Você que está à frente de um negócio sabe que o mercado é volátil e, por conta disso, provoca oscilações econômicas que costumam atingir vários segmentos ao mesmo tempo. Em uma dessas mudanças, um risco iminente de inadimplência pode surgir e você precisará adotar procedimentos, como a régua de cobrança, para lidar com esse problema. 

Essa ferramenta funciona como um roteiro que te ajuda a determinar mensagens, ações e canais de comunicação para usar durante o processo de pagamento. Ainda, é uma excelente estratégia para padronizar a cobrança de clientes e acompanhar os débitos e o comportamento de pagamento deles, reduzindo a taxa de inadimplência e garantindo a saúde financeira do seu negócio. 

Quer saber mais sobre esse assunto e entender como implantar essa ferramenta em seu escritório? Continue a leitura!

O que é régua de cobrança?

Basicamente, a régua de cobrança é uma forma que as empresas usam para registrar, organizar e acompanhar cada etapa da cobrança de clientes. É um roteiro que tem como objetivo realizar esse processo de forma sistemática e, assim, reduzir as dívidas e os atrasos de pagamento.

Para isso, ela define datas específicas para enviar lembretes aos clientes, disponibilizar o meio de pagamento a eles, informá-los sobre uma fatura atrasada, entre outros eventos importantes para uma cobrança bem-sucedida. Ou seja, ela mantém todos os contatos planejados para que a empresa consiga combater a inadimplência e manter o seu financeiro em dia. 

Como a régua de cobrança funciona? 

A régua de cobrança utiliza os canais de comunicação, como email, sms, WhatsApp, entre outros, para notificar o cliente antes, durante e depois do vencimento de uma fatura. 

Ela pode ser implementada manualmente, criando um cronograma de mensagens, notificações e datas de envio ou automatizada com o apoio de um sistema de gestão contábil, o que, sem dúvidas, é a maneira mais fácil e segura de utilizá-la.  

Isso porque, implementar a régua de cobrança com a ajuda de uma ferramenta de gestão contábil torna todo o processo automatizado e livre de erros humanos que poderiam prejudicar a cobrança. Afinal, enviar mensagens manualmente para lembrar cada cliente sobre o pagamento não é nada prático e reduz a produtividade do departamento financeiro.  

Além disso, esse tipo de software contábil permite personalizar o processo de acordo com o perfil do cliente, usando uma abordagem mais branda ou mais intensa conforme a situação exige. Isso otimiza a cobrança e aumenta as chances de pagamento. 

Como montar uma régua de cobrança eficiente?

Agora que você entendeu o que é uma régua de cobrança e como ela funciona, chegou a hora de aprender a aplicá-la em seu escritório. 

A lógica que irei mencionar aqui pode ser usada, tanto para uma implantação manual, quanto para uma utilizando um sistema de gestão. Afinal, o objetivo das duas será mesmo. 

Dito isso, vamos ao passo a passo. 

1- Defina a sua estratégia de cobrança

Antes de colocar em prática a régua de cobrança é importante que você desenhe, de forma clara, qual será a sua estratégia. Ou seja, quais são os passos que você dará para garantir o pagamento dos seus honorários. 

Para isso, algumas perguntas podem ajudar: 

• Enviará lembretes anteriores ao vencimento da fatura? Em quais dias?
• E no dia do vencimento?
• Pretende enviar um agradecimento pelo pagamento?
• E se a fatura não for paga na data correta? Enviará uma cobrança posterior? Em quantos dias?
• Se mesmo assim o pagamento não for efetuado? Será feita uma ligação? Será suspendido o serviço? A empresa do cliente será protestada?

Além dessas informações, é importante definir também quais canais você irá utilizar para realizar essas notificações. Serão emails? WhatsApp? Sms? Todos eles? Independentemente do canal que você escolher é essencial que as informações de seus clientes, em sua base de cadastro, estejam atualizadas e organizadas. Assim, você não corre o risco de enviar um lembrete equivocadamente ou achar que seu cliente está recebendo os comunicados quando na verdade não está.

Após a definição da sua estratégia, é hora de colocar a mão na massa.

2- Antes do vencimento

O primeiro aviso da régua de cobrança deve ser usado como um lembrete. Por isso, o ideal é que seja encaminhado antes do vencimento da fatura e em tempo hábil para que o seu cliente possa se programar e, assim, fazer o pagamento na data determinada.  

Algumas empresas escolhem encaminhar mais de 4 lembretes antes do vencimento da fatura, o que não é aconselhável. Isso porque, essa atitude pode gerar um certo desconforto e, em alguns casos, prejudicar a relação de vocês. Por isso, para não causar um estresse desnecessário, você pode seguir o exemplo abaixo:

• 10 dias antes do vencimento: Encaminhar lembretes informando que o pagamento já está disponível para ser efetuado. 
• 5 dias antes do vencimento: Enviar um novo lembrete informando que o vencimento está próximo.

2- No dia do vencimento

Esse aviso é importante, pois mesmo com todos os lembretes encaminhados, pode ser que seu cliente ainda não tenha realizado o pagamento. 

Por isso, vale adicionar mais esse à sua régua de cobrança.  Ainda, se o cliente utilizar a forma de pagamento via boleto, adicione o mesmo no anexo novamente. Assim, ele já abre o email e consegue efetuar o pagamento na mesma hora sem se preocupar em localizar o boleto enviado nos lembretes anteriores. 

3- Após o vencimento

Essa é uma situação que a régua de cobrança visa combater, afinal, seu escritório, não está isento desse problema. 

Por isso, é importante que você pense nos lembretes que serão encaminhados caso o boleto não seja pago em dia.

Nessa etapa da cobrança, você pode seguir o roteiro abaixo:

• 1 dia após o vencimento: Enviar lembrete informando que o pagamento não foi identificado e fornecer um link para geração de 2ª via ou encaminhar uma nova fatura anexa. 
• 10 dias de atraso: Disparar nova notificação de cobrança e informar que o próximo contato será por telefone.
• 15 dias de atraso: Entrar em contato e tentar uma negociação 
• 30 dias de atraso: Tentar negociar novamente e, caso não haja consenso, informar sobre as penalidades.

4-  Apó 30 dias do vencimento

Faz parte da régua de cobrança definir datas para corte do fornecimento de seus serviços dependendo do tempo de atraso do pagamento. Apesar desta ferramenta ter, como foco, evitar essa situação, assim como a anterior, você também está sujeito a ela. Afinal, muitas coisas podem impactar a vida do cliente e causar a impossibilidade do pagamento. 

Para esses casos, uma sugestão é encaminhar um lembrete de corte após os 30 dias de atraso e informar o cliente sobre a negativação do nome da empresa.  

Segundo os órgãos de proteção ao crédito, como SPC e Serasa, qualquer empresa pode negativar um cliente e suspender seus serviços com apenas 1 dia de atraso do pagamento. 

No entanto, é coerente, e faz parte de uma prática comum no mercado, esperar 30 dias para realizar essas ações. 

Isso permite que você coloque outras ações da régua de cobrança em prática, dando ao cliente a possibilidade de realizar o pagamento em um prazo maior, mesmo com o adicional de juros. 

Por que automatizar a régua de cobrança?

É possível perceber que, se feita manualmente, a régua de cobrança pode ser uma tarefa bastante operacional. 

Além de exigir uma boa quantidade de papéis para documentar cada passo do processo, esse é um dos trabalhos que mais consomem tempo dos colaboradores. Afinal, quando feita a mão, essa demanda acaba se tornando maçante e desorganizada. Pois, encaminhar esses boletos cliente por cliente e controlar toda essa cobrança em uma planilha do Excel, não é nada assertivo, aumenta as chances de erros e causa retrabalhos. Além disso, o envio manual de cobrança, tira o tempo dos seus colaboradores que poderiam estar executando atividades mais desafiadoras e estratégicas. 

Sendo assim, é sempre recomendado optar pela implantação da régua de cobrança automatizada, possibilitando que cada lembrete seja enviado automaticamente. E você pode fazer isso com o Gestta. 

Isso porque, com a nossa plataforma, é possível programar esse envio para os clientes e automatizar lembretes de vencimentos, como os que mostramos aqui. Assim, você não precisa ter o trabalho de fazer esse controle e enviar à mão todos os meses. Além disso, com o Gestta, você também pode verificar os clientes que visualizaram os lembretes encaminhados. Fornecendo ainda mais controle e informações sobre o processo. 

Caso você ainda não conheça, o Gestta é uma plataforma de gestão contábil criada exclusivamente para atender as necessidades e dores dos profissionais desse mercado.

Por isso, todas as suas funcionalidades foram criadas de forma estratégica, pensando em otimizar o dia a dia dos escritórios. E, além da possibilidade dos lembretes de cobrança, outras soluções do Gestta que tornam a rotina do seu negócio mais assertiva, são:

• Painel de controle intuitivo para visão macro do escritório
• Pontos de atenção na tela inicial
• Três níveis de controle: Administrador, Gerente e Operacional
• Distribuição automática de tarefas pelo time, de acordo com o regime dos clientes
• Filtro de busca preciso para encontrar qualquer coisa com poucos cliques
• Reconhecimento e distribuição em lote de documentos pelas tarefas correspondentes
• Cobrança automática de documentos para evitar esquecimentos, atrasos e multas
• Geração de relatórios com métricas fundamentais para uma gestão mais consciente
• Armazenamento seguro de documentos com selo Amazon Web Services de qualidade
• Módulo de circular para disparo inteligente de avisos, newsletters e promoções
• Módulo de atendimento via Whatsapp totalmente integrado com a plataforma de gestão
• Área de login e App exclusivo para o escritório disponibilizar para sua base de clientes
• Integração homologada com as Soluções Domínio da Thomson Reuters
• Nada de parar no tempo! Novas melhorias implementadas regularmente
• Implantação orientada passo-a-passo com uma equipe altamente preparada
• Suporte proativo durante toda a vida útil da parceria, de segunda a sexta, das 9h às 18h

Ou seja, o Gestta automatiza outras tarefas operacionais do seu escritório e ainda proporciona a você maior controle e visão dos seus processos e rotina. 

Ficou curioso? Quer conhecer melhor a nossa ferramenta e ver tudo isso em ação? Basta clicar no botão abaixo e agendar uma demonstração, gratuita e sem compromisso, com um de nossos especialistas. 

Pronto para começar?

A régua de cobrança é a ferramenta ideal para solucionar um problema tão complicado que é a inadimplência. Por meio de lembretes organizados, planejados e automatizados é possível impedir que a empresa sofra prejuízos com o atraso ou falta dos pagamentos referente aos seus honorários.

Então, espero que esse artigo tenha fornecido informações suficientes para você colocar a mão na massa e implantar essa estratégia em seu escritório. 

Agora é com você.