Quando se fala em redução de custos, a primeira coisa que muitos pensam é utilizar menos energia elétrica, cortar o uso de copos descartáveis e limitar a impressão de papéis. Alguns, inclusive, chegam a ser mais extremos e passam a considerar até mesmo a redução de salários e quadro de colaboradores. No entanto, essas medidas são ineficientes e, na maioria das vezes, não dão muito resultado. Além disso, algumas delas podem, até mesmo, prejudicar a entrega dos seus serviços. Por isso, o melhor caminho para reduzir custos é otimizando processos. Somente assim é possível atingir esse objetivo e se tornar uma empresa mais rentável e sustentável, sem perder a qualidade do seu negócio.

Porém, diferente das outras medidas, otimizar processos requer uma série de mudanças e boas práticas que podem ser trabalhosas, além de muita dedicação e engajamento de toda a sua força de trabalho. Ainda assim, vale muito a pena. 

Portanto, se você quer reduzir custos de maneira realmente eficiente em seu escritório, continue comigo. 

6 boas práticas para reduzir custos otimizando processos em seu escritório 

Quando você corta o uso de copos descartáveis, papéis, telefone, etc, está, na verdade, reduzindo despesas do seu escritório. Afinal, esses são os gastos necessários para a obtenção de receita e manutenção do seu negócio. Por isso, se o objetivo é reduzir custos, as ações precisam estar relacionadas aos processos da empresa, e é exatamente isso que iremos ver nas próximas linhas, 

Então, continue comigo e conheça 6 ações para reduzir custos otimizando processos

1- Mapeie as tarefas

Uma prática essencial quando o assunto é reduzir custos otimizando processos é o mapeamento das atividades executadas em seu escritório. 

Esse mapeamento consiste no estudo das atividades realizadas, de ponta a ponta, em uma tarefa. Desde sua entrada até sua saída, de forma visual e detalhada, como um verdadeiro mapa. Com isso, é possível visualizar uma operação por completo, o que aumenta a compreensão de como ela é realizada, além de fornecer informações essenciais para redução de custos, como:

• Enxergar quais atividades agregam ou não valor para seus clientes;
• Como é feito o consumo de recursos humanos e financeiros nas atividades organizacionais;
• Eventuais gargalos e pontos de atenção em relação a uma atividade, departamento ou colaborador.

Fazendo uma analogia, mapear uma atividade é como ter um mapa aberto sobre a sua mesa, o que permite demarcar e melhorar todas as rotas, que são os processos envolvidos em cada uma de suas demandas. E, dessa forma, visualizar com mais clareza as atividades essenciais do escritório, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades, gargalos e, claro, custos.

2- Redistribua as atividades

Com seus processos mapeados, é possível enxergar as demandas do escritório e identificar colaboradores sobrecarregados e aqueles que podem estar mais ociosos. Dessa forma, outra dica pra que você continue reduzindo custos otimizando processos é redistribuir as demandas dentro dos seus departamentos. Assim, você terá a chance de redefinir os times e criar algo mais dinâmico, além, é claro, de conquistar uma rotina mais ágil, equilibrada e fluida. 

Alguns exemplos de ações que podem ser tomadas para reorganizar seus processos são:

• Determinar as responsabilidades e funções de acordo com as habilidades de cada colaborador;
• Sequenciar de forma lógica o fluxo de trabalho, proporcionando mais eficiência e menos ociosidade;
• Definir prazos;
• Criar prioridade e definir as tarefas urgentes.

Com isso, você mantém sua equipe trabalhando de maneira eficiente e organizada.

3- Automatize os processos

Outra boa prática de redução de custos otimizando processos é a ação de automatizá-los. 

A automação de processos não é uma novidade no mundo contábil, mas ainda há quem permaneça na operacionalidade por não aderir a essa tecnologia. Inclusive, alguns escritórios usam a redução de custos como motivo para não apostar na automação, quando, na verdade, o que acontece é o contrário. Processos automatizados deixam para as máquinas tudo aquilo que não necessita de interação humana, o que permite que seu escritório crie novos serviços e realoque seus profissionais para atividades mais estratégicas. Assim, no fim do dia, as horas deles serão muito mais bem aproveitadas, agregando valor ao trabalho e, consequentemente, reduzindo os custos do negócio. 

Outra questão que afeta o custo do escritório e pode ser melhorada com o processo de automação é a oportunidade de eliminar as atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas, como o envio de boleto de cobrança, por exemplo. Afinal, quando a automação é focada na otimização de processos, esses pontos podem ser identificados e eliminados, tornando a atividade mais enxuta e objetiva.

4- Melhore a comunicação interna

A comunicação também deve ser priorizada quando o objetivo é reduzir custos otimizando processos. 

É importante lembrar que falhas na comunicação interna resultam em tarefas sendo executadas de forma insatisfatória, prejudicando a qualidade e exigindo retrabalho, fator que deve ser evitado em qualquer escritório que queira reduzir gastos.

Por isso, é essencial ter bons canais de comunicação em seu escritório e, mais do que isso, garantir que eles operem de forma eficiente e integrada. Ou seja, com bom cruzamento de dados que contribua para a colaboração entre os departamentos. Para isso, você pode apostar em ferramentas, como:

• E-mail corporativo;
• Aplicativo de mensagens internas;
• Ferramenta de integração das atividades;
• Mídias sociais corporativas;
• Software de gestão, entre outros. 

O objetivo é criar uma departamentalização em seu escritório. Assim, todos os setores, do departamento pessoal ao comercial, poderão funcionar como uma verdadeira unidade, quebrando qualquer barreira que possa prejudicar a comunicação e a interação entre eles. 

Isso não só reduz os custos, como aumenta a agilidade e eficiência da produção e entrega dos seus serviços. 

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5- De atenção às contratações

Contratar alguém é um investimento. Por isso, garantir que o profissional que você contratou é a pessoa certa para o trabalho é fundamental, pois o custo desse processo é alto. Afinal, além dos benefícios, essa atividade geralmente envolve o trabalho de outros profissionais, como o gestor do departamento e o responsável pelo RH, e o tempo deles é valioso. Além disso, treinar um colaborador que não permanecerá em seu escritório e ter que recomeçar o processo de contratação outra vez, também afeta a produtividade do departamento.

Por isso, outra boa prática para reduzir custos otimizando processos é apostar nos processos de recrutamento online. Esse modelo  acontece quando a única ou principal forma de contato entre o escritório e seus candidatos é realizada pela internet. Eliminando assim, o intermédio de agências terceirizadas de emprego e a entrega de currículos e entrevistas presenciais, o que acelera o processo e aumenta as chances de encontrar o profissional desejado. 

Além disso, ter um bom organograma, seguido de uma boa descrição de cargos, também ajuda a identificar com mais facilidade para qual vaga seu escritório precisa contratar e qual o  perfil exato para preenchê-la. Tudo isso reduz as chances de uma má contratação e, consequentemente, uma demissão prematura. 

6- Desenvolva seus colaboradores

Por fim, mas não menos importante, a melhor maneira de reduzir custos otimizando processos, que pode ser também uma soma de tudo o que eu trouxe até aqui é: desenvolva seus colaboradores!  

Pois é, para que um colaborador seja autossuficiente, cometa poucos erros e seja mais produtivo e eficiente, ele precisa ser bem qualificado. O problema é que contratar pessoas qualificadas, logo de cara, pode acabar saindo relativamente caro para o seu escritório. Então, uma forma de contornar isso, é investir em treinamentos corporativos. Afinal, realizar treinamentos internamente garante colaboradores atualizados e mais eficientes, com as hard e soft skills ideais para atender as necessidades do seu negócio e dos seus clientes. 

Alguns exemplos de práticas para desenvolver o seu time, são:

• Job Rotation: Funciona como um rodízio de ocupações, possibilitando ao colaborador exercer diferentes funções no escritório. Assim, ele adquire experiência em outras áreas, tarefas e atividades.
• Qualificação externa: No qual  o escritório concede ao colaborador acesso a programas oferecidos por instituições de ensino, como cursos profissionalizantes, escolas técnicas, entre outros. 
• Feedback: Como forma de desenvolvimento, aqui você, ou o gestor direto do colaborador, concede retornos sobre o trabalho e a competência dele após certos períodos ou tarefas, visando a melhoria contínua.
• Mentoria: Na mentoria são escolhidos outros profissionais, do escritório ou não, para orientar e desenvolver outros colaboradores com pouca experiência e conhecimento.

Essas estratégias, além de baixo custo, são eficientes para desenvolver seus colaboradores e mantê-los presentes em seu escritório por muito mais tempo, o que, consequentemente,  reflete na diminuição dos processos de contratação. 

Pronto para reduzir custos de verdade?

Deu pra ver que reduzir custos não necessariamente tem a ver com dispensar os copinhos descartáveis do seu escritório, não é mesmo? Para atingir esse objetivo é preciso ir além e apostar em ações que possam impactar a produtividade, a agilidade e, de fato, os processos do seu escritório, exatamente como as boas práticas que mencionei neste post.  

Então, agora que você tem todas as dicas para reduzir custos otimizando processos, é só implementá-las em seu escritório e começar a planejar todos os investimentos e melhorias que irá fazer com o valor que economizar!

Até o próximo conteúdo.