Otimizar processos internos na contabilidade – 9 Dicas para ajudá-lo a melhorar a produtividade de sua equipe!

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Se você chegou até este conteúdo é porque está procurando informações sobre como otimizar os processos internos na contabilidade e melhorar a produtividade de sua equipe, correto? Pois, sendo assim, é importante entender que o desempenho de um negócio, seja ele grande ou pequeno, depende de diversos aspectos, principalmente, fatores relacionados à comunicação e ao processamento de dados e informações funcionando em harmonia. 

Portanto, para que seu negócio e seus colaboradores sejam mais produtivos e competitivos no mercado atual é imprescindível que questões como a comunicação interna, implementação de recursos tecnológicos e mapeamento de tarefas, por exemplo, sejam devidamente organizadas e otimizadas.

Por isso, nesse conteúdo eu separei 9 dicas que podem ajudá-lo a otimizar processos internos na contabilidade, melhorando assim produtividade de seus colaboradores.

Vamos lá? 

O que são processos internos na contabilidade?

Os processos internos na contabilidade são todas as atividades operacionais que fazem parte do dia a dia do escritório e garantem que os objetivos sejam cumpridos. Ou seja: são uma sequência lógica de ações realizadas para que entradas sejam transformadas em saídas de forma eficiente e assertiva.

Sobretudo, tratam-se de todas as atividades feitas de maneira sistemática e contínua pelas equipes para que o escritório tenha um andamento orgânico. Do pagamento de contas ao fluxo de trabalho, por exemplo, todos eles são atividades consideradas processos internos.

Por que devemos otimizar processos internos na contabilidade?

Imagine que você precisa buscar algo específico, como a chave de uma porta, em uma gaveta bagunçada, por exemplo. Depois de ficar horas revirando moedas, papéis e pilhas que já deviam ter sido descartadas, você ainda não encontrou o que precisava. É de deixar qualquer um estressado, concorda?

Agora imagine uma empresa que não sabe como otimizar processos internos e muito menos defini-los. O resultado é o mesmo. 

Para conseguir realizar uma tarefa, por exemplo, mesmo que seja algo simples, não existe uma padronização. Desta forma, cada colaborador realiza seus deveres de uma forma diferente, guarda os documentos em um local diferente e preenche as informações necessárias de uma forma diferente. 

Isso normalmente significa muito retrabalho, falhas de comunicação, desgaste da equipe e demora na solução dos problemas. Já com processos internos otimizados, todos esses problemas desaparecem. 

Para o colaborador isso significa praticidade, agilidade e produtividade. Já para o gestor, significa economia de recursos, equipe entrosada e  monitoramento.

9 dicas para otimizar processos internos na contabilidade

Agora que você já sabe a importância de otimizar processos internos na contabilidade, está na hora de colocar a mão na massa!

O primeiro passo você já deu quando resolveu procurar um conteúdo que te ajudasse nessa jornada, agora vamos aos demais! 

1- Planeje-se

A primeira coisa a se fazer para otimizar processos internos na contabilidade é planejar-se. Ou seja, você deve começar entendendo os seus processos:

  • Onde se inicia e onde se encerra;
  • Quais setores estão envolvidos; 
  • Quais os resultados almejados;
  • Qual é o objetivo final de cada um deles. 

Não tem como otimizar processos na contabilidade sem entender onde eles começam e terminam. Essa deve ser a sua prioridade, somente assim é possível descobrir como as tarefas estão sendo executadas, quais os pontos fracos que podem ser melhorados e os fortes que podem servir como referência.

Neste momento também é possível identificar como anda o desenvolvimento do negócio e encontrar gargalos que possam estar prejudicando a produtividade de sua equipe. Por isso é fundamental que você comece com o planejamento. 

2- Defina as prioridades do escritório

Definir as prioridades é uma das formas de otimizar processos internos na contabilidade. Quando se trata de otimizar o tempo, organize todos os processos, dando prioridade àqueles que sejam mais urgentes, principalmente quando se trata do cumprimento de prazos.

Se preciso, faça ainda uma rápida reunião com a equipe e estipule os níveis de urgência de cada tarefa para que todos possam realizá-las dentro do tempo previsto.

Assim, outros trabalhos poderão ser feitos com mais tranquilidade e de quebra, você evita que os colaboradores se estressem com a falta de tempo. E caso você utilize em seu escritório uma ferramenta de gestão de processos, essa rotina fica ainda mais natural. Isso porque, as tarefas que estão na lista de cada colaborador já servem como base para destacar o que é imprescindível para um dia seguinte produtivo de verdade. E você, como gestor, pode monitorar as tarefas em tempo real, gerenciar as demandas, priorizá-las e substituir os responsáveis quando necessário.

3- Tenha o controle das pendências

Para que seus processos internos sejam otimizados é fundamental que você tenha controle e visão das pendências do seu escritório

A otimização dos processos na contabilidade exige que o gestor tenha controle sobre todas as pendências, principalmente, porque, se alguma tarefa for deixada de lado, possivelmente o escritório terá uma série de problemas por consequência. Por exemplo, multas por atrasos, improdutividade do colaborador, insatisfação do cliente e perda nos lucros.

E não tem jeito, a melhor forma de manter controle sobre as pendências é utilizando um  dashoboard completo com o fluxo das tarefas. Com um checklist desses, atualizado diariamente, é possível acompanhar as tarefas encerradas, as que estão com atraso e assim ter tempo para resolvê-las. Isso não só otimiza o processo como permite que você encontre gargalos, colaboradores sobrecarregados e tenha o controle e monitoramento das demandas do escritório de forma macro. 

4- Mensure o tempo

Nada mais eficaz do que fazer o controle das horas trabalhadas para estudar como otimizar os processos internos na contabilidade e melhorar a produtividade da equipe. 

Para fazer esse gerenciamento, um timesheet automático é importante para automatizar os processos e facilitar a mensuração. Algumas plataformas de gestão oferecem essa opção e com um simples ‘play’ é possível registrar as horas utilizadas para executar determinada atividade.

Otimizar processos internos também significa saber aproveitar melhor o tempo da sua força de trabalho. Além disso, gerir esse tempo gasto para concluir uma demanda também evita que o colaborador faça horas extras,  o que desgasta, estressa e traz maior custo para o escritório. E ao longo do tempo, as horas extras podem se transformar em menor eficiência e menor produtividade, uma vez que todos ficam mais cansados e, dessa forma, mais propensos a erros.

5- Integre os departamentos

Uma organização deve ser encarada como um organismo único, onde todos os departamentos fazem parte de um mesmo núcleo. E isso só é possível se os variados setores da empresa estiverem inter-relacionados. 

Por isso, tratar a organização como um aglomerado de setores é um erro enorme. Saber como melhorar processos internos depende da identificação da empresa como algo único, cada setor sendo uma peça da grande engrenagem que faz tudo funcionar. Isso quer dizer que os setores precisam manter uma boa comunicação entre si.

E para isso, é preciso que um setor entenda como o outro funciona e que tipo de objetivo ele está buscando. Todas as áreas devem estar integradas, com bom cruzamento de dados e comunicação facilitada. Além disso, com a comunicação acontecendo de forma integrada é possível que você acompanhe o andamento de cada processo e tenha um histórico de tudo o que foi discutido entre escritório e cliente. Isso garante que você tenha a visão e controle sobre os seus processos e sobre sua equipe. 

6- Tenha um bom canal para compartilhar informações

Outra forma de otimizar processos internos na contabilidade, que tem muito a ver também com a comunicação, é a efetividade no compartilhamento de informações. Alguns escritórios ainda utilizam uma rede interna para organizar as informações de seus clientes, documentos importantes, análises financeiras, listas etc. 

No entanto, esses arquivos são utilizados em diferentes processos e departamentos. Por esse motivo, mantê-los em uma rede interna, pode trazer problemas, principalmente quando mais de um colaborador precisa acessar o mesmo documento, ou em casos em que é necessário algum tipo de permissão. Isso atrasa o cumprimento das atividades, prejudica a produtividade e retira a autonomia do colaborador. 

Para tornar esse processo mais otimizado, armazenar esses documentos na nuvem pode tornar mais eficiente a ação de compartilhar e salvar essas informações. Assim os departamentos podem utilizar de forma simultânea os dados que precisam para concluir uma demanda. Além disso, com os documentos armazenados em nuvem, você pode ter o controle de quem abriu ou alterou qualquer informação dentro dele, proporcionando maior visão e segurança. 

7- Desenvolva sua equipe

Processos eficientes não são construídos do dia para a noite, tão pouco dependem apenas da tecnologia. Na verdade, é preciso contar com pessoas capacitadas para manter o seu escritório funcionando. 

Nesse sentido, para promover a otimização de processos internos na contabilidade, você também deve investir no desenvolvimento do capital intelectual da empresa, apostando pesado em treinamentos e mentorias para os colaboradores.

Não tem mistério: pessoas bem treinadas desempenham suas atividades com maior afinco e comprometimento, consequentemente, fazendo um trabalho de maior qualidade. Por saberem exatamente o que deve ser feito, elas também se tornam mais produtivas, gerando mais resultados em um tempo menor.

8- Fique longe do microgerenciamento

Um dos fatores que impedem a produtividade dos colaboradores e prejudica o fluxo das tarefas é a gestão centralizadora, aquela em que o chefe demanda ser consultado para absolutamente tudo. 

Nesse cenário, o colaborador se sente vigiado e desmotivado, pois passa a não acreditar em suas capacidades, visto a alta supervisão do seu trabalho. 

Para não cair nesse erro, delegue as tarefas e as responsabilidades sem ficar supervisionando o trabalho alheio a cada 5 minutos. Esclareça quais são as atribuições de cada um e o que é esperado deles, oferecendo-se para ajudar e não para fiscalizar.

Quando sentir que uma pessoa não está acompanhando o ritmo ou está deixando de fazer suas tarefas, chame-a para conversar e procure entender seus motivos. Saiba que seu papel é de liderança, então lidere e não microgerencie. 

9- Implemente a transformação digital

Por fim, o uso da tecnologia é um dos pontos mais importantes para otimizar processos internos na contabilidade. Em especial pelo fato de estarmos situados na era da comunicação digital. Atualmente, não há processo que não possa ser otimizado com o bom uso da tecnologia, de aspectos simples relacionados à comunicação interna até a organização e mapeamento de dados complexos sobre o mercado. 

Uma ferramenta de gestão, por exemplo, oferece inúmeras soluções para os processos internos:

  • Integrando e reunindo informações sobre todos os departamentos em um único banco de dados;
  • Gerando relatórios de resultados para dar suporte à tomada de decisões;
  • Padronizando as sequências em que as atividades devem ser realizadas.

Entre outras ações que podem economizar recursos e melhorar a produtividade do negócio, por isso, encerro essas dicas deixando esse último conselho!

Então é isso!

Espero que esse conteúdo ajude você a solucionar a questão que o fez chegar até aqui:como otimizar os processos internos do seu escritório e melhorar a produtividade de sua equipe. 

Como você viu,  para que as atividades e demandas do dia a dia do seu escritório sejam otimizadas é necessário focar em uma ótima comunicação entre as equipes, na integração entre os departamentos, no desenvolvimento do colaborador e, é claro, no monitoramento adequado de tudo isso. Então bora colocar a mão na massa! 

Gostou desse artigo sobre como otimizar processos internos na contabilidade? Então, continue acompanhando nosso blog e fique por dentro de tudo o que rola no mercado contábil! 

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