Otimizar processos – Entenda o que é e conheça 12 benefícios que essa prática pode proporcionar ao seu escritório!

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Quer você perceba ou não, você e sua equipe estão constantemente envolvidos em processos. Sabe aquela xícara de café que você fez esta manhã antes de mergulhar em suas tarefas diárias? Um processo. A integração do seu cliente mais recente? Um processo. O plano de negócios para este ano? Adivinhou, isso também é um processo. É o conjunto de processos de uma equipe e de uma empresa que dita o que eles fazem, por que fazem e como fazem. Para simplificar, os processos são a espinha dorsal de qualquer negócio.

No entanto, já parou pra pensar se os seus processos diários são otimizados? Eles estão sendo revisados ​​regularmente de forma significativa? E o sucesso, está sendo medido? Seus clientes estão satisfeitos? E sua equipe, consegue trabalhar de forma eficiente? Se você não sabe responder a essas perguntas, o alerta de perigo deve ser acionado. Isso porque você pode estar permitindo que seus concorrentes ganhem a liderança ao não otimizar processos.

Essa ação traz consigo centenas de benefícios e é um dos melhores caminhos para alcançar melhorias e, consequentemente, ter resultados mais eficientes e satisfatórios. E é exatamente esse o assunto que abordaremos hoje. 

Então, se você quer conhecer os benefícios da otimização de processo e entender melhor porque você deve iniciá-la em seu escritório, continue comigo!

Por que otimizar processos?

Otimizar processos é importante porque encoraja e desenvolve na empresa um olhar mais clínico sobre as atividades do dia a dia. É interessante reservar um tempo para pensar em formas e meios de realizar um trabalho dentro de um escritório.

Pode ser difícil encontrar essa oportunidade durante o dia a dia de um escritório. Porém, é importante ter a consciência de que a otimização de processos é fator decisivo na hora de entregar um trabalho de qualidade aos seus clientes. 

A ação de otimizar processos proporciona uma visão macro do negócio. Normalmente as empresas observam os processos somente por departamento. Por isso, é comum ouvir termos como: processos de vendas, processos de marketing, entre outros. Isso não é errado, mas os processos de um negócio devem ser mais abrangentes do que isso. Eles são macroprocessos e estão diretamente ligados à geração de valor ao consumidor. 

Outro ponto que tenho que mencionar é que muitos empresários acreditam que a importância de se otimizar processos na empresa está estritamente ligada à parte técnica. Embora essa função seja importante, já que a otimização busca gerar melhor desempenho para a operação da empresa, essa não é a única razão.

Isso porque a otimização de processos também busca encontrar etapas da operação da empresa que podem ser melhoradas, para então tomar ações práticas.

Dessa forma, todo o planejamento e trabalho de otimização de processos tem um peso também na forma como os clientes e colaboradores enxergam a empresa. E quando esse planejamento é iniciado, as pessoas começam a perceber que nunca tinham dado tanta atenção à forma como eles eram realizados na operação. E que, até então, bastava saber que tudo estava funcionando bem, mesmo com o aproveitamento e desempenho aquém do possível e ideal. 

Dessa forma, otimizar processos é importante porque incentiva você a ir além de percepções superficiais dos processos e mergulhar de verdade na sua transformação. E claro que isso desencadeia uma série de benefícios. E são eles que irei apresentar ao longo deste artigo! 

A otimização de processos é para sua empresa?

Não tem certeza se seu escritório deve otimizar seus processos já que, aparentemente, seu fluxo de atividades já está funcionando bem? 

Então, pergunte a si mesmo:

  • Existem processos que demoram muito para serem concluídos?
  • Os colaboradores ainda tropeçam e cometem erros ao seguir os processos?
  • Existem gargalos ou locais onde os fluxos de trabalho param?
  • Algum dos processos tem etapas com desperdício de tempo?
  • Você descobriu que não está obtendo os resultados desejados com os processos existentes?
  • Você sente que não tem visão total das demandas do escritório?

Se você respondeu “sim” a qualquer uma das perguntas acima, há um motivo legítimo para que o seu escritório otimize seus processos, não apenas uma única vez, mas regularmente.

De certa forma, a resposta para essa questão pode ser ainda mais simples. Afinal, a menos que todos os seus processos já sejam de primeira linha e otimizados ao máximo, não há nada a fazer além de segui-los! No entanto, se houver espaço para melhorias, algo deve ser feito a respeito. 

E, convenhamos, sempre há espaços para melhorias. É como diz o ditado: ‘Nada é bom o bastante que não possa ser melhorado!’

otimizar processos

12 Benefícios em otimizar processos que você precisa conhecer!

Agora que já contextualizei você sobre a importância de otimizar processos no seu escritório, sei que estamos na mesma página. Então, agora vamos para o tema principal deste artigo: os benefícios dessa ação. Abaixo eu separei 12 que você precisa conhecer! Vamos a eles:

1- A otimização de processos traz maior eficiência ao trabalho diário

A otimização de processos leva a um trabalho mais eficiente. Isso porque, você elimina etapas desnecessárias e melhora etapas no processo que podem economizar tempo, reduzir erros e evitar o tão temido retrabalho. 

Especialmente com processos recorrentes, o aumento da eficiência por meio da otimização de processos é um grande benefício.  

2- Com processos otimizados fica mais fácil prestar  auxílio ao cliente 

Ajudar o cliente da melhor maneira possível, é disso que se trata. Ao otimizar processos, você se torna mais eficaz como negócio. Você pode agir mais rápido e se tornar mais flexível em relação aos requisitos do cliente. 

Quando você otimiza seus processos, tem em mãos informações mais completas e precisas, permitindo que sua equipe trabalhe e ajude melhor o cliente. Naturalmente, esse nível mais alto de atendimento, leva a clientes mais satisfeitos , o que reduz o churn e fideliza sua carteira.

3 – Traz clareza aos processos

Muitas das ineficiências nos processos são causadas pela falta de clareza. Quem é responsável pelo que? Quais informações devem ser registradas? Qual trabalho foi realizado pelo meu colega do outro departamento?

Com a ação de otimizar processos, o escritório passa a olhar para isso de forma consciente, o que possibilita iniciar progressos , fazer acordos claros e comunicar-se com transparência, evitando confusões e problemas. E se der algo errado, você sabe onde e como aconteceu.

4- Evita inconsistência na forma de executar os serviços

Empresas que não otimizam seus processos, são despadronizadas, ou seja, cada um faz o trabalho do seu jeito. Isso porque, não existe uma forma consolidada e recomendada para executar as tarefas, o que é muito perigoso para o negócio.

Dessa forma, se existir mais de uma pessoa envolvida no processo e cada uma fizer do seu jeito, acontecerão inconsistências que poderão gerar falhas. E tudo isso pode ser evitado com processos bem otimizados, desenhados e compartilhados com as equipes. 

5- Melhora o uso dos recursos

Os recursos de uma empresa precisam ser bem administrados para garantir a continuidade do negócio. Nesse sentido, otimizar processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque mostra exatamente o trabalho que é feito pela empresa. Assim fica mais fácil encontrar melhorias adequadas à realidade e necessidade do negócio. 

Outro ponto importante é que, melhorando o uso de recursos, os custos também são reduzidos. Isso porque, quando os recursos são bem utilizados torna possível identificar e e eliminar desperdícios de forma mais assertiva. Assim, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto. Além disso, fatores que comprometem a produtividade como,  gargalos, erros, falhas e atrasos, são percebidos com maior facilidade. 

6- Aumenta a experiência do cliente

Processos que entregam valor para os clientes são aqueles que mais necessitam de otimização. Isso porque, os impactos que eles geram são imediatamente percebidos. Portanto, empresas que otimizam processos normalmente vivenciam uma melhora na satisfação e fidelização de clientes, o que é muito positivo para todos.

7- Reduz custos

Otimizar processos possibilita a identificação e eliminação de desperdícios. Dessa forma, recursos mal-empregados começam a ter o destino correto. Além disso, fatores que comprometem a produtividade como,  gargalos, erros, falhas e atrasos, são percebidos com maior facilidade. 

Portanto, a partir do momento que você conhece os problemas e suas causas, consegue traçar um plano de ações para resolvê-los. Assim, há redução de custos e aumento da produtividade e, consequentemente, uma redução do tempo na entrega para o cliente.

8- Engaja os colaboradores

Os colaboradores também se beneficiam da otimização de processos. Isso porque, eles sabem exatamente o que deve ser feito, como deve ser feito e por que deve ser feito. 

Nesse sentido, o entendimento do motivo pelo qual um processo existe é essencial na motivação dos colaboradores. Por isso, quando as pessoas percebem sentido no que estão fazendo elas se empenham mais no resultado.

9 – Aumenta a capacidade de resolução de problemas

Quando os processos não são otimizados, é bem mais difícil reconhecer a verdadeira causa dos problemas. Isso faz com que o gestor trabalhe apenas para “apagar incêndios”, atuando nas consequências sem eliminar a causa. 

Processos otimizados facilitam a elaboração de ações para resolver problemas na origem e melhoram os resultados do escritório. 

10 – Melhora a adaptabilidade

Otimizar processos do seu escritório, permite que sua equipe reaja rapidamente diante de mudanças no mercado, contratempos inesperados ou novos avanços. 

Com processos otimizados fica mais fácil identificar oportunidades e desafios que sua empresa pode enfrentar, permitindo que você tome medidas rápidas para ficar à frente da concorrência. Em um mundo de negócios em constante transformação, ter a flexibilidade para implementar mudanças com eficácia é a chave para evitar situações que possam prejudicar o negócio.

11- Monitora o desempenho 

A otimização de processos ajuda você a compartilhar e rastrear as informações de seus departamentos, tornando muito mais fácil

a tarefa de monitorar o desempenho do negócio e promover ações contínuas de melhoria. 

Ferramentas de monitoramento e relatórios ajudam a identificar problemas que podem estar enfraquecendo sua empresa, como erro humano, pontos fracos estratégicos, entre outros. Ao fornecer transparência total do início ao fim, sua equipe estará em uma posição melhor para identificar problemas e tomar medidas para corrigi-los.

12- Traz alta qualidade ao trabalho

No final das contas, seu objetivo final em otimizar processos dentro do seu negócio é melhorar a qualidade de seus resultados. Quer isso implique na simplificação do processo de atendimento ou a redução de erros humanos em suas tarefas. 

Uma solução otimizada permitirá que você forneça resultados de alta qualidade aos seus clientes, fazendo melhorias internas importantes. Isso, por sua vez, ajudará a construir uma reputação mais sólida para o seu escritório, ajudando você a reter sua base de clientes atual e a conquistar novos parceiros.

Além disso, ao garantir operações internas consistentes e eficientes, você poderá melhorar suas margens de lucro e reduzir seus custos operacionais.

Pronto para começar?

Espero que esse artigo tenha conseguido contextualizar quais são  os princípios da otimização de processos e deixado você pronto para começar essa nova fase no seu negócio. 

Vale mencionar que toda ação de mudança pode parecer complicada de início, mas o ato de otimizar processos no seu escritório pode mudar a forma como você enxerga o seu negócio e, claro, trazer todos os benefícios que citei aqui e vários outros. 

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