Inovar e descobrir novas maneiras de sanar as dores e atender as necessidades dos clientes e do mercado, é um desafio e tanto para qualquer empreendedor contábil, não é mesmo? Mas, você sabia que os seus concorrentes podem ajudá-lo a superar essas dificuldades? Pois é,  analisar e conhecer seus concorrentes, assim como o contexto em que seu escritório está inserido, é essencial para encontrar boas práticas que podem fazer a sua empresa prosperar. E, nesse processo, o benchmarking pode ser seu grande aliado.

Bastante conhecida no mundo do marketing digital, essa ferramenta pode ser utilizada em diversas áreas da sua empresa, como financeiro, vendas e até no desenvolvimento de novos serviços e estratégias, trazendo uma série de benefícios para o seu negócio. Porém, colocá-la em prática exige bastante planejamento e dedicação. 

Para te ajudar com isso, neste artigo, irei falar mais a fundo sobre o que é, quais os principais tipos e como fazer um estudo de benchmarking para o seu escritório. Vamos lá?

O que é benchmarking?

Benchmarking é um derivado da palavra “benchmark” que, em tradução livre, significa “referência”, o que nos dá um leve spoiler sobre o objetivo dessa ferramenta. 

O termo diz respeito a um tipo de estudo de mercado que usa, como base de comparação, outras empresas para analisar processos, estratégias, metodologias e serviços que podem funcionar em um determinado modelo de negócio. Ou seja, nada mais é que uma avaliação comparativa que tem como referência as práticas adotadas por outras empresas, sejam elas do seu segmento ou não. 

Além dessa análise sobre as estratégias da concorrência, o benchmarking também tem um papel fundamental no autoconhecimento da sua própria companhia. Isso porque, durante sua aplicação, a ferramenta também ajuda a identificar virtudes e pontos de melhoria, tanto na parte operacional do escritório, quanto no posicionamento frente ao seu segmento de atuação.

Quais são os tipos de benchmarking?

Como citei no início desse artigo, o benchmarking pode ser usado em diferentes contextos e áreas de atuação. Por conta disso, essa estratégia é dividida em 5 tipos que se adaptam às necessidades e objetivos da sua empresa. 

Veja quais são eles:

1- Competitivo

O benchmarking competitivo, é um dos mais comuns e utiliza a análise da concorrência como parâmetro de comparação. O objetivo é entender os resultados de um escritório que, mesmo não tendo o mesmo portfólio de serviços, disputa os clientes diretamente com você. 

2- Genérico

Já o benchmarking genérico, é aquele em que se procuram novas soluções, ideias e estratégias, em setores diferentes do seu. A origem do nome genérico vem justamente do fato de que a solução pode vir de qualquer setor, não necessariamente o contábil. Por isso, é também uma excelente forma de inovar em relação à sua competição. 

3- Funcional

O benchmarking funcional é ainda mais amplo que o genérico, pois permite que você analise empresas que não fazem parte do mesmo mercado que o seu. Isso porque, o foco aqui são os processos e as boas práticas que podem servir de inspiração para qualquer negócio, como a gestão financeira, por exemplo. 

4- Interno

No benchmarking interno, como o próprio nome já diz, o foco é avaliar  práticas e estratégias entre os diferentes departamentos do seu próprio escritório. Por exemplo, o que o departamento fiscal tem feito para entregar suas demandas tão pontualmente, que pode ser adaptado ao time contábil?

5- Colaborativo

O último é o benchmarking colaborativo. Aqui, duas empresas do mesmo mercado se comprometem a ajudar uma a outra com a troca de experiências e o fornecimento de dados e informações relevantes sobre seus processos e boas práticas adotadas. Ou seja, trata-se de uma parceria para o crescimento de ambas. Por exemplo, se o seu escritório tem um ótimo resultado com a prospecção de clientes, enquanto a outra empresa tem um KPI ótimo em relação a retenção de clientes, por que não contribuir uma com a outra?

Quais os benefícios do benchmarking? 

Uma estratégia tão ampla como a do benchmarking pode trazer uma série de vantagens para o escritório que decide aplicá-la, independente de qual tipo ele escolha. 

Abaixo eu selecionei os principais: 

• Identificação de novas tendências do mercado;
• Aumento da competitividade do escritório;
• Maior esclarecimento sobre pontos de melhoria;
• Aprendizado com empresas bem sucedidas e suas estratégias;
• Definição de um plano de crescimento mais eficiente e estruturado;
• Alinhamento entre o escritório e as melhores práticas do seu setor;
• Criação de uma cultura focada na melhoria contínua;
• Otimização dos processos internos;
• Redução de falhas;
• Novos insights. 

Quais são os princípios do benchmarking

Agora que você conhece o que é, quais os tipos e as principais vantagens do benchmarking, deve estar ansioso para colocar a estratégia em prática, não é mesmo? Mas, antes de você sair por aí analisando as empresas, é fundamental conhecer os princípios que cercam essa estratégia, pois, um passo em falso, como o vazamento de informações, por exemplo, pode prejudicar e muito a imagem do seu negócio.

Veja:

Legalidade dos dados

O primeiro princípio do benchmarking diz respeito à legalidade dos dados. Ou seja, todos os dados e informações das empresas que você analisar devem ser obtidos de forma legal sem infringir nenhuma lei, como se passar por outra pessoa para conseguir informações, por exemplo.

Confidencialidade

Seguindo o mesmo princípio acima, a confiabilidade dentro do benchmarking diz que, ao aplicar essa estratégia, é preciso se comprometer com a confidencialidade dos dados coletados sobre outras empresas. Por isso, as informações que você obter devem ser mantidas em sigilo. 

Reciprocidade

O benchmarking é uma estratégia de parceria que deve funcionar de forma recíproca e honesta.  Então, se outro escritório está disposto a compartilhar os números dele com você, sempre que possível, busque oferecer informações em troca para as empresas das quais você vai fazer o benchmarking. 

Como fazer benchmarking na contabilidade?

Agora sim, com todos os pontos esclarecidos, pode colocar a mão na massa e começar a dar vida a sua análise de benchmarking.

Preparado? Então vamos lá?

1. Tenha um objetivo claro

Para começar sua estratégia de benchmarking de maneira eficiente é fundamental definir seu objetivo. Ou seja, o “porquê” dessa análise.

Para isso, reúna-se com seus gestores, converse com eles e, juntos,  compartilhem e listem todos os pontos que devem ser observados em outras empresas, ou outros escritórios, com o objetivo de melhorar diferentes frentes do negócio.  

Nesse sentido, encontrar respostas para as perguntas abaixo pode ajudá-lo:

• Qual é o objetivo da minha pesquisa? 
• Quais informações eu desejo encontrar?
• Usarei qual tipo de pesquisa?
• Existem problemas urgentes do escritório que desejo resolver com ela? 

2. Escolha as empresas que gostaria de analisar

Com o primeiro passo do benchmarking concluído, será muito mais fácil encontrar seus concorrentes ou as empresas que servem de referência para o objetivo que você pretende alcançar. 

Nesse sentido, como existem centenas de empresas e abrir um campo de análise muito grande pode te complicar, procure selecionar no mínimo três negócios para a sua pesquisa. Assim, você pode mesclar os diferentes tipos de benchmarking.

3- Defina quais são os indicadores

Essa definição vai variar de acordo com o seu objetivo principal. Por exemplo, se o seu benchmarking for sobre o engajamento nas redes sociais, algumas possíveis métricas são: número de seguidores, curtidas e comentários. Além do investimento e retorno dos anúncios e publicações impulsionadas. Agora, se for sobre gestão financeira, as métricas podem ser: taxa de churn, taxa de retenção de clientes, volume de vendas, entre outras possibilidades.

Uma boa sugestão é organizar tudo em uma planilha, como no exemplo abaixo.

KPI	Seu escritório	Concorrência	Concorrência	Concorrência
Taxa de churn	4%	3%	1%	4%
Taxa de retenção de clientes	13%	7%	15%	9%
Volume de vendas	24%	20%	37%	12%

 Assim fica mais fácil para você visualizar as informações que já coletou, as que precisa coletar e, até mesmo, na hora de colocar as ações em prática.

4- Busque as informações necessárias

Tudo planejado, agora é o momento de colocar a mão na massa e começar, de fato, o benchmarking.  Algumas vezes, dependendo da empresa e do tipo de pesquisa que você irá fazer, essas informações serão fáceis de encontrar e estarão disponíveis publicamente. 

Porém, em outras, como o tipo competitivo, será necessário buscar ferramentas que possam ajudá-lo. Nesse caso, algumas opções são:

SEMRush

Uma excelente ferramenta, a SEMRush te ajuda a descobrir como estão os resultados do seu site quando comparados aos concorrentes. 

SimilarWeb

A SimilarWeb compara o tráfego de usuários entre sites concorrentes. Sendo um excelente caminho para se obter informações sobre como conseguir visitas de usuários únicos.

Google Alerts

O Google Alerts permite criar notificações e relatórios sobre citações à sua marca e a de seus concorrentes na internet. 

SocialMention

Bem parecida com o Google Alerts, mas focado em mídias sociais, o Social Mention permite acompanhar a relação dos clientes com diferentes escritórios e descobrir quais perfis falam mais sobre a sua ou outras marcas. Além disso, permite acompanhar tendências.

Reclame aqui

O Reclame Aqui também pode ser usado para o benchmarking de maneira muito eficiente. Afinal, com ele é possível entender os maiores problemas das empresas que você está analisando e, assim, usá-los como referência do que não fazer no seu negócio. Além de gerar ótimos insights sobre demandas reprimidas que talvez você não teria pensado sozinho. 

No entanto, você também pode fazer contato de forma mais transparente com a empresa, conversando diretamente com um dos responsáveis por ela e deixando claro que você está fazendo uma pesquisa de benchmarking e que não existe nenhuma intenção de copiar ou divulgar qualquer ideia sobre os dados colhidos na pesquisa.

Essa estratégia costuma dar certo, afinal, para muitas empresas, servir de referência para outras é considerado como um caso de sucesso.

Outros métodos que você pode utilizar na sua coleta de dados, são:

• Pesquisa de campo e entrevistas;
• Análise de estudos de caso;
• Análise de relatórios de mercado da área (gratuitos ou pagos);
• Mentoria com gestores da empresa usada como referência;
• Participação em eventos promovidos pelos concorrentes ou eventos do segmento;
• Encontros em hubs de inovação, como acontece no benchmarking entre startups.

5- Compare e analise

Finalizada a pesquisa e coleta de dados, você deve preencher a planilha que criamos com essas informações e, assim, analisá-las e compará-las aos números do seu escritório. Isso ajudará você a entender qual a distância entre o seu escritório e os concorrentes que te servem de inspiração.

Em paralelo a isso, elaborar um relatório com os pontos fortes e fracos que você encontrou, seja referente aos processos, serviços, operações ou estratégias, é outro passo essencial do benchmarking. Nesse sentido, a grande aliada será a análise SWOT, ou FOFA, como também é conhecida. 

Os principais pontos dessa matriz são:

• Forças: fatores que tornam a sua marca única e potente;
• Fraquezas: pontos nos quais o concorrente é melhor do que você;
• Oportunidades: necessidades externas que você pode atender;
• Ameaças: fatores externos que podem prejudicar o seu negócio.

6- Trace um plano de ação

Por fim, com todos os resultados, dados e informações em mãos, o último passo é implantar aquilo que é relevante para o seu escritório.

Para isso, criar um bom plano de ação, pode te ajudar a traçar a melhor rota para a implantação dessas melhorias de forma eficiente e assertiva. 

Dessa forma, analise a viabilidade da implantação de cada uma das melhorias que pretende aplicar em seu negócio e desenhe o seu plano de acordo com as suas necessidades mais relevantes. E lembre-se também de acompanhar as métricas de desempenho para entender se as práticas de benchmarking estão surtindo o efeito desejado e esperado. 

Pronto para começar?

O benchmarking ensina que não há nada de errado em olhar para a grama do vizinho para saber se ela realmente é mais verde. Na verdade, essa é uma estratégia excelente para manter seu negócio competitivo e em meio a um mercado imenso e cheio de oportunidades, como o contábil. 

Portanto, seguindo os princípios e o passo a passo que mostrei nesse artigo, seu escritório poderá obter os melhores resultados que o benchmarking pode entregar, além de alcançar uma posição de ainda mais destaque no mercado.

Então agora é com você.

Até o próximo conteúdo!