como roubo de dados, por exemplo. 

4- Atendimento centralizado ao cliente 

Ter uma plataforma de gestão contábil que permite a comunicação centralizada com o seu cliente, melhora e muito a produtividade e o tempo de resposta dos seus colaboradores. Uma vez que, não é necessário sair do sistema para responder um cliente, toda a rotina fica mais facilitada. Além disso, a centralização também ajuda a manter todo o histórico de atendimento registrado em um único lugar evitando assim o desencontro de informações.  

Lembre-se que, à medida que sua empresa cresce, o mesmo ocorre com o banco de dados de clientes, então, a cada dia vai ficando mais difícil centralizar e otimizar suas comunicações. Com isso, conversas importantes acabam esquecidas em e-mails, espalhadas em planilhas e perdidas em notas post-it, levando a interações irregulares e inconsistentes com os clientes. 

Por isso, manter centralizado o atendimento ao cliente ajuda não só a impulsionar seus resultados, como fidelizar seu cliente. Isso porque, com a comunicação centralizada, é possível lembrar de clientes que não foram contatados há algum tempo e talvez se sintam negligenciados, e assim manter um relacionamento mais presente. Não se esqueça que manter um cliente é mais barato que conquistar um novo. 

5- Visão macro 

Ter uma visão macro de todas as tarefas, atendimentos e rendimentos do escritório, permite ao gestor:

• Encontrar e corrigir gargalos com mais facilidade;
• Coletar informações de forma mais efetiva;
• Identificar quando um cliente necessita de maior atenção e tempo da equipe;
• Rever os honorários contábeis;
• Acompanhar desempenho do negócio com mais assertividade
• E criar estratégias cada vez mais desafiadoras. 

Ou seja, uma visão macro pode garantir maior rentabilidade e produtividade para o escritório como um todo.

E caso a sua plataforma de gestão contábil não tenha todas essas funcionalidades, te convido a conhecer o Gestta! 

Todas as funcionalidades citadas aqui são valiosas, mas só poderão entregar resultados se estiverem centralizadas em uma única ferramenta. Por isso, eu te convido a conhecer o Gestta! 

O Gestta é uma plataforma de gestão contábil criado especialmente para atender as necessidades e as dores dos profissionais contábeis. Ele possui todas as funcionalidades citadas aqui neste artigo e mais: 

• Gestão planejada de pessoas;  
• Arquivamento seguro de documentos;  
• Geração de indicadores precisos para uma visão mais analítica e consciente; 

• Relatórios completos sobre as atividades de sua equipe; 
• Diferentes níveis de acesso, cada um com uma visão de Dashboard; 
• App para uso exclusivo do cliente; 
• Integração com email;
• 1 Terabyte de armazenamento em nuvem; 
• Cronômetro de tarefas;
• Entre outras. 

Além disso, outro produto do Gestta que pode trazer benefícios ao seu escritório é o Gestta Messenger, uma integração direta da plataforma de gestão com o WhatsApp.  

Ele  possibilita ao seu escritório:  

• Atendimento simultâneo de computadores diferentes, utilizando um mesmo número de celular;  
• Abrir e associar uma mensagem no WhatsApp a uma tarefa ou ordem de serviço no Gestta ;  
• Separar seus clientes por responsável;  
• Emitir relatórios e indicadores sobre o atendimento de sua equipe e a satisfação do cliente. 

Isso mostra que além das funcionalidades que eu citei aqui, o Gestta tem outras que podem melhorar ainda mais seus resultados. 

E para te ajudar a entender e utilizar todas essas funções, o Gestta conta com mais um diferencial: Nossa equipe de Sucesso do cliente! Um time super ativo que presta um treinamento de uso impecável durante a implantação e suporte super presente durante todo o período de assinatura.

Quer entender a fundo como funciona o Gestta? Leia o artigo – Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar 

Pronto para impulsionar seu negócio? 

Bom, o intuito desse artigo era te ajudar a entender como utilizar  as funcionalidades de uma plataforma de gestão contábil para trazer grandes benefícios ao seu escritório!  Então, espero que eu tenha conseguido atingir esse objetivo e que a partir de hoje sua equipe possa utilizar essa tecnologia da melhor maneira possível, melhorando assim a produtividade e os resultados do seu negócio. 🚀